Du möchtest deiner Steuerkanzlei Dokumente mit sensiblen Daten schicken, ohne sie per E-Mail anzuhängen? Mit dem Dateiaustausch in Lexware Office überträgst du Tabellen, Vorlagen oder Unterlagen für deine Einkommensteuererklärung verschlüsselt. Auch deine Steuerkanzlei kann dir über den Dateiaustausch Dateien bereitstellen.
Wofür du den Dateiaustausch mit der Steuerkanzlei nutzt
Den Dateiaustausch mit deiner Steuerkanzlei nutzt du für Dokumente, die du nicht als Beleg in der Buchhaltung von Lexware Office erfasst, die deine Steuerkanzlei aber trotzdem braucht. Typische Beispiele:
Unterlagen für deine Einkommensteuererklärung, zum Beispiel Spendenquittungen oder Nachweise über Versicherungsbeiträge
Exportdateien, die du manuell in Lexware Office erstellt hast, zum Beispiel einen Export im DATEV-Format
Tabellen und Vorlagen, die du mit deiner Steuerkanzlei abstimmst
Eingangs- und Ausgangsrechnungen für deine Buchhaltung erfasst du dagegen als Beleg in Lexware Office. Deine Steuerkanzlei bekommt diese Belege über einen Export oder über die Anbindung an ihre Kanzleisoftware. Wie du Daten manuell exportierst, erfährst du im Artikel Manuelle Exporte für den Datentransfer an die Steuerkanzlei.
Voraussetzungen für den Dateiaustausch mit der Steuerkanzlei
Den Bereich Dateiaustausch zeigt Lexware Office nur an, wenn du mit einer Steuerkanzlei verbunden bist. Dafür müssen zwei Dinge erfüllt sein:
Du hast deine Steuerkanzlei in Lexware Office eingeladen.
Deine Steuerkanzlei hat die Zusammenarbeit bestätigt.
Solange die Steuerkanzlei die Zusammenarbeit noch nicht bestätigt hat, fehlt der Bereich Dateiaustausch unter Einstellungen > Mein Steuerberater. Wie du deine Steuerkanzlei einlädst, erfährst du im Artikel Steuerberater-Zugang für deinen Account einrichten.
Dateiaustausch mit der Steuerkanzlei öffnen
Den Dateiaustausch mit deiner Steuerkanzlei findest du in Lexware Office in den Einstellungen.
Klicke auf Einstellungen.
Klicke auf Mein Steuerberater.
Scrolle nach unten. Im unteren Bereich der Seite siehst du den Bereich Dateiaustausch.
Dateien für die Steuerkanzlei hochladen
Im Bereich Dateiaustausch unter Einstellungen > Mein Steuerberater lädst du Dateien für deine Steuerkanzlei hoch. Jede Datei darf höchstens 25 MB (Megabyte) groß sein.
Öffne Einstellungen > Mein Steuerberater und scrolle zum Bereich Dateiaustausch.
Ziehe die Datei per Drag & Drop in das Feld Dateien hier ablegen oder auswählen. Alternativ klickst du auf auswählen und wählst die Datei auf deinem Computer aus.
Beim ersten Hochladen öffnet sich das Fenster Hinweis mit den Nutzungsbedingungen zum Datenaustausch. Unter Details kannst du die Nutzungsbedingungen und Informationen zum Datenschutz lesen.
Klicke auf Ich stimme zu. Die Zustimmung ist nur einmal nötig.
Sobald die Datei unter Hochgeladene Dateien erscheint, ist das Hochladen abgeschlossen. In der Liste Hochgeladene Dateien zeigt Lexware Office den Dateinamen, die Dateigröße, Datum und Uhrzeit des Hochladens und den Namen der Person, die die Datei hochgeladen hat.
Hinweis: Lexware Office verschlüsselt deine Dateien beim Hochladen automatisch und entschlüsselt sie erst wieder beim Herunterladen. So bleiben sensible Daten während der Übertragung geschützt.
So sieht deine Steuerkanzlei die hochgeladenen Dateien
Deine Steuerkanzlei sieht die Dateien, die du im Dateiaustausch hochlädst, direkt in ihrem Steuerkanzlei-Account bei dir als Mandant:
Im Reiter Überblick zeigt Lexware Office der Steuerkanzlei unter Neuigkeiten jede neue Datei mit ihrem Dateinamen an, zum Beispiel „Neue Datei: Rechnung_RE0001.pdf“.
Im Reiter Dateiaustausch sieht die Steuerkanzlei alle Dateien mit den Spalten Name, Größe, bereitgestellt am und Eigentümer. Im Reiter Dateiaustausch kann die Steuerkanzlei die Dateien auch herunterladen und löschen.
Dateien von der Steuerkanzlei herunterladen
Der Dateiaustausch funktioniert in beide Richtungen: Auch deine Steuerkanzlei kann Dateien für dich hochladen. Diese Dateien findest du im Bereich Dateiaustausch unter Einstellungen > Mein Steuerberater in der Liste Hochgeladene Dateien. In der Liste stehen der Dateiname, Datum und Uhrzeit des Hochladens und der Name deiner Steuerkanzlei.
Öffne Einstellungen > Mein Steuerberater und scrolle zum Bereich Dateiaustausch.
Klicke unter Hochgeladene Dateien auf den Dateinamen. Lexware Office lädt die Datei auf deinen Computer herunter.
Wichtig: Wenn deine Steuerkanzlei eine Datei für dich hochlädt, bekommst du keine E-Mail und keine Anzeige im Dashboard von Lexware Office. Bitte deine Steuerkanzlei deshalb, dir Bescheid zu geben, sobald sie eine Datei im Dateiaustausch bereitgestellt hat.
Dateien aus dem Dateiaustausch löschen
Der Dateiaustausch mit der Steuerkanzlei ist nur für die Übertragung gedacht, nicht zum dauerhaften Speichern von Dateien. Lade ausgetauschte Dateien deshalb herunter und lösche sie danach aus dem Dateiaustausch. So bleibt Platz für neue Dateien.
Öffne Einstellungen > Mein Steuerberater und scrolle zum Bereich Dateiaustausch.
Klicke unter Hochgeladene Dateien rechts neben dem Dateinamen auf das Papierkorb-Symbol.
Das Fenster Datei löschen öffnet sich. Bestätige mit Datei löschen.
Speicherlimit und Wissenswertes zum Dateiaustausch
Für den Dateiaustausch mit der Steuerkanzlei gelten in Lexware Office folgende Rahmenbedingungen:
Szenario / Kontext | Das gilt |
Wie viele Dateien passen in den Dateiaustausch? | Im Dateiaustausch mit der Steuerkanzlei können maximal 50 Dateien gleichzeitig liegen. Wenn das Limit erreicht ist, lösche zuerst Dateien, die bereits heruntergeladen wurden. |
Wie groß darf eine Datei sein? | Jede Datei im Dateiaustausch darf höchstens 25 MB (Megabyte) groß sein. |
Wirst du über neue Dateien der Steuerkanzlei informiert? | Lexware Office informiert dich nicht per E-Mail oder im Dashboard über neue Dateien im Dateiaustausch. Vereinbare mit deiner Steuerkanzlei, dass sie dir Bescheid gibt. |