Wer Bankumsätze regelmäßig als DATEV-CSV-Datei an die Steuerkanzlei übergibt, kennt das Problem: falsche Zeiträume, doppelte Buchungen, Importfehler auf der anderen Seite. Mit der richtigen Vorgehensweise in Lexware Office lassen sich all diese Stolperstellen von Anfang an vermeiden und die Übergabe läuft reibungslos.
Hinweis: Der Export enthält ausschließlich Transaktionsdaten (Wer, Wann, Wieviel, Verwendungszweck), keine Belegbilder und keine Buchungssätze. Was das konkret bedeutet, erfährst du im Abschnitt Limitationen.
1. Definiere die richtige Kontenart vor dem Export
Bevor du einen Export startest, musst du sicherstellen, dass Lexware Office das Konto als geschäftlich relevant erkennt. Nur Umsätze von Geschäftskonten oder gemischt genutzten Konten können exportiert werden. Das Konto muss außerdem aktiv sein. Konten, die in diesem Bereich deaktiviert wurden, werden im Export-Bereich nicht angezeigt.
So gehst du vor:
Öffne Finanzen > Konten.
Wähle das entsprechende Konto aus.
Klicke auf das Drei-Punkte-Symbol und wähle Konto bearbeiten.
Stelle unter "Kontennutzung" sicher, dass Geschäftlich oder Gemischt ausgewählt ist.
❌ Häufige Fehlerquelle:
Du versuchst, ein als "Privatkonto" geschlüsseltes Konto zu exportieren, um private Auslagen geltend zu machen.
Ergebnis: Dieses wird dir im Exportbereich nicht angezeigt.
✅ Unsere Empfehlung:
Stelle das Konto auf "Gemischtes Konto" um, bevor du den Exportbereich aufrufst.
Warum: Erst durch diese Kennzeichnung wird der Export für dieses Konto technisch ermöglicht.
2. Wähle den exakten Exportzeitraum
Ein zu weit gefasster Zeitraum ist die häufigste Ursache für Dubletten in der Steuerkanzlei. Vermeide es, "einfach alles" zu exportieren. Stimme dich ab, bis zu welchem Datum die Buchhaltung bereits abgeschlossen ist.
So gehst du vor:
Gehe zu Einstellungen > Export.
Wähle den Reiter Meine Lexware Office-Daten herunterladen.
Definiere den "Exportzeitraum" und wähle den Monat oder das Quartal, das deine Steuerkanzlei benötigt (z. B. 01.01.2025 – 31.01.2025).
❌ Häufige Fehlerquelle:
Du exportierst das gesamte Jahr, obwohl Q1 und Q2 bereits verbucht wurden.
Folge: In der Steuerkanzlei entstehen Dubletten, die mühsam und zeitaufwendig manuell aussortiert werden müssen.
✅ Gutes Beispiel:
Grenze den Zeitraum exakt ein (z. B. auf "01.11.2025 – 30.11.2025"), wenn die Vormonate bereits abgeschlossen sind.
Dein Vorteil: Du garantierst eine saubere Schnittstelle ohne unnötigen Datenballast und vermeidest Rückfragen deiner Buchhaltung.
3. Nutze den DATEV-Export für Girokonten mit IBAN
Für klassische Bankkonten ist der DATEV-Standard das Format der Wahl. Es enthält alle notwendigen Informationen (IBAN, BIC, Verwendungszweck) für eine reibungslose Verbuchung.
So gehst du vor:
Scrolle im Export-Bereich nach unten.
Wähle unter Kontoumsätze der Geschäftskonten > Girokonten.
Klicke auf Export starten.
Es wird eine ZIP-Datei erstellt, die pro Konto eine CSV-Datei enthält. Falls im gewählten Zeitraum keine Umsätze vorhanden sind, wird auch keine Datei erzeugt.
4. Behandle PayPal und Neo-Banken gesondert
Konten ohne klassische IBAN/BIC (wie PayPal oder manche Kreditkarten) benötigen eine spezielle Handhabung, da das Standard-DATEV-Format hier oft an seine Grenzen stößt. Lexware Office stellt diese Daten daher automatisch in einem neutralen CSV-Format bereit.
So gehst du vor:
Wähle unter Kontoumsätze der Geschäftskonten > Zahlungsdienstleister ohne BIC oder IBAN.
Klicke auf Export starten.
Es wird eine ZIP-Datei erstellt, die pro Zahlungsdienstleister eine CSV-Datei enthält. Falls im gewählten Zeitraum keine Umsätze vorhanden sind, wird auch keine Datei erzeugt.
❌ Häufige Fehlerquelle:
Du versuchst, eine PayPal-CSV manuell als MT940 oder Standard-DATEV-Datei in das Kanzlei-System zu importieren.
Die Folge: Es treten Importfehler auf, da erforderliche Felder wie die IBAN und die BIC fehlen.
✅ Unsere Empfehlung:
Nutze für diese speziellen Dateien den ISWL-Bankkonverter von DATEV oder stimme das Importformat vorab direkt mit deiner Kanzlei ab.
Warum: Spezial-Tools wandeln das neutrale Format korrekt in buchbare Datensätze um und ersparen dir langwierige Fehlersuchen.
5. Verzichte auf den Export bei Offline-Konten
Wenn du ein Konto manuell (offline) führst und Umsätze per CSV importierst, liegt dir die Originaldatei der Bank bereits vor. Ein erneuter Export aus Lexware Office verschlechtert oft die Datenqualität.
Die goldene Regel: Gib bei Offline-Konten immer die Original-CSV-Datei der Bank direkt an die Steuerkanzlei weiter.
❌ Häufige Fehlerquelle:
Du importierst eine CSV-Datei in Lexware Office und exportierst diese anschließend erneut für den Steuerberater.
Die Folge: Durch mehrfache Konvertierungsschritte können wichtige Detailinformationen der Bank verloren gehen.
✅ Unsere Empfehlung:
Leite die Original-Datei deines Kreditinstituts ohne Umwege an die Kanzlei weiter.
Warum: Dies garantiert die unverfälschte Datenqualität des Ursprungsbelegs und vermeidet Formatfehler beim Import in die Buchhaltungssoftware.
6. Nutze den sicheren Dateiaustausch
Sende sensible Finanzdaten niemals unverschlüsselt per E-Mail. Nutze den sicheren Datenaustausch in Lexware Office.
So gehst du vor:
Gehe zu Einstellungen > Mein Steuerberater.
Lade die exportierte ZIP-Datei dort hoch.
Deine Kanzlei wird automatisch benachrichtigt (sofern der Zugang eingerichtet ist).
Wie du den sicheren Datenaustausch aktivierst und verwendest, erfährst du in unserem Artikel Sicherer Dateiaustausch mit der Steuerkanzlei.
Limitationen
Was dieser Export nicht enthält:
Keine Belegbilder: Dieser Export enthält nur die reinen Transaktionsdaten (Wer, Wann, Wieviel, Verwendungszweck). Die zugehörigen Rechnungsbilder müssen separat übertragen werden.
Keine Vorkontierung: Der Bankexport enthält keine Buchungssätze, sondern ausschließlich Zahlungsbewegungen. Die Verbuchung erfolgt im System der Steuerkanzlei.