Bankumsätze und Buchhaltung
Für eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist es unerlässlich, dass Sie jeden einzelnen Bankumsatz korrekt zuordnen. Das bedeutet konkret: Sie verknüpfen den Umsatz entweder mit einem passenden Beleg oder weisen ihm eine entsprechende Buchhaltungs-Kategorie zu. Da dieser manuelle Schritt oft wertvolle Zeit kostet, greift Ihnen Lexware Office mit automatisierten Zuordnungsvorschlägen unter die Arme.
Wie entstehen die Zuordnungsvorschläge für Ihre Bankumsätze?
Sobald Sie Ihre Bankkonten in Lexware Office aktualisieren, prüft das System die neu abgerufenen Bankumsätze. Anschließend erstellt die Software automatisch passende Zuordnungsvorschläge für Ihre Buchhaltung. Dabei unterscheiden wir zwei verschiedene Arten von Vorschlägen:
Vorschlag für einen passenden Beleg: Das System findet einen Beleg, der exakt zum jeweiligen Bankumsatz passt. Voraussetzung dafür ist, dass Sie den Beleg zuvor vollständig im System erfasst haben. Es spielt dabei keine Rolle, ob der Beleg oder der Bankumsatz zuerst im System vorlag, da die Prüfung in beide Richtungen erfolgt.
Vorschlag für eine passende Buchhaltungs-Kategorie: Für manche Abbuchungen gibt es typischerweise keinen Beleg. Das betrifft häufig wiederkehrende Umsätze. Beispiele hierfür sind Ihre monatliche Büromiete, der Abschlag für den Strom oder anfallende PayPal-Gebühren. In diesen Fällen schlägt das System direkt die passende Kategorie vor.
Wie erkenne ich einen Zuordnungsvorschlag?
Zuordnungsvorschläge können Sie ganz einfach identifizieren:
Achten Sie auf das Symbol mit den drei Sternen.
Die Zuordnungsvorschläge sind blau hinterlegt
Alle erstellten Zuordnungsvorschläge finden Sie im Reiter "Vorschläge prüfen" Ihres Finanzbereichs. Dort erhalten Sie eine übersichtliche Auflistung aller offenen Zuordnungen und können diese Schritt für Schritt prüfen und bestätigen.
Wie Sie Zuordnungsvorschläge überprüfen und übernehmen
💡 Es handelt sich zunächst um Vorschläge für die buchhalterisch notwendige Zuordnung der Bankumsätze. Diese sollten von Ihnen noch überprüft und übernommen werden. Ohne Ihre aktive Übernahme findet keine endgültige Verbuchung im System statt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Gehen Sie dazu wie folgt vor:
Navigieren Sie im Hauptmenü zu Finanzen → Umsätze.
Klicken Sie auf den Reiter „Vorschläge prüfen“. Hier sehen Sie alle vom System erstellten Vorschläge in einer übersichtlichen Liste.
Zuordnungsvorschläge annehmen:
Einzeln annehmen: Wenn Sie einen Vorschlag einzeln bestätigen möchten, fahren Sie mit der Maus über den jeweiligen Eintrag und klicken Sie auf das Bestätigungs-Symbol (Haken).
Mehrere gesammelt annehmen: Markieren Sie mehrere Umsätze über die Checkboxen auf der linken Seite. Bestätigen Sie diese anschließend gleichzeitig mit einem Klick auf „Annehmen“.
Alle auf einmal annehmen: Prüfen Sie die Liste durch und lehnen Sie unpassende Vorschläge ab. Klicken Sie am Ende einfach auf die Schaltfläche „ALLE ANNEHMEN“. Damit verbuchen Sie alle verbleibenden, korrekten Vorschläge auf einen Schlag.
Was passiert, wenn ein Zuordnungsvorschlag nicht passt?
Manchmal weicht ein automatischer Vorschlag von Ihren Vorstellungen ab. Wenn ein Zuordnungsvorschlag nicht passt, können Sie diesen ganz einfach ablehnen:
Einen einzelnen Vorschlag ablehnen: Fahren Sie mit der Maus über den entsprechenden Eintrag. Klicken Sie auf das „X“, das am rechten Rand erscheint.
Mehrere Vorschläge ablehnen: Markieren Sie die gewünschten Einträge per Klick auf der linken Seite. Wählen Sie anschließend unten rechts die Option „Ablehnen“.
💡 Bankumsätze, bei denen Sie den Vorschlag abgelehnt haben (sowie Umsätze, die gar keinen Vorschlag erhalten haben), befinden sich im Reiter „Umsätze zuordnen“. Dort können Sie den Bankumsatz im nächsten Schritt händisch mit dem richtigen Beleg verknüpfen oder kategorisieren. Eine Anleitung dazu finden Sie im Artikel: Bankumsätze zuordnen.
ℹ️ Zuordnungsvorschläge werden automatisch generiert, basierend auf den vorhandenen Buchungsdaten und den verknüpften Bankkonten. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Vorschläge nicht abgewählt oder deaktiviert werden können, da sie einen zentralen Bestandteil der automatisierten Prozesse darstellen. Sollten Vorschläge nicht zutreffen oder nicht korrekt sein, können Sie diese wie vorab beschrieben abgelehnt werden.
Behalten Sie die Kontrolle im Reiter „Alle Umsätze“
Der Reiter „Alle Umsätze“ ist Ihre zentrale Schaltstelle für sämtliche Bankumsätze in Lexware Office. Hier können Sie Ihre Umsätze nach Zeitraum und Bank filtern oder gezielt nach Namen, Beträgen und Verwendungszwecken suchen. Wenn Sie einen beliebigen Umsatz anklicken, entscheiden Sie selbst, was damit passieren soll. Sie können direkt:
Einen bestehenden Zuordnungsvorschlag annehmen oder wieder aufheben.
Einen bereits im System erfassten Beleg manuell zuordnen.
Einen brandneuen Beleg hochladen, erfassen und direkt verknüpfen.
Eine Buchhaltungs-Kategorie manuell vergeben.
🎬 Erklärvideo: Zuordnungsvorschläge übernehmen
💡 Best Practices für eine reibungslose Buchhaltung
Mit diesen Tipps nutzen Sie die Automatisierungen von Lexware Office optimal und sparen sich viel Zeit im Arbeitsalltag:
Regelmäßig prüfen: Werfen Sie am besten nach jeder Kontenaktualisierung einen Blick auf den Reiter „Zuordnungsvorschläge“. Wenn Sie diese zeitnah übernehmen oder ablehnen, bleibt Ihre Buchhaltung immer auf dem neuesten Stand und Ihr „Stapel“ an offenen Umsätzen ist im Handumdrehen abgearbeitet.
Lernphase bei neuen Kategorien: Sie haben einen Umsatz manuell kategorisiert, aber beim nächsten identischen Umsatz fehlt der automatische Vorschlag? Das System benötigt etwas Zeit zum Lernen. Eine von Ihnen vorgenommene Kategorieänderung wird frühestens bei der nächsten Kontenaktualisierung berücksichtigt. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Wissensartikel Personalisierte Zuordnungsvorschläge.
Kreditkarten effektiv verwalten: Falls Ihnen Zuordnungsvorschläge für Ihre Kreditkarten fehlen, prüfen Sie Ihre Belege. Oft existiert für einen Kreditkartenumsatz durchaus ein Beleg. Sobald Sie diesen in Lexware Office erfasst haben, kann das System ihn problemlos mit dem Kreditkartenumsatz verknüpfen.
Für private Bankkonten werden keine Zuordnungsvorschläge generiert
Für Bankkonten, die Sie als privat markiert haben, generiert das System grundsätzlich keine Zuordnungsvorschläge. Die Kontennutzung können Sie unter Finanzen → Konten → Konto bearbeiten einsehen und bearbeiten.
Hinweis zur Funktion "Alle annehmen"
Wenn Sie die Funktion „Alle annehmen“ nutzen, um Vorschläge gesammelt zu verbuchen, beachten Sie bitte dieses Systemlimit:
Verarbeitungslimit: Pro Vorgang können maximal 1.000 Bankumsätze gleichzeitig verarbeitet werden.
Priorisierung: Das System greift dabei immer zuerst auf die ältesten 1.000 Zuordnungsvorschläge zurück.
So gehen Sie bei mehr als 1.000 Umsätzen vor: Sobald die ersten 1.000 Umsätze verbucht sind, rücken die restlichen Vorschläge sofort nach. Klicken Sie einfach erneut auf „Alle annehmen“, bis die gesamte Liste vollständig abgearbeitet ist.
💡Tipp: Sollten Sie mehr als 1.000 offene Posten haben, führen Sie die Sammelaktion einfach mehrfach hintereinander aus, um den gesamten Bestand schrittweise zu verbuchen.