Wer Bankumsätze regelmäßig als DATEV-CSV-Datei an die Steuerkanzlei übergibt, kennt das Problem: falsche Zeiträume, doppelte Buchungen, Importfehler auf der anderen Seite. Mit der richtigen Vorgehensweise in Lexware Office lassen sich all diese Stolperstellen von Anfang an vermeiden und die Übergabe läuft reibungslos.
Hinweis: Der Export enthält ausschließlich Transaktionsdaten (Wer, Wann, Wieviel, Verwendungszweck), keine Belegbilder und keine Buchungssätze. Was das konkret bedeutet, erfahren Sie im Abschnitt Limitationen.
1. Definieren Sie die richtige Kontenart vor dem Export
Bevor Sie einen Export starten, müssen Sie sicherstellen, dass Lexware Office das Konto als geschäftlich relevant erkennt. Nur Umsätze von Geschäftskonten oder gemischt genutzten Konten können exportiert werden. Das Konto muss außerdem aktiv sein. Konten, die in diesem Bereich deaktiviert wurden, werden im Export-Bereich nicht angezeigt.
So gehen Sie vor:
Öffnen Sie Finanzen > Konten.
Wählen Sie das entsprechende Konto aus.
Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol und wählen Sie Konto bearbeiten.
Stellen Sie unter "Kontennutzung" sicher, dass Geschäftlich oder Gemischt ausgewählt ist.
❌ Häufige Fehlerquelle:
Sie versuchen, ein als "Privatkonto" geschlüsseltes Konto zu exportieren, um private Auslagen geltend zu machen.
Ergebnis: Dieses wird Ihnen im Exportbereich nicht angezeigt.
✅ Unsere Empfehlung:
Stellen Sie das Konto auf "Gemischtes Konto" um, bevor Sie den Exportbereich aufrufen.
Warum: Erst durch diese Kennzeichnung wird der Export für dieses Konto technisch ermöglicht.
2. Wählen Sie den exakten Exportzeitraum
Ein zu weit gefasster Zeitraum ist die häufigste Ursache für Dubletten in der Steuerkanzlei. Vermeiden Sie es, "einfach alles" zu exportieren. Stimmen Sie sich ab, bis zu welchem Datum die Buchhaltung bereits abgeschlossen ist.
So gehen Sie vor:
Gehen Sie zu Einstellungen > Export.
Wählen Sie den Reiter Meine Lexware Office-Daten herunterladen.
Definieren Sie den "Exportzeitraum" und wählen den Monat oder das Quartal, das Ihre Steuerkanzlei benötigt (z. B. 01.01.2025 – 31.01.2025).
❌ Häufige Fehlerquelle:
Sie exportieren das gesamte Jahr, obwohl Q1 und Q2 betreits verbucht wurden.
Folge: In der Steuerkanzlei entstehen Dubletten, die mühsam und zeitaufwendig manuell aussortiert werden müssen.
✅ Gutes Beispiel:
Grenzen Sie den Zeitraum exakt ein (z. B. auf "01.11.2025 – 30.11.2025"), wenn die Vormonate bereits abgeschlossen sind.
Ihr Vorteil: Sie garantieren eine saubere Schnittstelle ohne unnötigen Datenballast und vermeiden Rückfragen Ihrer Buchhaltung.
3. Nutzen Sie den DATEV-Export für Girokonten mit IBAN
Für klassische Bankkonten ist der DATEV-Standard das Format der Wahl. Es enthält alle notwendigen Informationen (IBAN, BIC, Verwendungszweck) für eine reibungslose Verbuchung.
So gehen Sie vor:
Scrollen Sie im Export-Bereich nach unten.
Wählen Sie unter Kontoumsätze der Geschäftskonten > Girokonten.
Klicken Sie auf Export starten.
Es wird eine ZIP-Datei erstellt, die pro Konto eine CSV-Datei enthält. Falls im gewählten Zeitraum keine Umsätze vorhanden sind, wird auch keine Datei erzeugt.
4. Behandeln Sie PayPal und Neo-Banken gesondert
Konten ohne klassische IBAN/BIC (wie PayPal oder manche Kreditkarten) benötigen eine spezielle Handhabung, da das Standard-DATEV-Format hier oft an seine Grenzen stößt. Lexware Office stellt diese Daten daher automatisch in einem neutralen CSV-Format bereit.
So gehen Sie vor:
Wählen Sie unter Kontoumsätze der Geschäftskonten > Zahlungsdienstleister ohne BIC oder IBAN.
Klicken Sie auf Export starten.
Es wird eine ZIP-Datei erstellt, die pro Zahlungsdienstleister eine CSV-Datei enthält. Falls im gewählten Zeitraum keine Umsätze vorhanden sind, wird auch keine Datei erzeugt.
❌ Häufige Fehlerquelle:
Sie versuchen, eine PayPal-CSV manuell als MT940 oder Standard-DATEV-Datei in das Kanzlei-System zu importieren.
Die Folge: Es treten Importfehler auf, da erforderliche Felder wie die IBAN und die BIC fehlen.
✅ Unsere Empfehlung:
Nutzen Sie für diese speziellen Dateien den ISWL-Bankkonverter von DATEV oder stimmen Sie das Importformat vorab direkt mit Ihrer Kanzlei ab.
Warum: Spezial-Tools wandeln das neutrale Format korrekt in buchbare Datensätze um und ersparen Ihnen langwierige Fehlersuchen.
5. Verzichten Sie auf den Export bei Offline-Konten
Wenn Sie ein Konto manuell (offline) führen und Umsätze per CSV importieren, liegt Ihnen die Originaldatei der Bank bereits vor. Ein erneuter Export aus Lexware Office verschlechtert oft die Datenqualität.
Die goldene Regel: Geben Sie bei Offline-Konten immer die Original-CSV-Datei der Bank direkt an die Steuerkanzlei weiter.
❌ Häufige Fehlerquelle:
Sie importieren eine CSV-Datei in Lexware Office und exportieren diese anschließend erneut für den Steuerberater.
Die Folge: Durch mehrfache Konvertierungsschritte können wichtige Detailinformationen der Bank verloren gehen.
✅ Unsere Empfehlung:
Leiten Sie die Original-Datei Ihres Kreditinstituts ohne Umwege an die Kanzlei weiter.
Warum: Dies garantiert die unverfälschte Datenqualität des Ursprungsbelegs und vermeidet Formatfehler beim Import in die Buchhaltungssoftware.
6. Nutzen Sie den sicheren Dateiaustausch
Senden Sie sensible Finanzdaten niemals unverschlüsselt per E-Mail. Nutzen Sie die den sicheren Datenaustausch in Lexware Office.
So gehen Sie vor:
Gehen Sie zu Einstellungen > Mein Steuerberater.
Laden Sie die exportierte ZIP-Datei dort hoch.
Ihre Kanzlei wird automatisch benachrichtigt (sofern der Zugang eingerichtet ist).
Wie sie den sicheren Datenaustausch aktivieren und verwenden, erfahren Sie in unserem Artikel Sicherer Dateiaustausch mit der Steuerkanzlei.
Limitationen
Was dieser Export nicht enthält:
Keine Belegbilder: Dieser Export enthält nur die reinen Transaktionsdaten (Wer, Wann, Wieviel, Verwendungszweck). Die zugehörigen Rechnungsbilder müssen separat übertragen werden.
Keine Vorkontierung: Der Bankexport enthält keine Buchungssätze, sondern ausschließlich Zahlungsbewegungen. Die Verbuchung erfolgt im System der Steuerkanzlei.