Damit deine Kund:innen Rechnungen schnell und fehlerfrei bezahlen können, bietet Lexware Office zwei QR-Code-Optionen an.
Der QR-Code erscheint auf der letzten Seite deiner Rechnung — direkt neben dem Gesamtbetrag. Deine Kund:innen können ihn mit dem Smartphone scannen und die Zahlung in Sekunden abschließen.
In Lexware Office stehen dir zwei Optionen zur Verfügung:
PayPal.Me-Nutzername. Dieser wird sowohl als QR-Code als auch als Link auf deiner Rechnung dargestellt. Der Link kann in der PDF auch angeklickt werden. Neben deinem PayPal.Me-Nutzernamen umfassen der QR-Code und der Link auch den Rechnungsbetrag.
Bankkonto für Überweisungen. Dieses wird als sogenannter EPC-QR-Code auf deiner Rechnung dargestellt (manche Apps und Banken verwenden für diese Funktion auch den Begriff "GiroCode"). Dabei handelt es sich um ein spezielles QR-Code-Format, das von vielen mobilen Banking-Apps erkannt wird. Die App nutzt die codierten Informationen, um automatisch eine Überweisungsvorlage — u.a. mit Verwendungszweck und Rechnungsbetrag — zu befüllen. Deine Kund:innen müssen die Überweisung dann nur noch freigeben.
Gut zu wissen:
Beide Optionen können gleichzeitig eingerichtet sein.
Ist eine Option einmal eingerichtet, kannst du diese mit dem Schalter auch für eine bestimmte Rechnung einmalig deaktivieren.
Einmal eingerichtet, gilt die gewählte QR-Code-Option automatisch für alle künftigen Rechnungen. Du legst damit eine dauerhafte Grundeinstellung fest, die du später jederzeit anpassen oder entfernen kannst.
QR-Code einrichten
Um einen QR-Code einzurichten, erstelle eine neue Rechnung und klicke im Fußbereich am unteren Rand auf Einrichten.
Wie du eine neue Rechnung erstellst bzw. wo du die Rechnungserstellung in Lexware Office findest, erfährst du hier: Rechnung oder Teilrechnung erstellen – Schritt für Schritt.
Der Screenshot zeigt den Bereich am unteren Rand einer Rechnung. Dort sind die beiden QR-Code-Optionen sichtbar: PayPal.Me und Bankkonto für Überweisungen, jeweils mit dem Button Einrichten.
Für die Nutzung eines PayPal.Me-Links und QR-Codes musst du deinen PayPal.Me-Link in deinem PayPal-Konto aktiviert haben. Bei PayPal findest du weitere Informationen. Trag ihn dann in das Feld ein.
Um dein Bankkonto als QR-Code zu verwenden, muss es unter Bank hinterlegt sein. Vielleicht hast du dein Bankkonto auch bereits im Drucklayout angegeben. In beiden Fällen erhältst du nach Klick auf Einrichten eine Auswahl aller geeigneten Bankkonten, die als EPC-QR-Code verwendet werden können.
Sobald du eine der beiden Optionen auf diese Weise eingerichtet hast, wird sie automatisch auf alle künftig erstellten Rechnungen angewendet – es handelt sich also um eine feste Grundeinstellung für dein gesamtes Lexware Office Konto, nicht nur für die aktuelle Rechnung.
Welche Vorteile ergeben sich bei der Nutzung von QR-Codes?
Der QR-Code auf deinen Rechnungen macht es deinen Kund:innen sehr einfach, schnell zu bezahlen. Diese benötigen nur das Smartphone und eine kompatible Banking-App. Ist der QR-Code einmal eingescannt, müssen keine weiteren Details eingegeben werden. Bei einem EPC-QR-Code ist zudem bereits ein Vorschlag für den Verwendungszweck hinterlegt.
Das bedeutet keine Tipparbeit für deine Kund:innen und vermeidet falsche Eingaben wichtiger Informationen, wie bspw. der IBAN. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit einer schnellen Zahlung. Zudem vereinfacht der hinterlegte Verwendungszweck die Zuordnung des Zahlungseingangs.
Warum kann ich die Einrichtung eines QR-Codes nicht starten?
Wenn du den QR-Code nicht einrichten kannst und nach Klick auf Einrichten eine Fehlermeldung erhältst, wende dich bitte an den Administrator deiner Organisation. Einmal eingerichtet, kann jede:r Benutzer:in pro Beleg entscheiden, ob ein QR-Code für den aktuellen Beleg erstellt oder einmalig deaktiviert werden soll.
Bitte beachte: QR-Codes (PayPal.Me oder EPC-QR-Code für Überweisungen) stehen nur für Rechnungen zur Verfügung.
Wie kann ich testen, welche Informationen in meinem QR-Code enthalten sind?
Bereits bei der Einrichtung des QR-Codes erhältst du eine Vorschau, die du mit deinem Smartphone ausprobieren kannst.
Der Screenshot zeigt die QR-Code-Vorschau während der Einrichtung. Du siehst einen scanfähigen QR-Code, den du direkt mit deinem Smartphone testen kannst.
Beachte, dass zukünftig erstellte QR-Codes auf den Rechnungen von der Vorschau abweichen, da diese rechnungsspezifische Inhalte wie Betrag oder Rechnungsnummer als Verwendungszweck umfassen.
Gut zu wissen: Verwende die Scan-Funktion deiner Banking-App, um den Inhalt des EPC-QR-Codes auszulesen.
Wo erscheint der QR-Code auf meiner Rechnung?
Egal ob du einen PayPal.Me- oder EPC-QR-Code (oder sogar beide) nutzt — diese erscheinen immer am Ende auf der letzten Seite der Rechnung, in unmittelbarer Nähe zum Gesamtbetrag. Du siehst den QR-Code online und auch im PDF-Ausdruck der Rechnung.
Was tue ich, wenn der QR-Code die falsche Kontoverbindung anzeigt?
Wenn der QR-Code auf deiner Rechnung eine veraltete oder falsche IBAN enthält, korrigiere das direkt beim Erstellen der Rechnung:
Öffne eine neue Rechnung und scrolle zum Fußbereich am unteren Rand der Rechnung.
Klicke auf das Kontextmenü (drei Punkte) neben deiner Bank.
Der Screenshot zeigt das Kontextmenü mit der Option Bearbeiten.
Wähle Bearbeiten und wähle über den Pfeil die richtige Bankverbindung aus.
Der Screenshot zeigt die Auswahl der Bankverbindung über den Pfeil.
Der QR-Code wird dann mit der aktualisierten Bankverbindung generiert.
Wie kann ich die QR-Code-Funktion deaktivieren?
Da die QR-Code-Option nach der Einrichtung automatisch für alle Rechnungen gilt, hast du zwei Möglichkeiten, sie zu deaktivieren:
Einmalig pro Rechnung: Leg im Fußbereich am unteren Rand der Rechnung den Schalter neben der jeweiligen QR-Code-Option um. Der QR-Code wird nur für diese eine Rechnung nicht erstellt. Die grundsätzliche Einstellung für alle anderen Rechnungen bleibt dabei unverändert bestehen.
Dauerhaft: Klicke im Fußbereich am unteren Rand der Rechnung auf das Kontextmenü (drei Punkte) neben der jeweiligen Option und dann auf Zurücksetzen. Die Funktion wird vollständig entfernt. Damit hebst du die globale Standardeinstellung vollständig auf.
Gut zu wissen: Wenn du den QR-Code für Überweisungen zurücksetzt, wird dabei nur der QR-Code deaktiviert. Das zugehörige Bankkonto bleibt unberührt.