Du erstellst häufig mehrere Lieferscheine für die gleichen Kund:innen? Mit Lexware Office kannst du diese in eine Sammelrechnung überführen — eine Rechnung, die alle ausgewählten Lieferscheine eines Kunden in einem Dokument zusammenfasst.
ℹ️ Voraussetzung: Die Sammelrechnung aus Lieferscheinen ist ausschließlich in Lexware Office XL verfügbar. Wenn der Button Sammelrechnung erstellen nicht erscheint, prüfe deine Version unter Einstellungen → Mein Vertrag.
So erstellst du eine Sammelrechnung aus Lieferscheinen
Unter Belege → Ausgangsbelege wählst du zunächst alle Lieferscheine aus, die du in einer Sammelrechnung zusammenfassen willst. Klicke dann auf der rechten Seite auf Sammelrechnung erstellen.
💡 Nutze eine Kombination der Filterfunktionen in der Belegliste, um nur bestimmte Lieferscheine anzuzeigen und so eine schnellere Auswahl zu treffen:
Links den Filter auf Belegtyp Ausgangsbelege → Lieferscheine schalten
Oben das Suchfeld verwenden, um die Liste nach einem Kontakt zu filtern
Anschließend öffnet sich der Rechnungseditor. Als Rechnungsempfänger:in ist der Kontakt der Lieferscheine hinterlegt. Die Belegpositionen einer Sammelrechnung bestehen aus den Inhalten der ausgewählten Lieferscheine. Diese werden pro Lieferschein getrennt dargestellt und mit dessen Nummer und Datum als Freitextposition (d. h. eine manuell eingetragene Zeile ohne Artikelbezug) eingeleitet. Dieser Vorgang gilt nur für Sammelrechnungen.
Wenn notwendig kannst du nun noch weitere Anpassungen vornehmen, wie zum Beispiel die Beschreibungen erweitern oder die Reihenfolge der Positionen anpassen. Achte dabei darauf, dass du die Ausweisung der tatsächlichen Lieferungen nicht veränderst. Wenn alles stimmt, schließe die Sammelrechnung ab und versende sie wie gewohnt über Senden.
⚠️ Negative Mengen sind im Lieferschein nicht möglich: Rücknahmen oder Pfand lassen sich nicht als negative Menge im Lieferschein erfassen. Füge die negative Position stattdessen direkt in der Sammelrechnung ein — sofern der Gesamtbetrag der Sammelrechnung positiv bleibt.
ℹ️ Du verwendest Soll-Versteuerung als Besteuerungs-Art, also die Versteuerung nach vereinbarten Entgelten? Dann achte darauf, dass du deine Lieferscheine stets im Zeitraum deiner Umsatzsteuer-Voranmeldung in eine Sammelrechnung überführst.
💡 Gut zu wissen: Eine direkte Übersicht für noch nicht abgerechnete Lieferscheine gibt es in Lexware Office nicht. Als Workaround: Öffne unter Belege → Ausgangsbelege → Lieferscheine einen Lieferschein. In der rechten Seitenleiste siehst du, ob bereits ein zugehöriger Beleg (z. B. eine Sammelrechnung) existiert.