In diesem Artikel erfährst du, wie deine Mitarbeitenden auf ihre Dokumente in den Self Services zugreifen, wie lange dieser Zugang bestehen bleibt und wie deine Mitarbeitenden über neue Lohndokumente informiert werden. So kannst du deinen Mitarbeitenden den Zugang sicher erklären und den Zugang bei Bedarf jederzeit verwalten.
So greifen deine Mitarbeitenden auf ihre Dokumente zu
Deine Mitarbeitenden greifen über die Self Services auf ihre Dokumente zu. Nach der Registrierung sind die Self Services unter app.lexware.de/selfservices erreichbar. Die Self Services sind als Web-App verfügbar und funktionieren deshalb unabhängig vom Betriebssystem und Endgerät deiner Mitarbeitenden. Du brauchst dafür nur einen Browser in einer aktuellen Version und eine aktive Internetverbindung.
Für noch schnelleren Zugriff können sich deine Mitarbeitenden zusätzlich einen Shortcut auf dem Homescreen ihres Smartphones speichern. Die Anleitung dazu findest du im Artikel Self Services auf den Home-Bildschirm deines Smartphones hinzufügen.
Mitarbeitende, für die du zusätzlich weitere Lexware Office Funktionen freigeschaltet hast, finden im Benutzerkonto der Self Services außerdem einen Link zu ihren Lohndokumenten.
So lange können deine Mitarbeitenden auf ihre Lohndokumente zugreifen
Der Zugang zu den Self Services und damit das Abrufen der Lohnabrechnungen bleibt so lange aktiv, bis du ihn wieder entziehst. Deine Mitarbeitenden können ihre Lohndokumente also zeitlich unbegrenzt abrufen, solange du den Zugang nicht aktiv beendest.
Achte besonders darauf, den Zugang von ausgeschiedenen Mitarbeitenden zu entziehen, sobald er nicht mehr benötigt wird.
👉 Mehr dazu im Artikel Wie entziehe ich den Zugang zu den Self Services wieder?.
So werden deine Mitarbeitenden über neue Dokumente informiert
Deine Mitarbeitenden erhalten automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald du die Lohnabrechnung erstellt hast und neue Dokumente zum Abruf bereitstehen. Diese E-Mail-Benachrichtigung wird spätestens 30 Minuten nach der Lohnabrechnung verschickt.
Sonderfälle bei der Benachrichtigung über neue Dokumente
Bei manchen Dokumenten dauert die Benachrichtigung länger:
Lohnsteuerbescheinigungen (Jahresbescheinigung über die gezahlte Lohnsteuer) brauchen bis zu 24 Stunden, bis das Finanzamt sie geprüft und freigegeben hat. Die Lohnsteuerbescheinigung erscheint zwar schon als Eintrag in der Dokumentenliste deiner Mitarbeitenden, lässt sich aber erst nach der Freigabe abrufen. Sobald das Finanzamt die Freigabe erteilt hat, kannst du das Dokument abrufen, und deine Mitarbeitenden erhalten es automatisch inklusive E-Mail-Benachrichtigung.
Auch bei Sofortmeldungen (Meldungen an die Sozialversicherung zum Beschäftigungsbeginn) und Meldebescheinigungen (Nachweise über gemeldete Beschäftigungszeiten) kann es zu Verzögerungen kommen. Grund ist das gesetzliche Meldeverfahren. Du als Arbeitgeber:in siehst Sofortmeldungen und Meldebescheinigungen bereits im Bereich Dokumente. Sobald die Dokumente das Meldeverfahren durchlaufen haben und für deine Mitarbeitenden bereitstehen, erhältst du erneut eine E-Mail-Benachrichtigung.
So sieht die E-Mail-Benachrichtigung aus, die deine Mitarbeitenden erhalten, wenn ein neues Dokument zur Verfügung steht:
