Damit Ihre Kund:innen Rechnungen schnell und fehlerfrei bezahlen können, bietet Lexware Office zwei QR-Code-Optionen an.
Der QR-Code erscheint auf der letzten Seite Ihrer Rechnung — direkt neben dem Gesamtbetrag. Ihre Kund:innen können ihn mit dem Smartphone scannen und die Zahlung in Sekunden abschließen.
In Lexware Office stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
PayPal.Me-Nutzername. Dieser wird sowohl als QR-Code als auch als Link auf Ihrer Rechnung dargestellt. Der Link kann in der PDF auch angeklickt werden. Neben Ihrem PayPal.Me-Nutzernamen umfassen der QR-Code und der Link auch den Rechnungsbetrag.
Bankkonto für Überweisungen. Dieses wird als sogenannter EPC-QR-Code auf Ihrer Rechnung dargestellt (manche Apps und Banken verwenden für diese Funktion auch den Begriff "GiroCode"). Dabei handelt es sich um ein spezielles QR-Code-Format, das von vielen mobilen Banking-Apps erkannt wird. Die App nutzt die codierten Informationen, um automatisch eine Überweisungsvorlage — u.a. mit Verwendungszweck und Rechnungsbetrag — zu befüllen. Ihre Kund:innen müssen die Überweisung dann nur noch freigeben.
Gut zu wissen:
Beide Optionen können gleichzeitig eingerichtet sein.
Ist eine Option einmal eingerichtet, können Sie diese mit dem Schalter auch für eine bestimmte Rechnung einmalig deaktivieren.
QR-Code einrichten
Um einen QR-Code einzurichten, erstellen Sie eine neue Rechnung und klicken Sie im Fußbereich am unteren Rand auf Einrichten.
Der Screenshot zeigt den Bereich am unteren Rand einer Rechnung. Dort sind die beiden QR-Code-Optionen sichtbar: PayPal.Me und Bankkonto für Überweisungen, jeweils mit dem Button Einrichten.
Für die Nutzung eines PayPal.Me-Links und QR-Codes müssen Sie Ihren PayPal.Me-Link in Ihrem PayPal-Konto aktiviert haben. Bei PayPal finden Sie weitere Informationen. Tragen Sie ihn dann in das Feld ein.
Um Ihr Bankkonto als QR-Code zu verwenden, muss es unter Bank hinterlegt sein. Womöglich haben Sie Ihr Bankkonto auch bereits im Drucklayout angegeben. In beiden Fällen erhalten Sie nach Klick auf Einrichten eine Auswahl aller geeigneten Bankkonten, die als EPC-QR-Code verwendet werden können.
Welche Vorteile ergeben sich bei der Nutzung von QR-Codes?
Der QR-Code auf Ihren Rechnungen macht es Ihren Kund:innen sehr einfach, schnell zu bezahlen. Diese benötigen nur das Smartphone und eine kompatible Banking-App. Ist der QR-Code einmal eingescannt, müssen keine weiteren Details eingegeben werden. Bei einem EPC-QR-Code ist zudem bereits ein Vorschlag für den Verwendungszweck hinterlegt.
Das bedeutet keine Tipparbeit für Ihre Kund:innen und vermeidet falsche Eingaben wichtiger Informationen, wie bspw. der IBAN. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Zahlung. Zudem vereinfacht der hinterlegte Verwendungszweck die Zuordnung des Zahlungseingangs.
Warum kann ich die Einrichtung eines QR-Codes nicht starten?
Wenn Sie den QR-Code nicht einrichten können und nach Klick auf Einrichten eine Fehlermeldung erhalten, wenden Sie sich bitte an den Administrator Ihrer Organisation. Einmal eingerichtet, kann jede:r Benutzer:in pro Beleg entscheiden, ob ein QR-Code für den aktuellen Beleg erstellt oder einmalig deaktiviert werden soll.
Bitte beachten Sie: QR-Codes (PayPal.Me oder EPC-QR-Code für Überweisungen) stehen nur für Rechnungen zur Verfügung.
Wie kann ich testen, welche Informationen in meinem QR-Code enthalten sind?
Bereits bei der Einrichtung des QR-Codes erhalten Sie eine Vorschau, welche Sie mit Ihrem Smartphone ausprobieren können.
Der Screenshot zeigt die QR-Code-Vorschau während der Einrichtung. Sie sehen einen scanfähigen QR-Code, den Sie direkt mit Ihrem Smartphone testen können.
Beachten Sie, dass zukünftig erstellte QR-Codes auf den Rechnungen von der Vorschau abweichen, da diese rechnungsspezifische Inhalte wie Betrag oder Rechnungsnummer als Verwendungszweck umfassen.
Gut zu wissen: Verwenden Sie die Scan-Funktion Ihrer Banking-App, um den Inhalt des EPC-QR-Codes auszulesen.
Wo erscheint der QR-Code auf meiner Rechnung?
Egal ob Sie einen PayPal.Me- oder EPC-QR-Code (oder sogar beide) nutzen — diese erscheinen immer am Ende auf der letzten Seite der Rechnung, in unmittelbarer Nähe zum Gesamtbetrag. Sie sehen den QR-Code online und auch im PDF-Ausdruck der Rechnung.
Was tue ich, wenn der QR-Code die falsche Kontoverbindung anzeigt?
Wenn der QR-Code auf Ihrer Rechnung eine veraltete oder falsche IBAN enthält, korrigieren Sie das direkt beim Erstellen der Rechnung:
Öffnen Sie eine neue Rechnung und scrollen Sie zum Fußbereich am unteren Rand der Rechnung.
Klicken Sie auf das Kontextmenü (drei Punkte) neben Ihrer Bank.
Der Screenshot zeigt das Kontextmenü mit der Option Bearbeiten.
Wählen Sie Bearbeiten und wählen Sie über den Pfeil die richtige Bankverbindung aus.
Der Screenshot zeigt die Auswahl der Bankverbindung über den Pfeil.
Der QR-Code wird dann mit der aktualisierten Bankverbindung generiert.
Wie kann ich die QR-Code-Funktion deaktivieren?
Sie haben zwei Möglichkeiten, die QR-Code-Funktion zu deaktivieren:
Einmalig pro Rechnung: Legen Sie im Fußbereich am unteren Rand der Rechnung den Schalter neben der jeweiligen QR-Code-Option um. Der QR-Code wird nur für diese eine Rechnung nicht erstellt.
Dauerhaft: Klicken Sie im Fußbereich am unteren Rand der Rechnung auf das Kontextmenü (drei Punkte) neben der jeweiligen Option und dann auf Zurücksetzen. Die Funktion wird vollständig entfernt.
Gut zu wissen: Wenn Sie den QR-Code für Überweisungen zurücksetzen, wird dabei nur der QR-Code deaktiviert. Das zugehörige Bankkonto bleibt unberührt.