Hinweis: Lexware Office unterstützt weitere Vortragswerte. Einen Überblick findest du in folgendem Artikel.
Schau gerne in unser Erklärvideo:
1. Einleitung
Lexware Office erstellt für alle Mitarbeiter:innen mit Steuerklasse, die über den Jahreswechsel (Dezember > Januar) bei dir beschäftigt sind, automatisch eine Lohnsteuerbescheinigung und schickt diese an die Finanzverwaltung. 💪
Dabei werden die Werte (Lohnsteuer, Soli usw.) verwendet, die Lexware Office selber ausgerechnet hat. Falls du ab Januar zu Lexware Office gewechselt hast oder schon mehr als ein Jahr mit Lexware Office abgerechnet hast, ist das genau richtig und unproblematisch. 👌
Anders kann das bei einem Wechsel im laufenden Jahr sein. Dann “fehlen” die Beträge aus der Zeit vor Lexware Office und können demzufolge nicht ausgewiesen werden. 😔
Um die Lohnsteuerbescheinigungen deines Teams zu vervollständigen, solltest du die Lohnsteuerwerte des laufenden Jahres aus der Zeit vor Lexware Office nach- bzw. vortragen.
Moment ⁉️Du hast bereits eine Lohnsteuerbescheinigung für den Zeitraum vor Lexware Office versendet? Dann sind die Vorträge für die Lohnsteuerbescheinigung nicht in Lexware Office einzutragen. Zum Jahresende versendet Lexware Office automatisch die Lohnsteuerbescheinigung nur für den in Lexware Office abgerechneten Zeitraum. Das Finanzamt erhält in diesem Fall zwei Lohnsteuerbescheinigungen für deine Mitarbeiter:innen.
Davon unabhängig können Vortragswerte für UV-Jahresmeldung und/oder für Einmalzahlungen nötig sein.
Alles, was du dazu wissen musst, findest du in folgenden Artikeln:
2. Was sind die Voraussetzungen?
Zunächst geht es ausschließlich um Mitarbeiter:innen, die bereits vor dem Wechsel zu Lexware Office bei dir beschäftigt waren und die auf (elektronischer) „Steuerkarte“ arbeiten. Für Minijobber, die pauschal besteuert werden, gibt es hier in aller Regel nichts zu tun. Du musst nicht selber herausfinden, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Vorträge brauchen – Lexware Office unterstützt dich mit einer Übersicht! 😎
Die Lohnsteuerwerte werden im sogenannten Lohnkonto aufgezeichnet. Bitte erstelle das Dokument für das laufende Jahr in deinem „alten“ Lohnprogramm oder bitte deine:n Steuerberater:in darum.
3. Was passiert, wenn man die Vorträge nicht eingibt?
Bevor wir auf die Eingabe der Vorträge eingehen, sollten wir die Konsequenzen klären, wenn du diesen Schritt nicht gehst:
Platt ausgedrückt: Die Lohnsteuerbescheinigung umfasst ausschließlich Monate, die mit Lexware Office abgerechnet wurden und ist damit ggf. unvollständig. Da du als Arbeitgeber:in verpflichtet bist, die vollständigen Werte für das abgelaufene Kalenderjahr zu melden, begibst du dich dann in einen Konflikt mit dem Einkommensteuergesetz.
Deine Mitarbeiter:innen haben ein Problem bei der Steuererklärung und werden sich zur Lösung an dich wenden.
Du kannst im Jahr des Softwarewechsels auch zwei Lohnsteuerbescheinigungen abgeben. In diesem Fall sind natürlich keine Vorträge für die Lohnsteuerbescheinigung zu erfassen.
4. Wie gebe ich die Vortragswerte ein?
Der späteste Zeitpunkt, die Vortragswerte für die Lohnsteuerbescheinigung einzutragen, ist der Dezember des laufenden Jahres. Der beste Zeitpunkt ist gleich bei der Anlage deiner Mitarbeiter:innen.
So kannst du die Vorträge bearbeiten:
✅ 👉 So geht’s:
Leg die Lohnkonten des laufenden Jahres für die Zeit vor Lexware Office bereit.
Verschaffe dir einen Überblick der Mitarbeiter:innen, die Vorträge brauchen, indem du die Vortragsübersicht aufrufst.
Geh nun die Mitarbeitenden durch und übertrage die Vortragswerte aus dem Lohnkonto nach Lexware Office.
5. Eingabehilfen
Lohnkonto-Berichte sind (leider) nicht normiert und sehen in jedem Programm anders aus. Zur leichteren Orientierung haben wir Eingabehilfen für die folgenden verbreiteten Lohnprogramme zusammengestellt:
So sieht das Lohnkonto beim Steuerberater aus:
Da Lohnprogramme auch unterschiedliche Bezeichnungen verwenden, haben wir hier noch eine weitere Hilfestellung für dich. So kannst du bequem nach der Bezeichnung im Lohnkonto deines Vorgängerprogramms schauen und findest die Bezeichnung in Lexware Office im Handumdrehen.
Übertrag die Summe der unten aufgeführten Werte aus dem Lohnkonto deines Vorgängerprogramms in die Lexware Office LStB - Vortragswerte.
Bezeichnung in Lexware Office | mögliche Bezeichnungen im Lohnkonto in deinem Vorgängerprogramm |
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| Wenn vor dem Wechsel zu Lexware Office bereits Kurzarbeit abgerechnet wurde, dann gib die Anzahl der Monate ein, in denen der Mitarbeiter Kurzarbeitergeld bezogen hat. |
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| Übertrag die Summe des Arbeitgeberanteils Versorgungswerk. |
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| Übertrag die Summe des Mitarbeiteranteils Versorgungswerk. |
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5a Eingabehilfe: Lexware lohn+gehalt
5b Eingabehilfe: Sage Business Cloud
5c Eingabehilfe: DATEV
6. Kann ich die Vorträge nach Abschluss der Dezember-Abrechnung noch korrigieren oder nachträglich eintragen?
Die Vorträge für die Lohnsteuerbescheinigung können unter bestimmten Voraussetzungen über Lexware Office korrigiert bzw. nachgetragen werden:
Sie stehen mit der Abrechnung im Januar des Folgejahres
die Frist für die Abgabe der Lohnsteuerbescheinigung (28.02.) ist noch nicht verstrichen
Um die Vorträge zu korrigieren, ruf die Mitarbeiterübersicht („Mitarbeiter“) auf und klicke die drei Punkte auf der rechten Seite beim jeweiligen Mitarbeiter:in an. Dort findest du die Option „Vorträge 2022 korrigieren“ und kannst darüber die Vorträge je Mitarbeiter:in anpassen. Bitte das „Speichern“ ganz unten nicht vergessen.
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