Die Vorteile auf einen Blick:
Einfache Erfassung: Unterschiedliche Versicherungsarten wie Direktversicherungen schnell und korrekt abbilden.
Direkte Abwicklung: Beiträge bequem und direkt aus Lexware Office heraus zahlen.
Flexibilität: Pausieren Sie Beiträge ganz einfach – z. B. bei Elternzeit oder längerer Krankheit eines Mitarbeitenden.
Wichtig: Wechseln Sie bei Mitarbeitenden mit bisherigen Altersvorsorge-Entgelten erst mit der Januar Abrechnung 2026 auf die neue betriebliche Altersvorsorge. So vermeiden Sie Korrekturen. Wir werden Sie nach der Dezember Abrechnung 2025 daran erinnern.
Für welche Beschäftigungsarten darf eine bAV abgerechnet werden?
In Lexware Office Lohn & Gehalt können Sie die bAV für folgende Beschäftigungsarten erfassen:
Mitarbeitende mit sozialversicherungspflichtigem Einkommen, z.B.:
Angestellte
Minijobber (wenn rentenversicherungspflichtig und im ersten Arbeitsverhältnis)
Mehrheitsgesellschafter einer Kapitalgesellschaft
Nicht zulässig ist die Erfassung einer bAV für:
Praktikanten
Minijobber (wenn rentenversicherungsfrei oder rentenversicherungspflichtig aber nicht im ersten Arbeitsverhältnis)
Sozialversicherungsfreie Mehrheits-Gesellschafter einer Personengesellschaft
Welche Durchführungswege sind möglich?
Lexware unterstützt drei gängige bAV-Vertragsarten von:
Direktversicherung
Pensionsfonds
Pensionskasse
Andere Modelle wie Unterstützungskassen oder Direktzusagen können derzeit nicht abgebildet werden.
So erfassen Sie eine bAV:
Legen Sie die bAV-Verträge Ihrer Mitarbeitenden bereit. Diese enthalten alle relevanten Daten, wie z.B. Versicherungsunternehmen, Versicherungsart, Versicherungsnummer und -beginn, die Beitragshöhe und Angaben zum Arbeitgeberzuschuss sowie die vereinbarte Zahlungsweise.
Bei allen Mitarbeitenden, die keine der bisherigen Altersvorsorge-Entgelte erhalten, können Sie das neue Entgelt ‘Betriebliche Altersvorsorge (bAV)’ sofort erfassen.
So wechseln Sie bei Mitarbeitenden mit bisherigen Altersvorsorge-Entgelten:
Nutzen Sie für diese Mitarbeitenden die bisherigen Altersvorsorge-Entgelte weiterhin bis einschließlich Abrechnung Dezember 2025 – so vermeiden Sie Korrekturen.
Fügen Sie in der Januar Abrechnung 2026 unter „Stunden & Entgelte“ das neue Entgelt „Betriebliche Altersvorsorge (bAV)“ hinzu.
Sie müssen die alten Lohnarten bzw. Entgelte wie „Altersvorsorge AG-Zuschuss“ oder „Altersvorsorge Entgeltumwandlung“ nicht löschen. Diese stehen Ihnen ab der Abrechnung Januar 2026 nicht mehr zur Verfügung.
FAQs zur betrieblichen Altersvorsorge
Kann ich andere Durchführungswege nutzen?
Kann ich andere Durchführungswege nutzen?
Aktuell unterstützt Lexware Office ausschließlich Direktversicherungen sowie Beiträge an Pensionsfonds und Pensionskassen – weitere Modelle stehen derzeit leider nicht zur Verfügung.
Warum kann ich eine bAV bei bestimmten Minijobbern oder bestimmten sozialversicherungsfreien Geschäftsführern nicht abrechnen?
Warum kann ich eine bAV bei bestimmten Minijobbern oder bestimmten sozialversicherungsfreien Geschäftsführern nicht abrechnen?
Die gesetzlichen Vorgaben sehen vor, dass steuerliche Vorteile bei der bAV nur für sozialversicherungspflichtiges Einkommen gelten dürfen (§ 1a BetrAVG). Das bedeutet konkret: Wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind und dennoch steuerfrei abgewickelt wird, kann es zu Nachzahlungen von Steuern und Sozialabgaben kommen.
Rentenversicherungsfreie Minijobber
Hier besteht kein Rechtsanspruch für eine bAV, da lediglich die Pauschalen an die Krankenkasse und die Rentenversicherung abgeführt werden.
Mehrheitsgesellschafter (sozialversicherungsfreie Geschäftsführer)
einer Personengesellschaft z.B. GbR, OHG, KG, Einzelunternehmen) gelten als selbstständig Beschäftigte und haben daher keine Möglichkeit einer betrieblichen Altersvorsorge.
einer Kapitalgesellschaft z.B. GmbH, AG, …haben unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit eine betrieblichen Altersvorsorge abzuschließen. Wir bieten Ihnen hier die Möglichkeit eine bAV abzurechnen, weisen aber darauf hin, dass diese bei einer Betriebsprüfung geprüft werden und der Prüfer eventuell zu einer anderen Ansicht kommt. Beiträge können auch als Gewinnminderung betrachtet werden und sind dann am Besten in der Buchhaltung aufgehoben. Dazu berät Sie Ihr Steuerberater gerne.
Was passiert mit bestehenden Vereinbarungen?
Bestehende Einträge bleiben unverändert in Ihrer Historie gespeichert; es besteht kein Handlungsbedarf Ihrerseits! Neue Buchungen orientieren sich jedoch an den aktuellen rechtlichen Anforderungen.
Muss ich bestehende Abrechnungen korrigieren?
Muss ich bestehende Abrechnungen korrigieren?
Nein! Bereits durchgeführte Abrechnungen müssen nicht rückwirkend geändert werden – sie bleiben so bestehen, wie bisher verarbeitet wurde.