Kaufst du einen Gegenstand, den du betrieblich und privat nutzt, entscheidest du bei der Umsatzsteuer, ob und wie weit du den Gegenstand deinem Unternehmen zuordnest.
Von dieser Zuordnung hängt, neben der korrekt ausgestellten Rechnung mit Umsatzsteuerausweis, ab, wie viel Vorsteuer du abziehen darfst.
Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du beim Kauf bezahlt hast und vom Finanzamt zurückbekommst.
Entscheidend ist, wie du den Gegenstand beim Kauf nutzen willst (Nutzungsabsicht).
Die Zuordnung bei der Umsatzsteuer ist unabhängig von der Einkommensteuer:
Ein Gegenstand kann bei der Einkommensteuer zum Privatvermögen gehören und umsatzsteuerlich trotzdem deinem Unternehmen zugeordnet sein.
Hinweis: Als Kleinunternehmer:in ziehst du keine Vorsteuer ab. Die Regeln in diesem Artikel betreffen dich nicht.
Fester Gegenstand oder teilbare Leistung: Darauf kommt es bei der Vorsteuer an
Bei der Vorsteuer für privat mitgenutzte Käufe unterscheidet das Umsatzsteuerrecht zwei Arten von Käufen. Nur bei der ersten Art hast du eine Wahl:
Art des Kaufs | Beispiele | Regel für die Vorsteuer |
Einzelner Gegenstand, den du länger nutzt | Auto, Laptop, Handy (das Gerät), Möbel | Ab einer betrieblichen Nutzung von mindestens 10% hast du das Wahlrecht: voll, anteilig oder gar nicht zuordnen. |
Dienstleistungen und Verbrauchsmaterial | Handytarif, Telefon- und Internetrechnung, Strom | Du musst die Vorsteuer aufteilen. Du ziehst nur den Anteil ab, der auf die betriebliche Nutzung entfällt. |
Beispiel Handy: Du kaufst ein Smartphone und schließt einen Mobilfunkvertrag ab. Beides nutzt du zu 60 % betrieblich.
Für das Gerät darfst du wählen, ob du es voll oder anteilig zuordnest. Für die monatliche Handyrechnung ziehst du immer nur 60 % der Vorsteuer ab.
Deine drei Möglichkeiten bei gemischt genutzten Gegenständen
Für einzelne Gegenstände wie Auto, Laptop, Handy-Gerät oder Möbel, die du teilweise privat nutzt, hast du bei der Vorsteuer drei Möglichkeiten.
Voraussetzung für die ersten beiden Möglichkeiten: Du nutzt den Gegenstand zu mindestens 10 % für dein Unternehmen.
Möglichkeit | Vorsteuer | Was du danach beachten musst |
Voll zuordnen | Du ziehst 100 % der Vorsteuer ab. | Die private Nutzung musst du laufend als unentgeltliche Wertabgabe erfassen und dafür Umsatzsteuer zahlen. |
Anteilig zuordnen | Du ziehst die Vorsteuer nur für den betrieblichen Anteil ab. | Für die private Nutzung fällt später keine Umsatzsteuer an. |
Nicht zuordnen | Du ziehst keine Vorsteuer ab. | Für die private Nutzung fällt keine Umsatzsteuer an. Diese Möglichkeit gilt zwingend, wenn du den Gegenstand zu weniger als 10 % betrieblich nutzt. |
Den betrieblichen Anteil ermittelst du mit einer nachvollziehbaren Schätzung, die das Finanzamt überprüfen kann. Beim Auto eignet sich zum Beispiel ein Fahrtenbuch.
Volle oder anteilige Zuordnung: Was passt besser zu dir?
Ob die volle oder die anteilige Zuordnung besser zu dir passt, hängt vor allem davon ab, wie sich deine Nutzung entwickeln wird:
Volle Zuordnung: Du bekommst sofort die volle Vorsteuer. Nutzt du den Gegenstand später mehr betrieblich, ist das bereits abgedeckt.
Dafür musst du die private Nutzung laufend erfassen und versteuern.
Anteilige Zuordnung: Du musst die private Nutzung danach nicht mehr erfassen. Der private Teil gilt aber dauerhaft als nicht zugeordnet. Nutzt du den Gegenstand später mehr betrieblich, bekommst du für den privaten Teil keine Vorsteuer nachträglich zurück.
Gut zu wissen: Die Zuordnung bei der Umsatzsteuer ist unabhängig von der Zuordnung bei der Einkommensteuer. Ein Gegenstand kann in deiner Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) oder Bilanz zum Privatvermögen gehören und umsatzsteuerlich trotzdem deinem Unternehmen zugeordnet sein.
Wir empfehlen, beide Zuordnungen gleich zu wählen. Weichen sie voneinander ab, lässt sich das in der Anwendung teilweise nicht oder nur mit Umwegen abbilden.
Wenn du noch nicht sicher bist, wie du einen Gegenstand künftig nutzen wirst, sprich vor der Entscheidung mit deiner Steuerberatung.
Beispiel: Vorsteuer beim Laptop voll oder anteilig abziehen
Du kaufst einen Laptop für 1.000,00 € netto plus 190,00 € Umsatzsteuer.
Du nutzt den Laptop zu 70 % betrieblich und zu 30 % privat.
Voll zuordnen: Du ziehst 190,00 € Vorsteuer ab. Für deine private Nutzung zahlst du in den folgenden Jahren nach und nach Umsatzsteuer.
Anteilig zuordnen: Du ziehst 70 % von 190,00 € ab, also 133,00 € Vorsteuer. Für die private Nutzung fällt später keine Umsatzsteuer an.
Laufende Kosten bei gemischt genutzten Gegenständen: So ziehst du die Vorsteuer ab
Laufende Kosten eines gemischt genutzten Gegenstands sind Kosten für Gebrauch, Nutzung und Erhaltung, zum Beispiel Sprit, Wartung, Inspektion und Reparaturen beim Auto.
Für die Vorsteuer aus laufenden Kosten gilt eine feste Reihenfolge.
1. Zuerst prüfen: Gehören die Kosten eindeutig zu einer Fahrt oder Nutzung? Lassen sich laufende Kosten direkt der betrieblichen oder der privaten Nutzung zuordnen, entscheidet diese direkte Zuordnung:
Tankst du für eine Fahrt zum Kundentermin, ziehst du die Vorsteuer voll ab.
Tankst du für die Urlaubsfahrt, ziehst du keine Vorsteuer ab.
2. Sonst aufteilen: Kosten, die beide Nutzungen betreffen
Lassen sich laufende Kosten nicht eindeutig zuordnen, teilst du die Vorsteuer nach deinem betrieblichen Nutzungsanteil auf. Ein Beispiel ist die jährliche Inspektion.
Den Anteil darfst du sachgerecht schätzen, zum Beispiel mit dem Nutzungsanteil aus dem Vorjahr.
Beispiel (Auto anteilig zugeordnet, 60 % betriebliche Nutzung im Vorjahr):
Die Inspektion kostet 300,00 € netto plus 57,00 € Umsatzsteuer.
Du ziehst 60 % von 57,00 € ab, also 34,20 € Vorsteuer.
Wenn sich die Nutzung später ändert: Berichtigung der Vorsteuer
Für die Zuordnung zählt die Nutzung, die du beim Kauf für das erste Nutzungsjahr planst. Planst du im ersten Jahr unterschiedliche Anteile, gilt der Durchschnitt über das Jahr.
Ändert sich die Nutzung in den Folgejahren, wird die Vorsteuer unter Umständen berichtigt (§ 15a UStG). Bei beweglichen Gegenständen wie Auto oder Laptop gilt dafür ein Zeitraum von 5 Jahren ab der ersten Nutzung.
Voll oder anteilig zugeordnet, betriebliche Nutzung sinkt: Du zahlst einen Teil der Vorsteuer anteilig zurück.
Anteilig zugeordnet, betriebliche Nutzung steigt: Für den privaten, nicht zugeordneten Teil bekommst du keine Vorsteuer nachträglich.
Nicht zugeordnet: Es gibt keine Berichtigung, auch wenn du den Gegenstand später mehr betrieblich nutzt.
Kleinbeträge: Eine Berichtigung entfällt, wenn die Vorsteuer aus dem Kauf höchstens 1.000,00 € beträgt. Sie entfällt auch, wenn sich die Nutzung um weniger als 10 Prozentpunkte ändert und der Berichtigungsbetrag höchstens 1.000,00 € beträgt (§ 44 UStDV).
Tipp: Die Berechnung einer Berichtigung ist aufwendig. Ändert sich deine Nutzung deutlich, sprich am besten mit deiner Steuerberatung.
Gebraucht von privat gekauft: Was gilt bei der Vorsteuer?
Kaufst du einen Gegenstand gebraucht von einer Privatperson, zum Beispiel ein Auto über eine Kleinanzeige, enthält der Kaufpreis keine Umsatzsteuer. Du kannst deshalb keine Vorsteuer abziehen.
Zuordnung trotzdem möglich: Du kannst den Gegenstand trotzdem deinem (umsatzsteuerlichen) Unternehmen zuordnen. Weil kein Vorsteuerabzug die Zuordnung zeigt, brauchst du andere Nachweise, zum Beispiel einen Kaufvertrag auf den Firmennamen, eine betriebliche Versicherung oder einen Eintrag im Anlagenverzeichnis.
Keine Umsatzsteuer auf die private Nutzung des Kaufpreises: Weil du keine Vorsteuer aus dem Kauf gezogen hast, fällt für die private Nutzung insoweit keine Umsatzsteuer an.
Vorsteuer aus laufenden Kosten: Für laufende Kosten mit Umsatzsteuer, zum Beispiel Sprit oder Reparaturen, gelten die Regeln aus dem Abschnitt zu laufenden Kosten.
Steuerfreie Umsätze: Wann trotz Zuordnung keine Vorsteuer möglich ist
Machst du steuerfreie Umsätze, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, darfst du auch bei voller Zuordnung keine Vorsteuer abziehen. Das betrifft zum Beispiel Ärzt:innen mit Heilbehandlungen oder Versicherungsvermittler:innen.
Nur steuerfreie Umsätze: Du ziehst aus dem Kauf und den laufenden Kosten keine Vorsteuer ab. Für die private Nutzung fällt dann auch keine Umsatzsteuer an.
Steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze: Du ziehst die Vorsteuer nur anteilig ab. Die Aufteilung ist aufwendig und klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Bis wann musst du die Zuordnung zum Unternehmen festhalten?
Die Zuordnung zum Unternehmen musst du spätestens bis zum 31. Juli des Folgejahres festhalten. Diese Frist gilt auch dann, wenn du deine Steuererklärung später abgibst. Meist reicht es, wenn du die Vorsteuer in deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Umsatzsteuererklärung geltend machst. Auch ein Kauf auf den Firmennamen oder ein Eintrag im Anlagenverzeichnis zeigt die Zuordnung.
Beispiel: Du kaufst im März 2026 ein Auto, das du auch privat nutzt. Die Zuordnung zum Unternehmen muss bis zum 31. Juli 2027 festgehalten sein.
So erfasst du die Vorsteuer in deiner Buchhaltung
Wie du die Vorsteuer bei gemischt genutzten Gegenständen in deiner Buchhaltung erfasst, hängt von deiner Zuordnung ab:
Deine Zuordnung | So buchst du |
Auto: voll zugeordnet | Beleg wie gewohnt mit voller Vorsteuer erfassen. Die private Nutzung buchst du mit der Buchungsmaske Private Fahrzeugnutzung. Mehr dazu: Wie erfasse ich die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs? |
Telefongerät/ Handy voll zugeordnet | Beleg wie gewohnt mit voller Vorsteuer erfassen. Die private Nutzung buchst du mit der Buchungsmaske Private Telefonnutzung. Mehr dazu: Wie buche ich meine private Telefon-Nutzung? |
Anteilig zugeordnet oder Vorsteuer muss aufgeteilt werden | Beleg mit einer Splittbuchung aufteilen: den betrieblichen Anteil auf die passende Ausgabenkategorie mit Vorsteuer, den privaten Anteil auf die Kategorie Privat. |
Tipp: Buche die private Auto- und Telefonnutzung im Rhythmus deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung, also monatlich oder vierteljährlich. So steht die Umsatzsteuer im richtigen Zeitraum in deiner Voranmeldung.
Häufige Fragen zur Vorsteuer bei privat mitgenutzten Gegenständen
Darf ich die volle Vorsteuer ziehen, wenn ich mein Handy auch privat nutze?
Die volle Vorsteuer für ein privat mitgenutztes Handy darfst du ziehen, wenn du das Handy voll deinem Unternehmen zuordnest und zu mindestens 10 % betrieblich nutzt. Die private Nutzung erfasst du dann laufend mit der Buchungsmaske Private Telefonnutzung und zahlst dafür Umsatzsteuer.
Was passiert, wenn ich die Frist für die Zuordnung verpasse?
Verpasst du die Frist für die Zuordnung zum 31. Juli des Folgejahres, gilt der Gegenstand als nicht deinem Unternehmen zugeordnet. Du darfst dann keine Vorsteuer für den Gegenstand abziehen. Sprich in diesem Fall mit deiner Steuerberatung.
Kann ich bei meinem Arbeitszimmer die volle Vorsteuer ziehen?
Die volle Vorsteuer für ein Arbeitszimmer oder ein Gebäude darfst du nicht ziehen, wenn du das Gebäude auch privat nutzt. Bei Gebäuden ziehst du die Vorsteuer nur für den betrieblich genutzten Anteil ab, zum Beispiel nach der Fläche.