Du hast ein Firmenauto, einen Computer oder eine Maschine gekauft und zahlst den Kaufpreis über eine Finanzierung in Raten ab? In dieser Anleitung erfasst du die finanzierte Anschaffung in vier Schritten. Am Ende wird die Anschaffung automatisch abgeschrieben, das Darlehen ist erfasst und deine Darlehenszinsen zählen als Betriebsausgabe.
Beispiel: So sieht eine finanzierte Anschaffung aus
Eine finanzierte Anschaffung besteht in der Buchhaltung aus vier Teilen:
dem Kauf selbst,
der Anzahlung,
dem Darlehen
und den monatlichen Raten.
Das folgende Beispiel zieht sich durch alle Abschnitte dieses Artikels:
Was | Betrag |
Kaufpreis brutto Firmenauto (Rechnung des Autohauses)
| 35.700,00 € |
Anzahlung, von deinem Geschäftskonto bezahlt | 5.700,00 € |
Darlehen der Bank (Restbetrag) | 30.000,00 € |
Monatliche Rate | 575,00 € |
davon Tilgung | 500,00 € |
davon Darlehenszinsen | 75,00 € |
Die Umsatzsteuer auf der Rechnung des Autohauses kannst du dir als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen, wenn du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist.
Auf die Raten fällt grundsätzlich keine Umsatzsteuer an, denn Darlehenszinsen sind in der Regel umsatzsteuerfrei.
Die Tilgung ist der Teil der Rate, der dein Darlehen verringert.
Die Darlehenszinsen sind der Preis, den du der Bank für das Darlehen zahlst.
Schritt 1: Finanzierte Anschaffung als Ausgabe erfassen
Im ersten Schritt erfasst du die Rechnung über die finanzierte Anschaffung als Ausgabe. Dadurch wird die Anschaffung in deinem Anlagevermögen geführt und über die Nutzungsdauer abgeschrieben.
Zum Anlagevermögen gehört alles, was du länger als ein Jahr im Unternehmen nutzt, z. B. ein Firmenauto oder ein Computer.
Außerdem kannst du dadurch deine Vorsteuer geltend machen.
Erfasse die Rechnung über den vollen Kaufpreis, im Beispiel 35.700,00 €.
Wähle ein Konto des Anlagevermögens, z. B. Pkw (520).
Belasse den Belegstatus auf Betrag wurde noch nicht bezahlt.
Klicke auf Speichern.
Beim Speichern erscheint die Frage, ob du die Ausgabe als Anlage abschreiben möchtest. Bestätige mit jetzt erfassen.
Du wirst direkt ins Anlagenverzeichnis weitergeleitet. Überprüfe dort die Eingabefelder und lege die Anlage an indem du auf Änderungen speichern klickst. Der erfasste Ausgabenbeleg und die Anlage stehen dann in direktem Zusammenhang miteinander.
✔️ Die Anlage wird nun automatisch abgeschrieben.
✔️ Die abziehbare Vorsteuer aus der Rechnung, im Beispiel 5.700,00 €, wird mit dem Beleg- bzw. Leistungsdatum in deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung berücksichtigt, falls du umsatzsteuerpflichtig bist.
Schritt 2: Anzahlung für eine finanzierte Anschaffung zuordnen
Die Anzahlung ist der Teil des Kaufpreises, den du bei einer finanzierten Anschaffung selbst bezahlst. Wie du die Anzahlung erfasst, hängt davon ab, wie du sie bezahlt hast: über dein Bankkonto, bar aus der Kasse oder gar nicht.
✅Anzahlung über das Bankkonto bezahlt
Wenn du die Anzahlung für die finanzierte Anschaffung von deinem Bankkonto überwiesen hast, ordnest du den Bankumsatz dem Ausgabenbeleg zu.
Öffne dazu Finanzen > Umsätze und wähle den Umsatz der Anzahlung aus, im Beispiel 5.700,00 € (1).
Ordne den Umsatz dem Ausgabenbeleg der Anschaffung zu, indem du über Beleg wählen (2) die betroffene Rechnung suchst und auswählst (3).
Klicke im Anschluss auf Zuordnen (4).
Da der Ausgabenbeleg nach der Anzahlung noch nicht vollständig bezahlt ist, wirst du nach einem Differenzgrund gefragt. Wähle Teilabgleich. Ein Teilabgleich bedeutet: Der Beleg ist erst zum Teil bezahlt, der Rest folgt separat.
Zum Restbetrag:
Rufe den Beleg in der Belegliste auf. Klicke im Ausgabenbeleg auf Zahlung erfassen und erfasse den Restbetrag, im Beispiel 30.000,00 €, mit der Zahlart Privat.
Der Ausgabenbeleg ist jetzt vollständig bezahlt und somit ausgeglichen.
✅ Anzahlung bar aus der Kasse bezahlt
Wenn du die Anzahlung für die finanzierte Anschaffung bar bezahlt hast, erfasst du die Zahlung direkt im Ausgabenbeleg.
Öffne dazu den Ausgabenbeleg der Anschaffung in deiner Belegliste.
Klicke auf Zahlung erfassen und wähle die Zahlart Kasse. Trage dabei das Zahldatum und den Betrag der Anzahlung ein.
Klicke erneut auf Zahlung erfassen und erfasse den Restbetrag mit der Zahlart Privat. Der Ausgabenbeleg ist jetzt vollständig bezahlt.
✅ Keine Anzahlung geleistet
Wenn du für die finanzierte Anschaffung keine Anzahlung geleistet hast, erfasst du im Ausgabenbeleg den gesamten Kaufpreis über Zahlung erfassen mit der Zahlart Privat.
Warum die Zahlart Privat? Den Restbetrag der Anschaffung hat nicht dein Geschäftskonto bezahlt, sondern die Bank über das Darlehen.
Mit der Zahlart Privat ist der Ausgabenbeleg vollständig bezahlt.
Das Gegenstück dazu erfasst du in Schritt 3: Dort buchst du das Darlehen als Einnahme, ebenfalls mit der Zahlart Privat bezahlt. Beide Buchungen gleichen sich aus.
Schritt 3: Darlehen als Einnahme erfassen
Damit das Darlehen für deine finanzierte Anschaffung in der Buchhaltung steht, erfasst du den Darlehensbetrag als Einnahme. Diese Buchung ist gewinnneutral. Gewinnneutral heißt: Sie verändert deinen Gewinn nicht und du zahlst darauf keine Steuern.
Öffne die Belegerfassung und erfasse eine Einnahme über den Darlehensbetrag, im Beispiel 30.000,00 €.
Wenn du keinen Beleg zum Darlehen bzw. keinen Darlehensvertrag hast, aktiviere zunächst links unten die Option kein Bilddokument verwenden:
Nutze das Konto Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten, falls du das Darlehen von einer Bank erhalten hast.
Das Darlehen enthält grundsätzlich keine Umsatzsteuer.
Wähle den Belegstatus Betrag wurde bereits privat bezahlt.
Klicke auf Speichern.
Hinweis: Wenn du eine Bilanz erstellst, wird die Zahlart Privat auf kein Verrechnungskonto gebucht. Deine Steuerberatung sollte die Buchung "Ausgabe gegen Darlehen" deshalb in ihrer Kanzleisoftware anpassen.
Schritt 4: Kreditraten in Tilgung und Darlehenszinsen aufteilen
Jede Rate für deine finanzierte Anschaffung besteht aus zwei Teilen:
Tilgung
Darlehenszinsen
Diese beiden Teile buchst du auf unterschiedliche Kategorien, weil sie sich steuerlich unterschiedlich auswirken. Wie hoch Tilgung und Zinsen sind, steht in der Regel im Verwendungszweck der Abbuchung oder in deinem Tilgungsplan.
✅Tilgungsanteil der Kreditrate buche
Öffne Finanzen > Umsätze und wähle die Abbuchung der Rate aus, im Beispiel 575,00 €.
Springe dann in den Reiter Kategorie wählen (1) und wähle dort die Kategorie Darlehen aus (2). Hinter der Kategorie Darlehen verbirgt sich das Konto Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten, welches durch diese Zuordnung Stück für Stück ausgeglichen wird.
Passe den Betrag auf den Tilgungsbetrag an, in diesem Beispiel 500,00€.
Bestätige im Anschluss über zuordnen.
Zur Prüfung kannst du dir das Kontenblatt zum Konto Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (SKR03 630/ SKR04 3150) ansehen.
Dort solltest du das in Schritt 3 erfasste Darlehen im Haben und die Tilgung im Soll wiederfinden.
✅Zinsanteil der Kreditrate buchen
Öffne erneut Finanzen > Umsätze und wähle die Abbuchung der Rate aus, im Beispiel 575,00 €.
Klicke auf weitere Zuordnung unten rechts:
Erfasse diesmal den Zinsanteil, im Beispiel 75,00 €, auf die Kategorie Darlehenszinsen. Hinter der Kategorie Darlehenszinsen verbirgt sich das Konto Zinsaufwendungen für langfristige Verbindlichkeiten (SKR03 2120 /SKR04 7320):
Die Zinsen zählen zu den Betriebsausgaben und mindern somit deinen Gewinn.
Wiederhole diese Schritte für jede monatliche Rate.