Papierkram bei Personalunterlagen wird für dich einfacher: Lexware Office führt für den Bereich Lohn & Gehalt eine digitale Personalakte ein. Jede:r Mitarbeitende bekommt damit eine eigene digitale Akte, in die du Dokumente hochladen kannst. Das Feature war unabhängig von gesetzlichen Vorgaben schon lange ein Kundenwunsch und hilft dir zusätzlich, neue Anforderungen aus der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) zu erfüllen.
Was mit der digitalen Personalakte neu ist
Die digitale Personalakte für Lohn & Gehalt gab es bei Lexware Office bisher noch nicht – sie ist komplett neu. Jede:r Mitarbeitende erhält eine eigene digitale Personalakte, in die du Dokumente wie Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse oder Aufenthaltstitel hochladen kannst. Der Datei-Upload ist damit ein Teil des neuen Features, nicht das Feature selbst.
Ergänzend dazu entsteht ein Dokumentenbereich für den Payroll- und HR-Bereich. Während die digitale Personalakte an der einzelnen Mitarbeiterin oder dem einzelnen Mitarbeiter hängt, gibt dir der Dokumentenbereich einen unternehmensweiten Überblick über alle HR- und Lohndokumente – unabhängig von einzelnen Personen.
Welche gesetzliche Grundlage es dafür gibt
Ab 2027 wird die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen im Rahmen der Lohnabrechnung Pflicht. Die digitale Personalakte in Lexware Office hilft dir, diese Pflicht zu erfüllen – sie geht aber inhaltlich darüber hinaus.
Grundlage dafür ist die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Nach § 8 und § 9 BVV müssen bestimmte sozialversicherungsrelevante Unterlagen ab dem 1. Januar 2027 elektronisch vorliegen – nicht mehr nur in Papierform.
Der Grund dafür ist eine Änderung der BVV. Ab 2027 wird die elektronische Führung von begleitenden Unterlagen (zum Beispiel als PDF-Datei) ausnahmslos verpflichtend. So können sie im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) digital geprüft werden. Die euBP selbst ist bereits seit 2023 verpflichtend – neu ab 2027 ist, dass die dafür benötigten Unterlagen zwingend elektronisch vorliegen müssen.
Nach § 8 Abs. 2 BVV sind unter anderem folgende Unterlagen betroffen. Die Tabelle zeigt dir, welche Dokumente Lexware Office bereits automatisch erzeugt und welche du künftig über den Datei-Upload in die digitale Personalakte ergänzt:
Dokument | Bereitstellung |
Unterlagen, aus denen die Angaben zu Staatsangehörigkeit bzw. Aufenthaltstitel bei Nicht-EWR-Ausländern sowie Versicherungsfreiheit bzw. Befreiung ersichtlich sind | Über Datei-Upload |
Arbeitserlaubnis der Bundesagentur für Arbeit (BA) bzw. Aufenthaltstitel nach dem Aufenthaltsgesetz (AufenthG) | Über Datei-Upload |
Daten der erstatteten Meldungen (z. B. Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise) | In Lexware Office erzeugt |
Daten der Krankenkassenmeldungen mit Auswirkung auf die Beitragsberechnung | In Lexware Office erzeugt |
Erklärung des geringfügig Beschäftigten über den Verzicht auf die Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung | Über Datei-Upload |
Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht (§ 6 Abs. 1b SGB VI) mit dokumentiertem Eingangstag | Über Datei-Upload |
Kopie der Niederschrift nach dem Nachweisgesetz bzw. Heuervertrag (Seefahrt) | Über Datei-Upload |
Erklärung kurzfristig oder geringfügig Beschäftigter über weitere Beschäftigungen | Über Datei-Upload |
Nachweis über den Krankenversicherungsschutz bei kurzfristig Beschäftigten | Über Datei-Upload |
Antrag und Bescheid zur Statusfeststellung inklusive gutachterlicher Äußerungen | Über Datei-Upload |
Bescheid der Einzugsstelle über die Feststellung der Versicherungspflicht | Über Datei-Upload |
Entscheidung der Finanzbehörden zur steuerlichen Behandlung von Studiengebühren | Über Datei-Upload |
Nachweis der Elterneigenschaft und der Anzahl der berücksichtigungsfähigen Kinder | In Lexware Office erzeugt (elektronischer Abruf und Bestätigung, sofern die Kinderanzahl für die Abrechnung genutzt wird – sonst separaten Nachweis hochladen) |
Kopie der Erklärung über den Auszahlungsverzicht auf Entgeltansprüche | Über Datei-Upload |
Aufzeichnungen nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz und dem Mindestlohngesetz | Über Datei-Upload |
Bescheinigung bei Bezug von Pflegeunterstützungsgeld | Über Datei-Upload |
Kopie der Erklärung zur Inanspruchnahme von Pflegezeit | Über Datei-Upload |
Besatzungslisten, Seetagebücher, Schiffsatteste (Seefahrt) | Über Datei-Upload |
Daten übermittelter Bescheinigungen nach §§ 106 bis 106c SGB IV (z. B. A1-Anträge und -Bestätigungen) | In Lexware Office erzeugt |
Erklärung des Beschäftigten zur Ausnahmevereinbarung (Weitergeltung deutscher Rechtsvorschriften) | Über Datei-Upload |
Erklärung über den Verzicht auf die Versicherungsfreiheit (§ 5 Abs. 4 bzw. § 230 Abs. 9 SGB VI) mit dokumentiertem Eingangstag | Über Datei-Upload |
Zustimmung des Beschäftigten zum Eintritt der Versicherungspflicht (§ 127 SGB IV) | Über Datei-Upload |
Dazu kommen zwei weitere Nachweise aus den Gemeinsamen Grundsätzen: der Nachweis zum Insolvenzschutz von Wertguthaben (§ 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 7 BVV) und das elektronische Beschäftigtenverzeichnis je Abrechnungszeitraum.
Einen Teil dieser Unterlagen erzeugt Lexware Office bereits automatisch als Teil der Lohnabrechnung. Andere Dokumente – etwa Arbeitsverträge oder Aufenthaltstitel – lagen bisher meist nur auf Papier oder als lose Datei vor. Genau dafür ist die digitale Personalakte mit ihrem Datei-Upload gedacht.
ℹ️ Hinweis: Bis zum 31.12.2026 kannst du dich formlos von der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 3 BVV befreien lassen. Dann müssen Dokumente aus Zeiträumen vor 2027 nicht digitalisiert werden. Den Antrag zur Befreiung von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen stellst du unter Angabe deiner Betriebsnummer bei der Betriebsprüfungsstelle der Rentenversicherung.
Weitere Informationen zu Entgeltunterlagen findest du direkt bei der Deutschen Rentenversicherung sowie zur euBP.
Was die digitale Personalakte für dich bereithält
Die digitale Personalakte bringt dir mehrere neue Möglichkeiten für den Bereich Lohn & Gehalt. Das Feature soll voraussichtlich ab Oktober 2026 verfügbar sein. Zu den geplanten Highlights gehören:
Eigene digitale Personalakte pro Mitarbeitendem: Jede:r Mitarbeitende bekommt eine eigene Akte, in der ihre bzw. seine Dokumente gesammelt liegen.
Dokumenten-Upload: Du kannst einzelne Dokumente – etwa einen Aufenthaltstitel oder eine Erklärung zur Versicherungsfreiheit – direkt in die digitale Personalakte der jeweiligen Mitarbeiterin oder des jeweiligen Mitarbeiters hochladen.
Unterstützung bei der Benennung: Beim Hochladen hilft dir Lexware Office dabei, Dokumente so zu benennen, dass sie später prüfungskonform exportiert werden können.
Dokumentenbereich: Zusätzlich zur einzelnen Personalakte gibt es einen unternehmensweiten Dokumentenbereich, in dem du alle HR- und Lohndokumente über alle Mitarbeitenden hinweg schneller wiederfindest.
Nutzung über die BVV-Anforderungen hinaus: Die digitale Personalakte eignet sich auch für weitere Dokumente, die nicht direkt mit der BVV zu tun haben, zum Beispiel Arbeitsverträge oder Arbeitszeugnisse.
Welchen Vorteil dir die digitale Personalakte bringt
Eine digitale Personalakte in Lexware Office soll dir vor allem eines abnehmen: Papierkram. Statt Unterlagen in Ordnern zu suchen, findest du künftig alle relevanten Dokumente an einem Ort – such- und auffindbar. Das bringt dir folgende Vorteile:
Weniger Papierkram, weil du Dokumente direkt digital ablegst statt sie auszudrucken oder einzuscannen und separat zu archivieren
Alle Unterlagen an einem Ort, statt verteilt auf Papierakten, E-Mail-Postfach und lokale Ordner
Schnelle Auskunftsfähigkeit, wenn die Rentenversicherung im Rahmen einer euBP gezielt nach einzelnen Dokumenten fragt
Zeitersparnis, weil du Unterlagen nicht mehr manuell zusammensuchen musst
Wer die digitale Personalakte nutzen kann
Die digitale Personalakte wird für alle Kund:innen von Lexware Office im Bereich Lohn & Gehalt verfügbar sein. Du brauchst dafür keine gesonderte Freischaltung oder ein zusätzliches Paket – sobald das Feature live ist, siehst du es direkt in deinem Lexware Office-Konto.
Wo du die digitale Personalakte findest, sobald sie verfügbar ist
Die digitale Personalakte findest du künftig direkt am jeweiligen Mitarbeitenden – dort lädst du auch Dokumente in die Personalakte dieser Person hoch. Der separate Dokumentenbereich zeigt dir dagegen eine unternehmensweite Übersicht über alle HR- und Lohndokumente, unabhängig von einzelnen Mitarbeitenden. Der genaue Klickpfad steht noch nicht final fest – wir aktualisieren diesen Artikel, sobald das Feature live ist, und ergänzen dann eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
Was du bis Oktober 2026 zur digitalen Personalakte tun solltest
Bis die digitale Personalakte verfügbar ist, ändert sich für dich zunächst nichts an der Führung deiner Entgeltunterlagen. Wichtig ist vor allem eine Entscheidung: Wenn du Dokumente aus Zeiträumen vor 2027 nicht digitalisieren möchtest, kannst du dich bis zum 31.12.2026 formlos von der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 3 BVV befreien lassen. Den Antrag stellst du unter Angabe deiner Betriebsnummer bei der Betriebsprüfungsstelle der Rentenversicherung.