1. Einleitung
In Deutschland gibt es keine gesetzliche Festlegung, über welchen Zahlungsweg Löhne und Gehälter ausgezahlt werden müssen. Sie können zwischen Überweisung und Barzahlung entscheiden.
2. Mitarbeiter:innen bar bezahlen
❗️Achtung: Mitarbeiter:innen bar zu auszubezahlen, ist aus verschiedenen Gründen ungünstig:
Es gibt einen erhöhten Dokumentationsaufwand.
Durch die erforderliche Regelung des Auszahlungsortes kommt ein zusätzlicher Verwaltungsschritt hinzu.
Man kann sich u.U. in eine schwierige Lage (Mitarbeiter mit Kontopfändung) begeben.
Tipp: Stellen Sie alle Mitarbeiter:innen auf Überweisung um. 👍
2.1 Barzahlungen an Mitarbeiter:innen dokumentieren
Nachweisbarkeit ist das A und O für Sie als Arbeitgeber:in, wenn Sie Mitarbeiter:innen bar bezahlen. Das bedeutet, dass Sie sich den Empfang der Lohnzahlung durch Mitarbeiter:in quittieren lassen müssen:
Zahlungszweck
Zahlungssumme mit Währung
Ort und das Datum der Zahlung
Unterschrift des Zahlungsempfängers
ggf. Firmenstempel
Tipp: Nutzen Sie den Lohnschein und lassen Sie sich ein eigenes Exemplar unterschreiben.
2.2 Barzahlung in der Buchhaltung dokumentieren
Damit die Buchhaltung stimmt, muss die Barzahlung dokumentiert werden. Dazu eignet sich ein Kassenbuch. 📖
Lexware Office Buchhaltung bietet ein Kassenbuch, mit dem sich die Lohnzahlung leicht erfassen lässt:
Klicken Sie auf <Finanzen / Kasse> in der schwarzen Menüleiste.
Erfassen Sie Zahlungszeitpunkt, -betrag und -zweck für jede Barzahlung an Mitarbeiter:innen und verwenden Sie als Kategorie "Nettogehälter".
Fertig!
So oder so ähnlich sollte sich die Erfassung auch in anderen Kassenbüchern gestalten.
3. Mitarbeiter:innen per Überweisung bezahlen
Es gibt drei Möglichkeiten, um Ihre Mitarbeiter:innen in Form einer Überweisung zu bezahlen:
Überweisung aus Lexware Office (mit angebundenem Bankkonto)
Überweisung über das Online Banking Ihrer Bank mit einer Sepa Datei
Überweisung über das Online Banking Ihrer Bank von Hand mithilfe der Zahlungsliste
Welche Zahlungen anfallen, sehen Sie auf der Seite “Löhne und Gehälter bezahlen”. Diese finden Sie in Lexware Lohn & Gehalt rechts oben hinter dem Zahnrad.
3.1 Überweisung aus Lexware Office
Nach Abschluss der Lohnabrechnung können Sie die Löhne und Gehälter gleich aus Lexware Office Lohn & Gehalt heraus überweisen.
Gehen Sie hierzu auf die Seite “Löhne und Gehälter bezahlen”. Diese finden Sie in Lexware Lohn & Gehalt rechts oben hinter dem Zahnrad. Im betreffenden Monat (für den Sie Löhne und Gehälter bezahlen möchten), finden Sie rechts oben den Button “Jetzt überweisen”. Mit Klick werden die Überweisungen vorbereitet.
Anschließend gelangen Sie automatisch auf die Seite “Überweisungen” im Bereich Finanzen. Auch wenn Sie ausschließlich Lexware Lohn & Gehalt nutzen, gelangen Sie auf die Seite “Überweisungen”.
Hier sind alle vorbereiteten Überweisungen an Ihre Mitarbeiter aufgelistet. Markieren Sie durch Anhaken der Zeile welche Überweisungen Sie jetzt tätigen möchten und klicken Sie rechts unten auf “Überweisungen übermitteln”. Sie können sowohl alle als auch einzelne Mitarbeiter zur Übermittlung der Überweisung auswählen. Alternativ können Sie die Überweisungen auch zeilenweise übermitteln, klicken Sie dazu auf die 3 Punkte am Ende der Zeile und dann auf “Übermitteln”.
Damit Sie Ihre Mitarbeiter aus Lexware Office heraus bezahlen können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Sie haben ein Bankkonto mit Lexware Office verbunden.
Die Person, welche die Lohnabrechnung erledigt, hat die Berechtigung, das Online-Banking in Lexware Office zu nutzen.
Sie können diese Berechtigung überprüfen, indem Sie im Bereich Buchhaltung auf die Einstellungen gehen (Zahnrad oben rechts in der schwarzen Leiste) - klicken Sie den Namen an, um für die Benutzerrechte zu prüfen, welche hinterlegt sind. Angewählt müssen sein: “Online-Banking & Buchhaltung” und “Lohnabrechnung”.
“Onlinebanking & Buchhaltung” und “Lohnabrechnung”.
ℹ️ Hinweis zur Sichtbarkeit der Lohnzahlungen in Lexware Office
Einzelüberweisungen, die aus der Überweisungsübersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt ausgelöst werden, sind später im Zuge des Bankabgleichs für alle Benutzer mit Zugriff auf das Online-Banking sichtbar. Wenn Sie das nicht wünschen, empfiehlt es sich eine Sammelüberweisung mit unserer SEPA-Überweisungsdatei durchführen. So werden alle Lohnzahlungen in einer Summe im Lexware Office Banking angezeigt.
3.2 Sammelüberweisung tätigen (SEPA-Überweisungsdatei)
Nach jeder Lohnabrechnung steht Ihnen eine SEPA-Überweisungsdatei zur Verfügung. Sie finden die Datei entweder in den Arbeitgeberdokumenten oder in der Überweisungsübersicht (<Zahnrad / Löhne & Gehälter überweisen> in der schwarzen Menüleiste oben).
Tipp: Nutzen Sie den Download der SEPA-Datei in der Überweisungsübersicht, um bei Bedarf alle offenen Überweisungen als "erledigt" zu markieren.
Mit der SEPA-Datei können Sie die Zahlungen über das Online-Banking Ihrer Bank veranlassen (über unseren Account ist das nicht möglich). Damit sind alle Mitarbeiter:innen schnell und komfortabel in einem Rutsch bezahlt und Sie haben mehr Zeit für andere, wichtigere Dinge.
Hinweis: Die Online-Banking-Apps der Banken haben unterschiedliche Bezeichnungen für die Zahlung mit SEPA-Dateien (Datenträgeraustausch, ZV-Datei-Upload, Datenimport, Zahlungsverkehrsaufträge, ...). Möglicherweise müssen Sie die Möglichkeit, SEPA-Überweisungsdateien ausführen zu können, erst bei Ihrer Bank freischalten lassen.
3.3 Überweisung von Hand
Diese Variante ist für alle Arbeitgeber:innen interessant, die entweder sehr wenige Lohnzahlungen pro Monat haben oder bei denen sich die zu zahlenden Entgelte kaum, bzw. nicht ändern.
Für diesen Fall bietet Lexware Office Lohn & Gehalt auf der Seite Dokumente für Arbeitgeber:innen eine Zahlungsliste. Dort werden alle Lohnzahlungen, die überwiesen werden müssen, mitsamt der zugehörigen Bankverbindung aufgelistet.
4. Vorschüsse ausbezahlen
Es kann vorkommen, dass Sie Mitarbeiter:innen bereits vor dem Abschluss der monatlichen Abrechnung einen Betrag auszahlen möchten.
Beispiel: Es ist Mitte März. Ein Mitarbeiter:in benötigt einen Vorschuss von 200 Euro, um eine dringend notwendige Auto-Reparatur durchführen lassen zu können. Die Lohnabrechnung erledigen Sie immer am Ende des Monats. Den Vorschuss zahlen Sie dem Mitarbeiter bereits am 15.03. aus.
So geht’s:
Damit Ihr:e Mitarbeiter:in den Vorschuss erhält, bezahlen Sie diesen direkt über Ihren Bankaccount oder BAR aus.
Damit diese Auszahlung in der Abrechnung hinterlegt wird, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf “Abrechnung” diesen Punkt finden Sie in der schwarzen Menüleiste
Im zweiten Schritt der Abrechnung "2. Löhne & Gehälter". Legen Sie für den betreffenden Mitarbeitenden ein zusätzliches Entgelt an.
Klicken Sie dazu auf “Entgelt hinzufügen” und wählen aus der Liste “Abschlag/Vorschuss” aus.
Es öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie “Anzahl” und “Wert” für den Vorschuss hinterlegen können.
Anschließend “Speichern” Sie diese Angaben.
✅ Der Vorschuss wird bei der Abrechnung automatisch vom zu zahlenden Lohn/ Gehalt abgezogen. Das können Sie am negativen Vorzeichen der Lohnart erkennen.
Wie verbuchen Sie den Vorschuss?
Lohn- und Gehaltsvorschüsse müssen grundsätzlich getrennt von der regulären monatlichen Entgeltabrechnung verbucht werden und sind an das Konto Nettogehälter manuell zu buchen.
Die Rückzahlung eines Gehaltsvorschusses folgt im Regelfall einem vorab vereinbarten Rückzahlungsplan. Der Betrag wird dabei meist mit einer oder mehreren folgenden Gehaltszahlungen verrechnet. Diese werden automatisch durch die Lohnabrechnung verbucht. Vorrausgesetzt, Sie haben das Entgelt in der Abrechnung eingetragen.