Je nachdem, ob Sie an Privatkunden oder Unternehmen fakturieren, wählen Sie in Lexware Office zwischen einer Brutto- und einer Nettorechnung. Sind Sie Kleinunternehmer, können Sie Rechnungen ganz ohne Umsatzsteuerausweis erstellen. Dieser Artikel erklärt den Unterschied und zeigt, wo Sie die Einstellung vornehmen.
Unterschied zwischen Brutto- und Nettorechnung
Bei einer Brutto- und einer Nettorechnung ist der Gesamtbetrag immer identisch. Der Unterschied liegt darin, wie die Umsatzsteuer in den einzelnen Positionen ausgewiesen wird:
Bruttorechnung: Der Preis jeder Position enthält die Umsatzsteuer bereits. Am Ende der Rechnung wird die enthaltene Steuer zusammengefasst ausgewiesen.
Nettorechnung: Jede Position zeigt den Nettobetrag ohne Steuer. Die Umsatzsteuer wird separat berechnet und am Ende addiert.
Wann ist eine Bruttorechnung richtig?
Eine Bruttorechnung schreiben Sie, wenn Ihr Kunde eine Privatperson ist. Für Privatpersonen ist der Gesamtbetrag inkl. Steuer entscheidend – der getrennte Steuerausweis pro Position ist für sie nicht relevant.
Wann ist eine Nettorechnung richtig?
Eine Nettorechnung stellen Sie aus, wenn Ihr Kunde ein Unternehmen ist. Geschäftskunden können die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen – für sie ist der Nettobetrag je Position entscheidend.
💡 Tipp für E-Rechnungen: E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung — maschinenlesbare Rechnungsformate) werden in Lexware Office ausschließlich als Nettorechnungen erstellt. Wenn Sie E-Rechnungen ausstellen möchten, muss die Einstellung auf Netto gesetzt sein. Weitere Informationen finden Sie im Artikel So erstellen Sie eine E-Rechnung in Lexware Office.
Brutto- oder Nettoeinstellung in Lexware Office vornehmen
Sie können die Brutto- oder Nettoeinstellung in Lexware Office an zwei Stellen festlegen: als globale Standardeinstellung für alle neuen Belege oder direkt im Belegeditor für eine einzelne Rechnung.
Standardeinstellung für alle Belege festlegen
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol rechts oben.
Öffnen Sie Allgemeine Einstellungen.
Wählen Sie unter Preise auf Belegen die Option Brutto oder Netto.
Speichern Sie die Einstellung.
Einstellung für eine einzelne Rechnung anpassen
Sie können die Brutto/Netto-Einstellung auch pro Rechnung ändern, ohne die globale Standardeinstellung zu verändern:
Öffnen Sie eine neue oder bestehende Rechnung im Belegeditor.
Wählen Sie rechts oben im Editor zwischen Brutto und Netto.
Kleinunternehmer: Rechnungen ohne Umsatzsteuer
Als Kleinunternehmer nach §19 UStG (Umsatzsteuergesetz) sind Sie von der Umsatzsteuer befreit. In Lexware Office können Sie Rechnungen daher ohne Umsatzsteuerausweis erstellen. Die Unterscheidung zwischen Brutto und Netto entfällt in diesem Fall.
Kleinunternehmer-Einstellung aktivieren
Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol rechts oben.
Öffnen Sie Allgemeine Einstellungen.
Wählen Sie die Option Umsatzsteuerbefreit und aktivieren Sie den Haken bei Kleinunternehmer.
Speichern Sie die Einstellung.
⚠️ Wichtig: Sobald Sie eine Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER mit Lexware Office übermittelt haben, ist eine Umstellung auf Umsatzsteuerbefreit nicht mehr möglich. Wenn Sie dennoch zur Kleinunternehmerregelung wechseln müssen, ist dafür ein neuer Lexware Office-Account erforderlich.
ℹ️ Hinweis: Als Kleinunternehmer können Sie aus Eingangsrechnungen keine Vorsteuer abziehen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA) steht für umsatzsteuerbefreite Unternehmen in Lexware Office nicht zur Verfügung.
Pflichttext auf Kleinunternehmer-Rechnungen
Auf jeder Rechnung eines Kleinunternehmers muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG stehen. Lexware Office fügt diesen Text automatisch in Ihre Rechnungen ein, zum Beispiel:
„Der Rechnungsbetrag ist Gegenstand der Kleinunternehmerbesteuerung nach §19 UStG."
Sie können den Text über das Stift-Symbol in den allgemeinen Einstellungen individuell anpassen. Alle weiteren Informationen zur Kleinunternehmerregelung – Umsatzgrenzen, Vor- und Nachteile, USt-Voranmeldung – finden Sie im Artikel Kleinunternehmerregelung.
Was gilt, wenn Sie die Umsatzgrenze überschreiten?
Die Kleinunternehmerregelung gilt nur bis zu bestimmten Umsatzgrenzen (25.000 € im Vorjahr, 100.000 € im laufenden Jahr). Wenn Sie die Grenze überschreiten, müssen Sie in den allgemeinen Einstellungen von Umsatzsteuerbefreit auf Brutto oder Netto umstellen. Eine Anleitung dazu finden Sie im Artikel Überschreiten Sie die Umsatzgrenze für die Kleinunternehmerregelung?
Häufige Fragen zu Brutto- und Nettorechnungen
Kann ich die Brutto/Netto-Einstellung nachträglich für eine Rechnung ändern?
Sie können die Brutto/Netto-Einstellung in Lexware Office für eine Rechnung im Belegeditor anpassen, solange die Rechnung noch nicht abgeschlossen ist. Öffnen Sie die Rechnung und ändern Sie die Auswahl rechts oben im Editor. Ausnahme: Wurde eine Abschlagsrechnung aus einem Angebot weitergeführt, ist eine nachträgliche Umstellung nicht mehr möglich. In diesem Fall müssen Sie ein neues Angebot mit der korrekten Brutto- oder Nettoeinstellung erstellen.
Ist eine Bruttorechnung als E-Rechnung möglich?
Eine Bruttorechnung lässt sich in Lexware Office nicht als E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung) erstellen. E-Rechnungen werden ausschließlich als Nettorechnungen verarbeitet. Stellen Sie die Einstellung auf Netto um, bevor Sie eine E-Rechnung erstellen.
Müssen Kleinunternehmer eine Brutto- oder Nettorechnung ausstellen?
Kleinunternehmer nach §19 UStG stellen in Lexware Office Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus – die Unterscheidung zwischen Brutto und Netto entfällt. Dafür muss in den allgemeinen Einstellungen die Option Umsatzsteuerbefreit ausgewählt sein.