Du hast deine erste Rechnung geschrieben oder deinen ersten Einnahmenbeleg erfasst. In diesem Artikel zeigen wir dir anhand eines konkreten Beispiels, wo du die entsprechenden Einträge in der Anwendung findest und zu welchem Zeitpunkt sie berücksichtigt werden.
Hinweis:
In diesem Beispiel gehen wir von einer in Lexware Office erstellten Rechnung aus. Ein über die Belegerfassung eingegebener Einnahmebeleg wird auf dieselbe Weise verbucht.
ℹ️ Information: Wir haben die Buchhaltung weiterentwickelt.
Die neue Version mit ist bereits für einige Kund:innen verfügbar und wird schrittweise für alle freigeschaltet. Dieser Artikel beschreibt die neue Version.
Buchung über Kunden- und Lieferantenkonten
Unabhängig davon, welche Gewinnermittlung (EÜR oder Bilanz) du in deinen allgemeinen Einstellungen hinterlegt hast, verwendet Lexware Office immer dann die debitorische oder kreditorische Buchungsweise, wenn eine Belegzuordnung vorgenommen wird. Das bedeutet im Detail:
Wenn du Rechnungen schreibst, werden immer offene Posten gegenüber Debitoren gebildet.
Durch die Zuordnung der Zahlungen zur jeweiligen Rechnung wird dieser offene Posten wieder ausgeglichen.
Schritt 1.) Rechnung schreiben
Schreiben wir zunächst die erste Rechnung. In unserem Beispiel handelt es sich um ein verkauftes Surfboard, also eine Einnahme in Höhe von Brutto 416,50 €.
Das Belegdatum und das Lieferdatum ist der 31.07.2026.
Der Kunde hat noch nicht bezahlt. Die Umsatzsteuer wird nach der Ist-Versteuerung ermittelt.
✅ Auswirkung in der Einnahmenüberschussrechung (EÜR)
Die EÜR wird mit dem Zahldatum bebucht. Da die Rechnung noch unbezahlt ist, wirst du zu diesem Beleg keine Eintragung in der EÜR wider finden. Die Einnahme wirkt sich erst mit der Zahlung ergebniswirksam aus.
✅ Auswirkung in der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
Die GuV wird mit dem Leistungsdatum, falls keins vorhanden mit den Belegdatum bebucht. Außerdem wird die Umsatzsteuer in der GuV nicht ausgewiesen, da diese hier wir ein durchlaufender Posten behandelt wird.
Der Beleg trägt das Leistungsdatum vom 31.07.2026, sodass du ihn zu diesem Zeitpunkt als Nettobetrag in der GuV wiederfindest - egal ob der Beleg bezahlt ist oder nicht.
✅ Berücksichtigung in den "offenen Posten"
Da die Rechnung unbezahlt ist findest du diesen in den offenen Posten unter "offene Kundenrechnungen":
✅ Buchung in der Summen- und Saldenliste
Wenn du eine Rechnung schreibst wird eine Forderung gegenüber dem Debitor gebildet.
In der Summe- und Saldenliste (SuSa) wird die Einnahme und die Umsatzsteuer (bei Ist-Versteuerern: noch nicht fällige Umsatzsteuer) im Haben angezeigt.
Gleichzeitig wird die Forderung aus Lieferung und Leistung (LuL) im Soll angezeigt, da dir noch die Zahlung zusteht.
Tipp: Indem du auf die Kontennummer klickst kannst du in das jeweilige Kontenblatt springen.
Das Konto "Forderungen aus LuL" 1400 (SKR 03) bzw. 1200 (SKR 04) ist das Sammelkonto für die Forderungen gegenüber Kunden/Debitoren.
Da die SuSa und damit das Sammelkonto in Echtzeit befüllt wird, handelt es sich hier um eine Momentaufnahme. Für dieses Sammelkonto werden ausschließlich die tatsächlich offenen Posten, die zum Zeitpunkt des Aufrufes vorhandenen sind, aufgezeigt.
Zum Abgleich kannst du dir das jeweilige Debitorenkonto rechts in der SuSa über Debitoren ansehen.
Hier findest du alle gebuchten Debitoren die zum Abfragezeitpunkt vorhanden sind:
✅ Buchung im Journal:
Im Journal findest du alle Buchungen.
Wenn du eine Rechnung schreibst, wird zunächst eine Forderung gegenüber dem Debitor gebildet. Da wir in dem Beispiel die Ist-Versteuerung anwenden, ist die Umsatzsteuer mangels Zahlung auch noch nicht fällig.
Der Buchungssatz lautet also:
Sammelkunde 416,50 € | an | Erlöse (19%) 350,00 € |
|
| Umsatzsteuer nicht fällig (19%) 66,50 € |
Klicke die jeweilige Buchungszeile an um den kompletten Buchungssatz einzusehen. Von dort aus kannst du auch in das jeweilige Kontenblatt springen, indem du auf die Kontennummer klickst.
✅ Buchung in der Umsatzsteuervoranmeldung (USt-VA)
Bei der Istversteuerung gehen Einnahmen zum Zahldatum in die USt-VA ein.
Bei der Sollversteuerung werden Einnahmen zum Leistungsdatum in der USt-VA erfasst. Fehlt ein Leistungsdatum auf dem Einnahmenbeleg, wird stattdessen das Belegdatum herangezogen.
Sonderfall: Bei der Sollversteuerung gilt auch das Prinzip der Mindest-Ist-Besteuerung, d.h. wenn das Zahldatum vor dem Leistungs-/ bzw. Belegdatum liegt, ist die Umsatzsteuer bereits zum Zahldatum abzuführen.
Ausnahmen: Einnahmen aus Fremdleistungen §13b bzw. aus innergemeinschaftliche Lieferungen werden unabhängig von der Soll- oder Ist-Versteuerung nach dem Beleg- oder wenn vorhanden nach dem Leistungsdatum in der USt-VA berücksichtigt.
In dem Beispiel wird nach der Ist-Versteuerung versteuert.
Die Rechnung wird somit erst zum Zahlungszeitpunkt in der USt-VA erscheinen.
✅ Berücksichtigung in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)
Hier kommt es darauf an, welche Gewinnermittlungsart du nutzt.
Weiterführende Infos findest du
als EÜR'ler hier: Die BWA für EÜR'ler
als Bilanzierer hier: Die BWA für Bilanzierer
Schritt 2.) Rechnung wird bezahlt
Ein paar Tage später wird die Rechnung bezahlt. In diesem Beispiel hat der Kunde am 05.08.2026 überwiesen.
Wir empfehlen den Zahlungsabgleich über die angebundene Bank:
Sobald der Bankumsatz erfolgreich zugeordnet wurde, wird der entsprechende Beleg in der Belegübersicht automatisch als „bezahlt" markiert:
Die Bezahlung hat folgende Auswirkungen auf die jeweiligen Auswertungen:
✅ Auswirkung in der EÜR
Die EÜR wird mit dem Zahldatum bebucht. Da die Rechnung jetzt bezahlt ist, wird diese zum Zahldatum, also dem 05.08.2026, in der EÜR berücksichtigt.
✅ Auswirkung in der GuV
Die GuV wird mit dem Leistungsdatum, falls keins vorhanden mit den Belegdatum bebucht. Die Rechnung wurde also bereits mit dem Leistungsdatum 31.07.2026 in die GuV eingebucht.Das Zahlungsdatum hat keinen Einfluss auf die GuV.
✅ Berücksichtigung in den "offenen Posten"
Da die Rechnung nun beglichen ist, findest du diese in den offenen Posten nicht mehr unter "offenen Kundenrechnungen":
✅ Buchung in der Summen- und Saldenliste
Durch die Bezahlung der Rechnung gleicht sich die Forderung gegenüber dem Debitor wieder aus.
In der Summe- und Saldenliste (SuSa) wird wird die Bank (Geschäftskonto A) im Soll und die Forderung LuL im Haben gebucht. Dies zeigt, dass ein Zahlungseingang bei der Bank verbucht und die entsprechende Forderung gleichzeitig reduziert wurde.
Tipp: Indem du auf die Kontennummer klickst kannst du in das jeweilige Kontenblatt springen.
In der Debitorenliste ist der Debitor nun auch ausgeglichen.
✅ Buchung im Journal
Im Journal findest du alle Buchungen.
Wenn eine Rechnung als bezahlt markiert wird, wird die bisher eingebuchte Forderung gegenüber dem Debitor ausgeglichen.
Mit der Zahlung wird auch die Umsatzsteuer bei der Ist-Versteuerung fällig.
Der Buchungssatz lautet also:
Geschäftskonto A 555,00 € | an | Sammelkunde 555,00 € |
Umsatzsteuer nicht fällig (19%) 66,50 € |
| Umsatzsteuer (19%) 66,50 € |
Klicke die jeweilige Buchungszeile an um den kompletten Buchungssatz einzusehen. Von dort aus kannst du auch in das jeweilige Kontenblatt springen, indem du auf die Kontennummer klickst.
✅ Buchung in der Umsatzsteuervoranmeldung
Bei Istversteuerung gehen Einnahmen zum Zahldatum in die USt-VA ein.
Bei Sollversteuerung gehen Einnahmen zum Leistungsdatum in die USt-VA ein. Hat der Einnahmenbeleg kein Leistungsdatum, dann wird das Belegdatum genutzt.
Da wir im Beispielfall nach der Ist-Versteuerung abführen, findet sich die Rechnung in der USt-VA zum Zahlungszeitpunkt, also im August, wieder.
✅ Berücksichtigung in der Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA)
Hier kommt es darauf an, welche Gewinnermittlungsart du nutzt.
Weiterführende Infos findest du
als EÜR'ler hier: Die BWA für EÜR'ler
als Bilanzierer hier: Die BWA für Bilanzierer