1. Einleitung & Vorbereitung
Lexware Office Lohn & Gehalt versendet automatisch Meldungen an Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und das Finanzamt. Für einen reibungslosen Wechsel zum Steuerberater oder einem anderen Lohnprogramm empfehlen wir dir deshalb folgendes Vorgehen:
Die letzte Lohnabrechnung mit Lexware Office abschließen
Beispiel: Du möchtest deine Lohnabrechnungen ab April 2021 vom Steuerberater erledigen lassen. Die Lohnabrechnungen für März 2021 führst du noch in Lexware Office Lohn & Gehalt durch.
👉 Prüfe alle Lohnabrechnungen. Sollten Korrekturen notwendig sein, melde dich gerne bei unserem Support. Bedenke bitte, dass Korrekturen erst nach einer weiteren Lohnabrechnung wirksam werden.
2. Was muss ich beachten, wenn ich zum Steuerberater oder zu einem anderen Lohnprogramm wechseln möchte?
Software-, bzw. Systemwechselmeldungen erstellen
Nachdem du die letzte Lohnabrechnung mit Lexware Office geschafft hast, musst du deine Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen mit einem besonderen Meldegrund (36) abmelden. Diesen Schritt nennen wir in Lexware Office Unternehmensarchivierung. Warte aber nach dem Monatsabschluss noch 1-2 Tage, bis auch auf den generierten Meldungen (ggf. Lohnsteueranmeldung, Lohnsteuerbescheinigung, SV-Meldungen) ein Sendedatum vermerkt wurde. Dann ist der Versand auch erfolgt und du kannst Lexware Office Lohn & Gehalt kündigen.
👉 ✅ So geht's:
1. Klicke in der schwarzen Menüleiste oben auf das Zahnrad und wähle „Unternehmen archivieren“ aus.
2. Nun öffnet sich ein Dialog. In der Auswahlliste der Archivierungsgründe nimm bitte den Grund "Systemwechsel".
3. Jetzt zeigen wir dir verschiedene Hinweise und fordern dich auf den Systemwechsel zu bestätigen. Setze die entsprechenden Häkchen und klicke auf "Unternehmen archivieren", um den Prozess abzuschließen.
✅ Jetzt passiert Folgendes in Lexware Office:
Deine Mitarbeiter:innen werden automatisch mit dem Meldegrund 36 bei den Krankenkassen abgemeldet (die Meldebescheinigungen findest du dann in den Dokumenten).
Anschließend werden die Teil-Lohnnachweise erstellt und an die Berufsgenossenschaften geschickt.
Zuletzt wird das automatische Meldewesen und die Lohnabrechnung deaktiviert. Deine Firma ist nun im Lesemodus. Ab jetzt sind keine Abrechnungskorrekturen und Änderungen an den Daten deiner Mitarbeiter:innen mehr möglich.
3. Was mache ich wenn ich keine Mitarbeiter mehr beschäftige?
Wenn du keine Mitarbeiter:innen beschäftigst und du die Austritte abgerechnet hast, kannst du einfach kündigen. (👇siehe unten).
⚠️ Hinweis: Es genügt nicht lediglich das Austrittsdatum einzugeben und zu speichern. Damit Lexware Office die ordnungsgemäßen Abmeldungen an die Krankenkassen versenden kann, muss nach der Eingabe aller Austritte eine Lohnabrechnung erfolgen. Das gilt auch für rückwirkend eingegebene Austritte!
Prüfe bitte vor der Kündigung, ob alle Meldebescheinigungen (z. B. Abmeldungen deiner Mitarbeiter) vorhanden sind. Lass uns wissen, wenn du eine Meldung vermisst, damit wir das prüfen können.
Wenn du Lexware Office erneut kaufst, kannst du die nicht genutzten Monate einfach überspringen und ab dem gewünschten Monat abrechnen. 👌
4. Was ist bei Einstellung des Unternehmens zu tun?
⚠️ Hinweis: Die folgenden Schritte können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Bitte melde dich bei unserem Support, wenn du unsicher bist.
👉 Prüfe alle Lohnabrechnungen. Sollten Korrekturen notwendig sein, melde dich gerne bei unserem Support. Bedenke bitte, dass Korrekturen erst nach einer weiteren Lohnabrechnung wirksam werden.
Erfasse bei allen Mitarbeiter:innen ein Austrittsdatum und einen Austrittsgrund.
Erledige die letzte Lohnabrechnung mit Lexware Office Lohn & Gehalt. Jetzt werden deine Mitarbeiter:innen bei den Krankenkassen abgemeldet, wir erstellen Lohnsteuerbescheinigungen und senden einen Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft.
Klicke nun auf das Zahnrad in der schwarzen Menüleiste oben und wähle „Unternehmen archivieren“. Im folgenden Dialog nimm bitte die Option "Unternehmensaufgabe". Schließe den Dialog ab.
5. Kündigung einreichen 😔
❗️Wichtig: Wenn du mindestens eine Lohnabrechnung mit Lexware Office gemacht hast, solltest du vor der Kündigung unbedingt einen Systemwechsel (s. oben) durchführen! Nach der Kündigung ist das leider nicht mehr möglich.
Du kannst deinen Lexware Office Vertrag jederzeit auf deiner Account Seite kündigen. Gehe hierfür über das Zahnrad in die Account Einstellungen. Dort kannst du entweder einzelne Komponente oder alle Verträge kündigen.
Solltest du einen Testaccount besitzen, so musst du diesen nicht kündigen. Die Testphase endet automatisch. Es bedarf also keiner separaten Kündigung.
tags: kündigen, Kündigung, Account kündigen, Vertrag kündigen