Du hast deinen ersten Ausgabenbeleg erfolgreich erfasst. In diesem Artikel zeigen wir dir anhand eines konkreten Beispiels, wo du die entsprechenden Einträge in der Anwendung findest und zu welchem Zeitpunkt sie berücksichtigt werden.
ℹ️ Information: Wir haben die Buchhaltung weiterentwickelt.
Die neue Version mit ist bereits für einige Kund:innen verfügbar und wird schrittweise für alle freigeschaltet. Dieser Artikel beschreibt die neue Version.
Buchung über Kunden- und Lieferantenkonten
Unabhängig davon, welche Gewinnermittlung (EÜR oder Bilanz) du in deinen allgemeinen Einstellungen hinterlegt hast, verwendet Lexware Office immer dann die debitorische oder kreditorische Buchungsweise, wenn eine Belegzuordnung vorgenommen wird. Das bedeutet im Detail:
Wenn du Rechnungen schreibst, werden immer offene Posten gegenüber Debitoren gebildet.
Durch die Zuordnung der Zahlungen zur jeweiligen Rechnung wird dieser offene Posten wieder ausgeglichen.
Schritt 1.) Erfassung des Belegs
Erfassen wir zunächst den ersten Ausgabenbeleg. In unserem Beispiel handelt es sich um Werbekosten in Höhe von Brutto 555,00 €.
Das Belegdatum ist der 31.07.2026. Die Ausgabe ist noch unbezahlt.
✅ Auswirkung in der Einnahmenüberschussrechung (EÜR)
Die EÜR wird nach dem Zahldatum gebucht. Da der Beleg noch nicht bezahlt wurde, ist er in der EÜR noch nicht erfasst. Die Ausgabe wird erst dann ergebniswirksam, wenn die Zahlung erfolgt ist.
✅ Auswirkung in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Die GuV wird mit dem Leistungsdatum gebucht. Sollte kein Leistungsdatum vorhanden sein, wird stattdessen das Belegdatum verwendet. Die Umsatzsteuer wird in der GuV nicht ausgewiesen, da sie als durchlaufender Posten behandelt wird.
Der Beleg trägt das Belegdatum vom 31.07.2026, sodass du ihn zu diesem Zeitpunkt als Nettobetrag in der GuV wiederfindest - egal ob der Beleg bezahlt ist oder nicht.
✅ Berücksichtigung in den "offenen Posten"
Da der Beleg unbezahlt ist findest du diesen in den offenen Posten unter "offenen Lieferantenrechnungen":
✅ Buchung in der Summen- und Saldenliste
Wenn du einen Ausgabenbeleg erfasst, wird zunächst eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditor gebildet.
In der Summe- und Saldenliste (SuSa) wird die Ausgabe und die Vorsteuer im Soll angezeigt. Gleichzeitig wird die Verbindlichkeit aus Lieferung und Leistung (LuL) im Haben angezeigt, da du noch bezahlen musst.
Tipp: Indem du auf die Kontennummer klickst kannst du in das jeweilige Kontenblatt springen.
Das Konto "Verbindlichkeit aus LuL" 1600 (SKR 03) bzw. 3300 (SKR 04) ist das Sammelkonto für die Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten/Kreditoren.
Da die SuSa und damit das Sammelkonto in Echtzeit befüllt wird, handelt es sich hier um eine Momentaufnahme. Für dieses Sammelkonto werden ausschließlich die tatsächlich offenen Posten, die zum Zeitpunkt des Aufrufes vorhandenen sind, aufgezeigt.
Zum Abgleich kannst du dir das jeweilige Kreditorenkonto rechts in der SuSa über Kreditoren ansehen.
Hier findest du die jeweiligen Kreditoren die zum Abfragezeitpunkt vorhanden sind:
✅ Buchung im Journal:
Im Journal findest du alle Buchungen.
Wenn du einen Ausgabenbeleg erfasst, wird zunächst eine Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditor gebildet. Der Buchungssatz lautet also:
Werbekosten 466,39 € | an | "erster Lieferant" 555,00 € |
abziehbare Vorsteuer 88,61 € |
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Klicke die jeweilige Buchungszeile an um den kompletten Buchungssatz einzusehen. Von dort aus kannst du auch in das jeweilige Kontenblatt springen, indem du auf die Kontennummer klickst.
✅ Buchung in der Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA)
Die Vorsteuer eines Ausgabenbeleges fließt immer mit Belegdatum in die USt-VA ein, unabhängig davon, ob du Ist- oder Sollversteuerer bist. Der Zeitpunkt der Zahlung für die Ausgabe ist in diesem Fall irrelevant.
Die Regelung zur Ist-Versteuerung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer, also Einnahmen.
Der Beleg wird sich somit sowohl bei der Sollversteuerung als auch bei der Ist-Versteuerung zum Belegdatum, also dem 31.07.2026 in der USt-VA wiederfinden:
✅ Berücksichtigung in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)
Hier kommt es darauf an, welche Gewinnermittlungsart du nutzt.
Weiterführende Infos findest du
als EÜR'ler hier: Die BWA für EÜR'ler
als Bilanzierer hier: Die BWA für Bilanzierer
Schritt 2.) Bezahlung des Belegs
Im zweiten Schritt markieren wir den Beleg als bezahlt. Der Ausgabenbeleg wurde in diesem Beispiel am 05.08.2026 bezahlt.
Wir empfehlen den Zahlungsabgleich über die angebundene Bank:
Sobald der Bankumsatz erfolgreich zugeordnet wurde, wird der entsprechende Beleg in der Belegübersicht automatisch als bezahlt markiert:
Die Bezahlung hat folgende Auswirkungen auf die jeweiligen Auswertungen:
✅ Auswirkung in der EÜR
Die EÜR wird mit dem Zahldatum bebucht. Da der Beleg jetzt bezahlt ist, wird er zum Zahldatum in der EÜR eingespielt:
✅ Auswikrung in der GuV
Die GuV wird mit dem Leistungsdatum, falls keins vorhanden mit den Belegdatum bebucht.
Die Buchung wurde bereits mit der Erfassung des Belegs zum Belegdatum am 31.07.2026 vorgenommen. Das Zahldatum hat keinen Einfluss auf die GuV.
✅ Berücksichtigung in den "offenen Posten"
Da der Beleg nun beglichen wurde, wird er in den offenen Posten nicht mehr unter "offene Lieferantenrechnungen" aufgeführt.:
✅ Buchung in der Summen- und Saldenliste
Durch die Bezahlung des Ausgabenbelegs gleicht sich die Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditor wieder aus.
In der SuSa wird die Verbindlichkeit LuL im Soll und die Bank (Geschäftskonto A) im Haben gebucht. Das führt also zu einer Verringerung der Verbindlichkeit und einem entsprechenden Abgang in der Bank.
Tipp: Indem du auf die Kontennummer klickst kannst du in das jeweilige Kontenblatt springen.
In der Kreditorenliste ist der Kreditor nun auch ausgeglichen.
✅ Buchung im Journal
Im Journal findest du alle Buchungen.
Wenn ein Ausgabenbeleg als bezahlt markiert wird, wird die bisher eingebuchte Verbindlichkeit gegenüber dem Kreditor ausgeglichen. Der Buchungssatz lautet also:
"erster Lieferant" 555,00 € | an | Geschäftskonto A 555,00 € |
Klicke die jeweilige Buchungszeile an um den kompletten Buchungssatz einzusehen. Von dort aus kannst du auch in das jeweilige Kontenblatt springen, indem du auf die Kontennummer klickst.
✅ Buchung in der Umsatzsteuervoranmeldung
Die Vorsteuer eines Ausgabenbeleges fließt immer mit Belegdatum in die USt-VA, unabhängig davon, ob Sie Ist- oder Sollversteuerer sind. Der Zeitpunkt der Zahlung für die Ausgabe ist in diesem Fall irrelevant.
Der Beleg wird sich somit sowohl bei der Sollversteuerung als auch bei der Ist-Versteuerung zum Belegdatum, also dem 31.07.2026 in der USt-VA wiederfinden. Das eine Zahlung für den Ausgabenbeleg erfasst wurde führt zu keiner Änderung bei der Berücksichtigung in der USt-VA.
✅ Berücksichtigung in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)
Hier kommt es darauf an, welche Gewinnermittlungsart du nutzt.
Weiterführende Infos findest du
als EÜR'ler hier: Die BWA für EÜR'ler
als Bilanzierer hier: Die BWA für Bilanzierer