Wenn deine Mitarbeitenden dienstlich unterwegs sind, kannst du ihnen die entstandenen Reisekosten direkt über die Gehaltsabrechnung erstatten – eine separate Auszahlung ist nicht nötig. Unter Reisekosten versteht man alle Ausgaben bei beruflichen Dienstreisen – zum Beispiel Fahrtkosten oder Verpflegungsmehraufwand. Arbeitgebende sind gesetzlich verpflichtet, Mitarbeitenden die Kosten für Dienstreisen zu erstatten, es sei denn, der Arbeits- oder Tarifvertrag schließt dies ausdrücklich aus.
Das brauchst du, bevor du Reisekosten abrechnest
Um Reisekosten über die Gehaltsabrechnung zu erstatten, benötigst du Zugriff auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Lexware Office sowie die folgenden Angaben zur Dienstreise:
Name des Mitarbeitenden, für den die Reisekosten erfasst werden sollen
Dauer der Abwesenheit (für den Verpflegungsmehraufwand) oder gefahrene Kilometer (für das Kilometergeld)
Zeitraum, in dem die Dienstreise stattgefunden hat
Der Mitarbeitende muss bereits in der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Lexware Office angelegt sein, da sich die Erstattung auf seine laufende Abrechnung bezieht.
Reisekosten in der Gehaltsabrechnung erfassen
Für die Erstattung deiner Reisekosten in der Gehaltsabrechnung stehen dir in Lexware Office zwei vorbereitete Entgeltarten zur Verfügung. Der Zuschuss Verpflegungsmehraufwand (steuerfrei) deckt die zusätzlichen Kosten für Essen und Trinken während einer Dienstreise ab. Das Kilometergeld / Erstattung Dienstfahrten erstattet die Fahrtkosten für Dienstfahrten mit dem privaten Fahrzeug. So trägst du die Reisekosten deiner Mitarbeitenden ein:
Öffne den Bereich Abrechnung.
Wähle Stunden & Entgelte aus.
Klicke auf Entgelt hinzufügen.
Wähle die passende Entgeltart aus:
Zuschuss Verpflegungsmehraufwand (steuerfrei)
Kilometergeld / Erstattung Dienstfahrten
Trage den Betrag beziehungsweise die gefahrenen Kilometer für die jeweilige Dienstreise ein.
Speichere deine Eingabe.
Tipp: Du kannst pro Dienstreise beide Entgeltarten kombinieren, wenn sowohl Verpflegungsmehraufwand als auch Fahrtkosten angefallen sind.
Hinweis: Falls eine passende Entgeltart fehlt – zum Beispiel für die Erstattung von Übernachtungskosten – kannst du sie auf Wunsch über den Support anlegen lassen.
Praxistipp: Beide Entgeltarten in einem Abrechnungszeitraum nutzen
Wenn ein Mitarbeitender in einem Abrechnungszeitraum mehrere Dienstreisen unternommen hat, kannst du für jede Reise ein eigenes Entgelt hinzufügen. So bleibt für dich und deinen Mitarbeitenden nachvollziehbar, welche Erstattung zu welcher Reise gehört – das erspart Rückfragen bei der nächsten Lohn- und Gehaltsabrechnung.
So erkennst du, dass die Erstattung geklappt hat
Nachdem du das Entgelt gespeichert hast, erscheint die Reisekostenerstattung in der Übersicht Stunden & Entgelte des jeweiligen Abrechnungszeitraums. In der fertigen Gehaltsabrechnung des Mitarbeitenden wird der Zuschuss Verpflegungsmehraufwand beziehungsweise das Kilometergeld als eigene Position ausgewiesen und automatisch steuerfrei berücksichtigt.
Gut zu wissen: Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Kilometergeld
Für Verpflegungsmehraufwand und Kilometergeld gelten feste, vom Gesetzgeber vorgegebene Pauschalen. Diese darfst du deinen Mitarbeitenden steuerfrei erstatten, ohne dass Einzelbelege für Verpflegung nötig sind.
Abwesenheit von mehr als 24 Stunden: Verpflegungsmehraufwand-Pauschale von 28,00 € pro Kalendertag
Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden oder An-/Abreisetag bei mehrtägiger Reise: Verpflegungsmehraufwand-Pauschale von 14,00 €
Dienstfahrt mit dem privaten PKW: Kilometergeld von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (0,20 € bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen)
Wichtig: Das Kilometergeld für Dienstreisen ist nicht mit der Pendlerpauschale für den Weg zur Arbeit zu verwechseln – dafür gelten andere Sätze und Regeln.