Was sind Entgelte?
Entgelte bilden das Herzstück jeder Lohnabrechnung – sie repräsentieren sämtliche Gegenleistungen, die Arbeitnehmer für ihre geleistete Arbeit erhalten.
Dazu gehören:
Grundgehalt oder Lohn
Zusätzliche Entgelte wie Zuschläge, Prämien und Überstundenvergütungen
Sachbezüge und weitere Benefits
Die Entgeltabrechnung schafft vollständige Transparenz, indem sie folgendes detailliert aufzeigt:
Zusammensetzung des Bruttoverdienstes
Gesetzliche Abzüge (Steuern und Sozialversicherungsbeiträge)
Finaler Nettobetrag zur Auszahlung
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Entgelte wir anbieten und wie Sie diese selbst anlegen können.
Schritt-für-Schritt: Entgelt hinzufügen
So erweitern Sie die Monatsabrechnung um zusätzliche Entgelte:
1. Klicken Sie auf "Abrechnung" in der schwarzen Menüleiste.
2. Öffnen Sie Schritt 2 der Abrechnung ("Löhne & Gehälter").
3. Wählen Sie den Mitarbeitenden aus, für den Sie das Entgelt hinzufügen möchten.
4. Klicken Sie oberhalb der Übersicht auf das grüne Plus "Entgelt hinzufügen".
5. Wählen Sie dann aus der Liste, das benötigte Entgelt aus.
6. Werte eintragen: Erfassen Sie Anzahl und den entsprechenden Betrag.
So erreichen Sie eine fehlerfreie und vollständige Entgelterfassung für all Ihre Mitarbeiter:innen.
Verfügbare Entgeltarten für die Lohnabrechnung
In der Tabelle stellen wir Ihnen die verschiedenen Entgeltarten vor, die Sie für die Lohnabrechnung selbstständig anlegen können. Jede Unterkategorie wird verständlich erklärt, sodass Sie genau nachvollziehen können, welche Zahlungen, Zuschläge und Abzüge ihren Weg auf die Abrechnung finden.
Von Abfindung und Nachzahlung über Zuschläge für besondere Arbeitszeiten bis hin zu steuerfreien Extras – hier erfahren Sie, was hinter den jeweiligen Positionen steckt und wie sie sich auf die Lohnabrechnung auswirken.
Entgeltart | Anwendung |
Abfindung | Verfügbarkeit: Nur im letzten Abrechnungsmonat sichtbar
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Abschlag und Vorschuss | Zwei verschiedene Konzepte mit wichtigen Unterschieden:
Abschlagszahlungen:
Vorschusszahlungen:
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Betriebliche Altersvorsorge (bAV) | Neue Darstellung seit 10.04.2025 für Neukund:innen. Der Rollout erfolgt schrittweise für alle Kund:innen.
Abgedeckte Durchführungswege:
Erforderliche Angaben:
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Überstundenauszahlung |
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Bonus und Prämien | Charakteristika von Prämienzahlungen:
➡️ Achtung: Drei Jahre vorbehaltlose Zahlung führt zur betrieblichen Übung. D.h. der Arbeitgeber muss aufgrund des Vertrauensschutzes die Prämienzahlung fortführen, da die Mitarbeitenden Anspruch darauf haben. |
Fahrtkostenzuschuss | Ein freiwilliger Arbeitgeberzuschuss für Fahrtkosten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Besonderheiten:
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Feiertagszuschlag 125% oder 150% | Zwei steuerfreie Varianten verfügbar:
125%-Zuschlag:
150%-Zuschlag:
➡️ Achtung: diese Entgelte können bei Überschreiten der Grenze auch steuerpflichtig werden. |
Firmen-PKW |
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Internetpauschale | Arbeitgeberzuschuss zur Internetnutzung mit Pauschalversteuerung von 25% bei Beträgen bis 50 €. |
Jobrad / Firmenrad |
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Jobticket | Steuerfreier Zuschuss für arbeitstägliche ÖPNV-Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte. Dokumentationspflicht:
Arbeitgeber müssen Kaufbelege der bezuschussten Fahrkarten einfordern und für Betriebsprüfungen vorhalten. |
Jubiläumszuwendung |
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Kilometergeld | Erstattung von dienstlich gefahrenen Kilometern, meist für die Nutzung des eigenen Fahrzeugs bei betrieblichen Fahrten.
Wichtige Hinweise:
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Kindergartenzuschuss | Steuerfreier Zuschuss des Arbeitgebers für Betreuungskosten von nicht schulpflichtigen Kindern.
Wichtige Hinweise:
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Kurzarbeit Ausfallstunden | Generiert automatisch zwei Abrechnungspositionen:
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Mahlzeiten bei Auswärtstätigkeiten | Zuschuss oder Erstattung für Mahlzeiten, wenn sich der Arbeitnehmer aus dienstlichen Gründen außerhalb der üblichen Arbeitsstätte befindet.
Wichtige Hinweise:
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Nachtzuschlag 25% oder 40% | Zwei steuerfreie Optionen:
25%-Nachtzuschlag:
40%-Nachtzuschlag:
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Nachzahlung | Nachträgliche Auszahlungen von Lohnbestandteilen, etwa bei Korrekturen früherer Abrechnungen oder verspäteter Lohnbestandteile.
Wichtige Hinweise:
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Pfändung | Bei einer Pfändung wird ein Teil des Lohns aufgrund gerichtlicher Anweisung direkt vom Arbeitgeber an den Gläubiger überwiesen.
Wichtige Hinweise:
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Steuerfreier Sachbezug 50 € | Geldwerte Vorteile wie Tankgutscheine oder Geschenke werden bis 50 Euro nur nachrichtlich verarbeitet. Die Buchhaltungserfassung erfolgt ausschließlich beim Gutscheinkauf. |
Sonntagszuschlag 50 % | Zusätzlicher steuerfreier Zuschlag von 50% auf den Grundlohn für Arbeit an Sonntagen.
Wichtige Hinweise:
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Vermögenswirksame Leistungen (VWL) | AG-Zuschlag: Arbeitgeberbeitrag zwischen 6,95-40 € monatlich |
Schritt für Schritt: Fehlende Entgelte über den Support anlegen lassen
Einige Entgeltarten, die Sie für die Lohnabrechnung/en benötigen, können leider aus technischen Gründen nicht selbstständig von Ihnen angelegt werden. Doch keine Sorge – unser Support-Team unterstützt Sie gerne dabei, fehlende Entgelte anzulegen, sofern diese mit Lexware Office abgerechnet werden können.
1. Prüfen Sie die manuellen Entgeltarten:
In der untenstehenden Tabelle finden Sie die verfügbaren manuellen Entgeltarten inklusive der zugehörigen Buchungskonten, die unser Support-Team für Sie anlegen kann.
Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung, welche Entgeltart von unserem Support angelegt und welche Bezeichnung/Name dafür hinterlegt werden soll.
2. Support kontaktieren: Nehmen Sie Kontakt mit unserem Support auf, wenn Sie eine individuelle Entgeltart anlegen lassen möchten.
3. Angaben für die Anlage des Entgelts an den Support bereitstellen:
Bezeichnung/Name: Teilen Sie uns mit, wie das Entgelt auf der Lohnabrechnung angezeigt werden soll (maximal 30 Zeichen – der Name kann individuell nach Ihren Vorgaben festgelegt werden).
Gewünschte manuelle Entgeltart: Geben Sie an, welche manuelle Entgeltart aus der folgenden Tabelle als Grundlage genutzt werden soll. Ziehen Sie bei der Auswahl den Rat Ihrer Steuerberatung hinzu.
Manuelle Entgeltart | Steuer- & Sozialversicherung (SV) | Vorgegebene Buchungskonten (Vorausgesetzt Sie verwenden Lexware Office Buchhaltung) |
Einmalzahlung |
| Gehälter an Verrechnung Lohn/Gehalt |
Erhöhter Feiertagszuschlag zwischen 1%-150% (Bitte nennen Sie den Zuschlagsatz in Prozent) |
| Gehälter an Verrechnung Lohn/Gehalt |
Nachtzuschlag zwischen 20:00-06:00 Uhr zwischen 1%-150% (Bitte nennen Sie den Zuschlagsatz in Prozent) |
| Gehälter an Verrechnung Lohn/Gehalt |
Erhöhter Nachzuschlag zwischen 00:00-04:00 Uhr zwischen 1%-150% (Bitte nennen Sie den Zuschlagsatz in Prozent) |
| Gehälter an Verrechnung Lohn/Gehalt |
Nettoabzug |
| Rechnung Lohn/Gehalt an Verbindlichkeiten für Einbehaltungen von Arbeitnehmern
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Nettobezug |
| Kilometergelderstattung MA an Verrechnung Lohn/Gehalt |
Sonntagszuschlag zwischen 1%-150% (Bitte nennen Sie den Zuschlagsatz in Prozent) |
| Gehälter an Verrechnung Lohn/Gehalt |
Steuerfreier Bruttobezug |
| Freiwillige steuerfreie soziale Aufwendungen an Verrechnung Lohn/Gehalt |
Steuerpflichtiger Bruttobezug (laufend) |
| Gehälter an Verrechnung Lohn/Gehalt |
Steuerpflichtiger Sachbezug (laufend) |
| Brutto: Gehälter an Verrechnung Lohn/Gehalt
Abzug: Verrechnung Lohn/Gehalt an Sachbezüge (Waren) |
Steuerpflichtiger Bruttobezug (pauschal)
Geben Sie unserem Support den Anlass an:
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| Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge an Verrechnung Lohn/Gehaltz |
Bei Monatsabschluss werden die Entgelte automatisch auf die dazugehörigen Konten gebucht. Aufgrund des verkürzten Kontenrahmens in Lexware Office sind diese Vorgaben nicht änderbar.
Entgelte, die nicht abgebildet werden können
Folgende Entgeltarten können nicht in Lexware Office hinterlegt werden, weil sie aus buchungs- bzw. steuerrechtlichen Gründen nicht korrekt verarbeitet werden können:
Betriebszusatzkrankenversicherung
Doppelte Haushaltsführung
Ehrenamtpauschale
Firmen-Fitness
Lohnfortzahlungen im Abwesenheitsfall
Minusstunden
Pauschaler Auslagensatz für das private Aufladen des Elektrowagens
Sachzuwendungen nach §37b
Samstagszuschläge
Tantieme
Übungsleiterpauschale
Versorgungsbezüge
Zuschläge über 150%