Du möchtest deine Lohnabrechnung abschließen, erhältst jedoch eine Fehlermeldung zu den ELStAM-Daten (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale)? Diese Blockade verhindert den finalen Abschluss der Abrechnung. In dieser Anleitung führen wir dich Schritt für Schritt zur Lösung, damit du deinen Arbeitsfluss schnell fortsetzen kannst.
Ursachen: Warum der ELStAM-Abruf blockiert wird
Beim letzten Schritt der Abrechnung erscheint folgende Fehlermeldung:
"Ihr Finanzamt hat die Lohnsteuermerkmale (Steuerklasse, Kinderfreibetrag, usw.) - ELStAM genannt - nicht bereitgestellt."
Warum tritt dieser Fehler auf?
Das ELStAM-Verfahren unterliegt strengsten Sicherheitsrichtlinien. Ein erfolgreicher Datenaustausch erfolgt nur bei einer 100-prozentigen Übereinstimmung der Identifikationsmerkmale. Weichen deine Eingaben auch nur minimal von den Datensätzen des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) ab, wird der Abruf automatisch verweigert.
Die häufigsten Fehlerquellen sind:
Die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID): Es liegt ein Zahlendreher vor oder die Nummer gehört nicht zur Person.
Das Geburtsdatum: Das im System hinterlegte Datum stimmt nicht exakt mit dem Datum überein, das unter der Steuer-ID gespeichert ist.
Lösungsweg: So behebst du den ELStAM-Fehler
Um die Blockade aufzuheben, stehen dir je nach Ursache zwei Wege zur Verfügung:
1. Stammdaten im Mitarbeiterprofil korrigieren
Prüfe die hinterlegten Daten direkt im Mitarbeiterformular und gleiche diese mit den amtlichen Dokumenten ab. Sobald du eine Korrektur speicherst, stößt Lexware Office über Nacht automatisch einen neuen Abruf beim Finanzamt an.
2. Klärung mit der Finanzbehörde
Sollten alle Daten in Lexware Office nachweislich korrekt sein (Abgleich mit dem BZSt-Schreiben), liegt die Ursache auf behördlicher Seite. In diesem Fall ist eine direkte Kontaktaufnahme mit dem zuständigen Finanzamt erforderlich.
Anleitung zur Fehlerbehebung: So prüfst und korrigierst du Daten deiner Mitarbeitenden
Damit Lexware Office die ELStAM-Daten erfolgreich beim Finanzamt anfordern kann, müssen die hinterlegten Daten deiner Mitarbeitenden exakt übereinstimmen. Folge diesen Schritten, um die Korrektur vorzunehmen und den automatischen Abruf über Nacht neu zu starten.
Schritt 1: Offizielle Dokumente prüfen
Fordere von deinen Mitarbeitenden folgende Originaldokumente zur Ansicht an:
Das offizielle Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern: Nur hier ist die Steuer-ID verlässlich und korrekt aufgeführt.
Den Personalausweis: Dieser dient zur zweifelsfreien Bestätigung des Geburtsdatums und der korrekten Schreibweise des Namens.
Verlasse dich bei Steuerdaten bitte niemals auf mündliche Aussagen, handschriftliche Notizen oder alte Personalfragebögen. Fehlerquellen schleichen sich hier zu leicht ein.
Schritt 2: Datenabgleich in Lexware Office durchführen
Sobald dir die Dokumente vorliegen, öffne Lexware Office und navigiere in den Bereich der Mitarbeiterstammdaten. Führe nun einen präzisen Abgleich durch:
Steuer-ID prüfen: Vergleiche die elfstellige Nummer Ziffer für Ziffer. Achte besonders auf Zahlendreher.
Geburtsdatum kontrollieren: Stimmen Tag, Monat und Jahr exakt mit dem Ausweis überein?
Korrektur vornehmen: Solltest du eine Abweichung feststellen, korrigiere diese sofort im System und speichere die Änderungen.
Du musst vorerst nichts weiter unternehmen. Lexware Office stößt nun über Nacht automatisch den neuen Abruf der ELStAM-Daten an. Sobald das Finanzamt die Daten freigegeben hat, kannst du die Abrechnung wie gewohnt fertigstellen.
Externe Fehlerquellen: Wenn der ELStAM-Abruf trotz korrekter Daten scheitert
Hast du die Stammdaten in Lexware Office bereits mit dem Personalausweis und dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) abgeglichen und keine Abweichungen festgestellt?
In diesem Fall liegt die Ursache nicht an deiner Eingabe, sondern sehr wahrscheinlich bei der Finanzbehörde. Mögliche Gründe sind veraltete Meldedaten im System der Finanzverwaltung oder eine technische Abrufsperre für den betreffenden Mitarbeitenden.
So löst du das Problem mit dem Finanzamt:
Da Lexware Office keinen direkten Zugriff auf die behördlichen Datenbanken hat, ist eine Klärung durch dich oder deine Mitarbeitenden erforderlich:
Zuständiges Finanzamt kontaktieren: Wende dich telefonisch oder schriftlich an das Betriebsstättenfinanzamt.
Sachverhalt präzise schildern: Nutze folgende Formulierung:
"Der ELStAM-Abruf für unseren Mitarbeitenden [Name] scheitert trotz korrekter Identifikationsdaten (Steuer-ID und Geburtsdatum) mit der Fehlermeldung 'Arbeitnehmer nicht bekannt'."
Gezielte Prüfung anfordern: Bitte die Sachbearbeitung explizit zu prüfen, ob eine Abrufsperre vorliegt oder ob die dort hinterlegten Stammdaten (z. B. Schreibweise des Namens oder Geburtsdatum) von deinen Unterlagen abweichen.
Häufige Fragen
Was kann ich tun, wenn die Steuer-ID nicht auffindbar ist?
Was kann ich tun, wenn die Steuer-ID nicht auffindbar ist?
Ohne die Steuer-ID ist eine Anmeldung zum ELStAM-Verfahren unmöglich.
Wenn es vorkommt, dass Mitarbeitende ihr Schreiben mit der Steuer-Identifikationsnummer nicht mehr finden, dann kann die Steuer-ID neu angefordert werden. Sowohl deine Mitarbeitenden selbst als auch du als Arbeitgeber:in hast die Möglichkeit, die erneute Zusendung der Steuer-ID zu veranlassen. Dieser Prozess wird zentral über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgewickelt. Beachte dabei folgende wichtige Hinweise:
Antrag: Nutze das Online-Eingabeformular für die „Erneute Mitteilung der IdNr“ auf der Webseite des BZSt.
Versand: Die Mitteilung der Nummer erfolgt ausschließlich per Brief an die aktuelle Meldeanschrift deiner Mitarbeitenden. Eine Übermittlung per E-Mail oder Telefon ist aus datenschutzrechtlichen Gründen ausgeschlossen.
Warum ist es wichtig, dass die ELStAM-Daten korrekt sind?
Warum ist es wichtig, dass die ELStAM-Daten korrekt sind?
Die ELStAM-Daten sind das Fundament für eine korrekte Lohnabrechnung.
Rechtssicherheit: Nur mit korrekten Daten erfüllst du deine gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber:in.
Vermeidung von Nachzahlungen: Falsche Abrechnungen (z. B. durch eine vorläufige Einstufung in Steuerklasse 6 bei fehlenden Daten) können später zu aufwendigen Korrekturen und Nachforderungen führen.
Zufriedene Mitarbeitende: Deine Angestellten verlassen sich darauf, dass ihr Nettogehalt stimmt und pünktlich überwiesen wird.