Mit den Zusatzangaben für E-Rechnungen stellen Sie sicher, dass rechtlich relevante Informationen wie die Handelsregisternummer oder der Unternehmenssitz rechtskonform in Ihren Dokumenten verankert sind.
Wichtig für den Prozess: Lexware Office übernimmt diese Daten automatisch in die korrekten Felder der E-Rechnung (XML-Format). Damit diese Informationen auch für Menschen lesbar auf dem PDF-Beleg erscheinen, müssen Sie zusätzlich die Anzeige im Drucklayout aktivieren. Beides funktioniert im Einklang, um die rechtliche Konformität sowohl im Datensatz als auch auf dem Belegbild zu gewährleisten.
Schritt für Schritt: Zusatzangaben für E-Rechnungen in Lexware Office hinterlegen
Führen Sie die folgenden Schritte durch, um die Zusatzangaben für E-Rechnungen in Lexware Office zu hinterlegen:
Menü "Firmendaten" öffnen
Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wählen Sie den Menüpunkt Firmendaten aus.Bereich "Zusatzangaben" bearbeiten
Scrollen Sie im Fenster nach unten bis zum Bereich Zusatzangaben.
Tragen Sie hier Informationen ein, die auf Ihren Rechnungen erscheinen sollen.Typische Beispiele sind:
Unternehmenssitz
Geschäftsführung
Handelsregisternummer
Optional: Ihr Name (falls dieser unter dem Firmennamen erscheinen soll)
Änderungen speichern
Klicken Sie auf den Button Speichern, um Ihre Eingaben zu sichern.Drucklayout konfigurieren
Damit diese Daten nicht nur im unsichtbaren Datensatz der E-Rechnung stehen, sondern auch auf dem PDF lesbar sind, wechseln Sie in das Menü Einstellungen > Drucklayout.Fußzeile aktivieren
Klicken Sie im linken Menü auf Fußzeile.
Setzen Sie den Haken bei der Checkbox Firmenzusätze.
Hinweis: Nur wenn dieser Haken gesetzt ist, werden die in Schritt 2 hinterlegten Daten auf dem Beleg abgedruckt.Layout speichern
Klicken Sie oben rechts auf Speichern, um die Layout-Änderungen zu übernehmen.
Passende Felder für reibungslose Abläufe nutzen
Achtung: Hier passieren oft Fehler. Tragen Sie Informationen wie Bankverbindung, USt.ID, Steuernummer, Telefonnummer oder PayPal-Daten nicht in den Bereich Zusatzangaben ein.
Nutzen Sie für diese Daten zwingend die eigenen Felder in den Bereichen Allgemeine Einstellungen oder Firmendaten. Wenn Sie die dedizierten Felder nutzen, profitieren Sie von einer fehlerfreien Automatisierung bei der E-Rechnungserstellung.
Lexware Office verwendet im Hintergrund Freifelder vom Typ REG, um die reinen Zusatzangaben technisch abzulegen.
Sonderfälle bei Zusatzangaben
Szenario / Kontext | Lösungsweg |
Die Zusatzangaben erscheinen nicht auf dem PDF-Beleg. | Klicken Sie auf das Menü Einstellungen, wählen Sie Drucklayout, klicken Sie auf Fußzeile und setzen Sie den Haken bei der Checkbox Firmenzusätze. |
Daten wie die Bankverbindung werden auf der Rechnung falsch oder doppelt dargestellt. | Löschen Sie die Bankverbindung aus dem Textfeld Zusatzangaben. Tragen Sie die Bankverbindung ausschließlich in die dafür vorgesehenen, separaten Felder unter dem Menüpunkt Firmendaten ein. |