In diesem Artikel erfahren Sie, was man unter Vorsteuer versteht, unter welchen Voraussetzungen Sie diese vom Finanzamt zurückerhalten und wie Lexware Office Sie dabei unterstützt.
Was ist die Vorsteuer?
Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Sie als Unternehmer:in an andere Unternehmen zahlen, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen für Ihr eigenes Geschäft einkaufen. Es ist also die Umsatzsteuer, die ein anderes Unternehmen Ihnen für eine Lieferung oder Leistung in Rechnung stellt.
Stellen Sie sich vor, Sie kaufen einen neuen Bürostuhl für Ihr Unternehmen.
Der Verkäufer stellt Ihnen dafür Umsatzsteuer in Rechnung. Aus Ihrer Sicht als Käufer wird diese gezahlte Steuer zur Vorsteuer.
Das Besondere daran: Sie können sich diesen Betrag im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA) vom Finanzamt erstatten bzw. mit der zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnen lassen. Diesen Vorgang nennt man Vorsteuerabzug.
Zum Nachlesen 📖: Die Regelung hierzu finden Sie in § 15 UStG.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Damit das Finanzamt den Abzug akzeptiert, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Sie können die Vorsteuer deshalb nur unter folgenden Voraussetzungen geltend machen:
Unternehmereigenschaft: Sie sind selbst umsatzsteuerpflichtig (keine Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG).
Betriebliche Nutzung: Die gekaufte Ware oder Leistung wird für Ihr Unternehmen genutzt.
Ordnungsgemäße Rechnung: Ihnen liegt eine gültige Rechnung vor, die alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält (z. B. Steuernummer, korrekter Steuersatz und ausgewiesener Steuerbetrag).
Kein Ausschluss des Vorsteuerabzugs: Es dürfen keine Geschäftsvorfälle vorliegen die unter ein Abzugsverbot fallen oder die den Vorsteuerabzug ausschließen.
Wichtig: Achten Sie darauf, dass die Rechnung auf Ihren Namen bzw. Ihr Unternehmen ausgestellt ist. Bei Rechnungen über 250 € (brutto) gelten strengere Anforderungen an die Rechnungsangaben als bei Kleinbetragsrechnungen.
Wann ist die Vorsteuer abziehbar?
Unabhängig von der Besteuerungsart "Soll" oder "Ist", ist die Vorsteuer grundsätzlich abziehbar, wenn die Rechnung (Ausgabenbeleg) vorliegt.
Der Ausweis in der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt somit mit dem Beleg- bzw. Rechnungsdatum.
Das bedeutet konkret: Die Ihnen in Rechnung gestellte Vorsteuer wird mit Belegdatum in der Umsatzsteuer-Voranmeldung von der Umsatzsteuer-Zahllast abgezogen, egal ob Sie die Rechnung (Ausgabenbeleg) bezahlt haben oder nicht.
In der Praxis wird häufig angenommen, dass bei einer Ist-Versteuerung auch der Vorsteuerabzug erst nach Zahlung möglich sei. Dies ist jedoch nicht der Fall.
Näheres zum Zeitpunkt der Berücksichtigung in der USt-VA erfahren Sie in unserem weiterführenden Artikel.📖: Die Elster-Positionen der USt-VA
Vorsteuer in Lexware Office erfassen
In Lexware Office müssen Sie die Vorsteuer nicht manuell berechnen. Die Software automatisiert diesen Prozess für Sie:
Belegerfassung: Wenn Sie eine Ausgabe hochladen, erkennt die Texterkennung die wichtigsten Parameter, wie den Steuersatz, den Steuerbetrag und das Belegdatum automatisch.
Kategorisierung: Sobald Sie eine Ausgabe als Betriebsausgabe kategorisieren, bucht Lexware Office die Vorsteuer auf das richtigen Konto.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Lexware Office summiert alle Vorsteuerbeträge eines Zeitraums und trägt sie an der richtigen Stelle in die USt-VA ein.
Ein Praxisbeispiel für den Vorsteuerabzug
Nehmen wir an, Sie kaufen am 20.03.2026 Büromaterial für Ihre Arbeit.
Das Büromaterial kostet 100 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (19 €).
Sie zahlen insgesamt 119€ an den Händler bei Erhalt der Lieferung am 02.04.2026.
Sie melden Ihre USt-VA monatlich.
Die Buchung: Sie erfassen die Rechnung vom 20.03.2026 in Lexware Office auf die entsprechende Ausgabenkategorie.
Das Ergebnis: Die gezahlten 19 € Vorsteuer werden in Ihrer USt-VA für den Monat März berücksichtigt, da das Belegdatum im März liegt.
Das Finanzamt verrechnet diesen Betrag mit der Umsatzsteuer, die Sie selbst von Ihren Kund:innen eingenommen haben.
Häufig gestellte Fragen zum Vorsteuerabzug
Kann ich die Vorsteuer auch ziehen, wenn ich die Kleinunternehmerregelung nutze?
Grundsätzlich nein. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, zahlen Sie selbst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt, sind aber im Gegenzug auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Was passiert, wenn ich einen Gegenstand auch privat nutze (gemischte Nutzung) ?
Hier gibt steuerliche Feinheiten, die Sie am besten mit Ihrem Steuerberater besprechen sollten.
Gegenstände können umsatzsteuerlich dem Betriebsvermögen zugeordnet werden. In diesem Fall muss die private Mitbenutzung als Nutzungsentnahme verbucht werden.
Ist der Gegenstand wirtschaftlich teilbar, kann er von vornherein aufgeteilt werden.