Uneinbringliche Forderungen ausbuchen

In der Geschäftswelt kommt es immer wieder vor, dass eine Rechnung, die du einer Kundin oder einem Kunden gestellt hast, nicht bezahlt wird.

Was in einem solchen Fall zu tun ist und wie du diesen Vorgang korrekt in Lexware Office abbilden kannst, erfährst du in diesem Artikel.

Wenn du deinen Kund:innen (Debitoren) eine Rechnung stellst, entsteht aus buchhalterischer Sicht eine Forderung aus Lieferungen und Leistungen.

Diese Forderung ist zunächst einwandfrei, das heißt: Du erwartest eine Zahlung.

Es kann jedoch vorkommen, dass eine Kundin / ein Kunde nicht zahlen kann. Beispielsweise durch eine Insolvenz, eine erfolglose Pfändung oder Verjährung. In so einem Fall spricht man von einer uneinbringlichen Forderung.

Du als Unternehmer:in bist dann verpflichtet, diese Forderung als Forderungsverlust auszubuchen.

Um eine Rechnung als uneinbringlich auszubuchen wähle zunächst die betroffene Rechnung in der Belegliste, erreichbar über den Menüpunkt „Belege", aus.

Auf der rechten Seite erscheint eine Detailansicht.

Sofern die Rechnung ausbuchbar ist, steht dir über „Weitere Aktionen" (Drei-Punkte-Symbol) die Funktion „Forderung ausbuchen" zur Verfügung:

Sobald du die Forderung ausbuchst erscheint ein Dialog in dem du das Buchungsdatum des Forderungsausfalls festlegen kannst.

Zur besseren Nachvollziehbarkeit empfehlen wir hierbei auch eine kurze Beschreibung über den Grund des Forderungsausfalls in der Beschreibung zu hinterlegen. So lassen sich deine Handlungen im Falle einer Betriebsprüfung leicht nachvollziehen.

Der offene Gesamtbetrag oder der teiloffene Restbetrag der Rechnung wird immer vollständig ausgebucht. Das Ausbuchen der uneinbringlichen Forderung beendet die Arbeit an dem jeweiligen Beleg.

Aus technischen Gründen erscheint der Beleg in der Belegliste als "bezahlt". Aus den Belegdetails geht die uneinbringliche Forderung und die Höhe des ausgebuchten Betrags hervor.

Ein Einnahmebeleg kann in Lexware Office nur ausgebucht werden, sofern für diesen eine der folgende Kategorien verwendet wurde:

Nicht jede Einnahmekategorie lässt sich direkt als uneinbringliche Forderung ausbuchen. Das betrifft zum Beispiel Bauleistungen nach § 13b UStG oder Buchungen mit reduziertem Umsatzsteuersatz (5 % oder 16 %).

Für diese Fälle gibt es zwei Vorgehensweisen – je nachdem, ob es sich um eine erstellte oder eine erfasste Rechnung handelt.

1.) Erstellte Rechnung: Offene Ausgangsrechnung korrigieren

Handelt es sich bei der offenen Forderung um eine erstellte Rechnung ist in diesem Fall eine Rechnungskorrektur über den offenen Restbetrag zu erstellen.

Die Rechnungskorrektur storniert die offene Forderung und bildet den Forderungsausfall damit ab.

Eine Anleitung hierzu findest du in unserem weiterführenden Wissensartikel: Rechnung korrigieren oder Gutschrift erstellen - so gehst du vor

2) Erfasste Rechnung: Einnahmenminderungsbeleg erfassen

Handelt es sich bei der offenen Forderung um eine erfasste Rechnung ist in diesem Fall ein Einnahmenminderungsbeleg über den offenen Restbetrag

auf denselben Kontakt zu erfassen.

Ein Einnahmenminderungsbeleg wird genauso wie einen Einnahmenbeleg erfasst - bloß die Belegart ist anders:

Als Kategorie ist die dieselbe, also die urspüngliche Einnahmenkategorie zu verwenden.

Ein Belegbild ist nicht nötig. (aktiv unten links auswählbar)

Setze bei diesem Einnahmenminderungsbeleg sowie beim ursprünglichen Einnahmebeleg jeweils die Zahlart Privat.

So gleichen sich beide Belege buchhalterisch aus, ohne dass ein tatsächlicher Zahlungsfluss über dein Bankkonto verbucht wird.

Das Ausbuchen einer uneinbringlichen Forderung hat je nach Gewinnermittlungs- und Besteuerungsart unterschiedliche Auswirkungen auf deine Buchhaltung.

Hierbei werden automatisch die passenden Konten, abhängig von der Umsatzart angewendet.

Erhältst du unerwartet zu einem späteren Zeitpunkt doch noch eine Zahlung des Kunden, nachdem die Forderung bereits als Forderungsverlust abgeschrieben wurde, kannst du diese Zahlung erneut als entsprechende Einnahme kategorisieren.
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Falls ein Forderungsausfall versehentlich gebucht wurde, kann dieser rückgängig gemacht werden, solange er noch nicht festgeschrieben ist.

Suche dazu den ausgebuchten Beleg und klicke auf das Stiftsymbol.
Es erscheint eine Abfrage, ob du den Forderungsausfall stornieren möchtest. Bestätige dies mit „Ausfall stornieren".

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