Mit den Zusatzangaben für E-Rechnungen stellst du sicher, dass rechtlich relevante Informationen wie die Handelsregisternummer oder der Unternehmenssitz rechtskonform in deinen Dokumenten verankert sind.
Wichtig für den Prozess: Lexware Office übernimmt diese Daten automatisch in die korrekten Felder der E-Rechnung (XML-Format). Damit diese Informationen auch für Menschen lesbar auf dem PDF-Beleg erscheinen, musst du zusätzlich die Anzeige im Drucklayout aktivieren. Beides funktioniert im Einklang, um die rechtliche Konformität sowohl im Datensatz als auch auf dem Belegbild zu gewährleisten.
Schritt für Schritt: Zusatzangaben für E-Rechnungen in Lexware Office hinterlegen
Führe die folgenden Schritte durch, um die Zusatzangaben für E-Rechnungen in Lexware Office zu hinterlegen:
Menü "Firmendaten" öffnen
Klicke oben rechts auf das Zahnrad-Symbol und wähle den Menüpunkt Firmendaten aus.Bereich "Zusatzangaben" bearbeiten
Scrolle im Fenster nach unten bis zum Bereich Zusatzangaben.
Trag hier Informationen ein, die auf deinen Rechnungen erscheinen sollen.Typische Beispiele sind:
Unternehmenssitz
Geschäftsführung
Handelsregisternummer
Optional: dein Name (falls dieser unter dem Firmennamen erscheinen soll)
Änderungen speichern
Klicke auf den Button Speichern, um deine Eingaben zu sichern.Drucklayout konfigurieren
Damit diese Daten nicht nur im unsichtbaren Datensatz der E-Rechnung stehen, sondern auch auf dem PDF lesbar sind, wechsle in das Menü Einstellungen > Drucklayout.Fußzeile aktivieren
Klicke im linken Menü auf Fußzeile.
Setze den Haken bei der Checkbox Firmenzusätze.
Hinweis: Nur wenn dieser Haken gesetzt ist, werden die in Schritt 2 hinterlegten Daten auf dem Beleg abgedruckt.Layout speichern
Klicke oben rechts auf Speichern, um die Layout-Änderungen zu übernehmen.
Passende Felder für reibungslose Abläufe nutzen
Achtung: Hier passieren oft Fehler. Trag Informationen wie Bankverbindung, USt.ID, Steuernummer, Telefonnummer oder PayPal-Daten nicht in den Bereich Zusatzangaben ein.
Nutze für diese Daten zwingend die eigenen Felder in den Bereichen Allgemeine Einstellungen oder Firmendaten. Wenn du die dedizierten Felder nutzt, profitierst du von einer fehlerfreien Automatisierung bei der E-Rechnungserstellung.
Lexware Office verwendet im Hintergrund Freifelder vom Typ REG, um die reinen Zusatzangaben technisch abzulegen.
Sonderfälle bei Zusatzangaben
Szenario / Kontext | Lösungsweg |
Die Zusatzangaben erscheinen nicht auf dem PDF-Beleg. | Klicke auf das Menü Einstellungen, wähle Drucklayout, klicke auf Fußzeile und setze den Haken bei der Checkbox Firmenzusätze. |
Daten wie die Bankverbindung werden auf der Rechnung falsch oder doppelt dargestellt. | Lösche die Bankverbindung aus dem Textfeld Zusatzangaben. Trag die Bankverbindung ausschließlich in die dafür vorgesehenen, separaten Felder unter dem Menüpunkt Firmendaten ein. |