Mitarbeiter:innen sind das Herzstück jedes Unternehmens. Dieser umfassende Artikel erklärt Ihnen Schritt für Schritt, welche Daten Sie für die Anlage und Abrechnung Ihrer Mitarbeiter:innen benötigen. Sie erfahren außerdem, wie Sie mit Rückkehrern umgehen und was zu tun ist, wenn Sie einen Eintritt verspätet erfassen müssen.
Was Sie für die Mitarbeiteranlage benötigen
Bevor Sie beginnen, sollten Sie alle relevanten Informationen über Ihre neuen Mitarbeiter:innen sammeln. Nutzen Sie dafür am besten einen Personalfragebogen, der folgende Daten erfasst:
Persönliche Daten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland
Steuerliche Informationen: Steuer-Identifikationsnummer, Steuerklasse
Sozialversicherungsdaten: Krankenkasse, Versicherungsnummer
Beschäftigungsdetails: Art der Beschäftigung, Arbeitszeiten, Vergütung
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Neue Mitarbeiter:innen anlegen
Schritt 1: Mitarbeiteransicht öffnen und Typ auswählen
Öffnen Sie die Mitarbeiteransicht in Lexware Office Lohn & Gehalt
Klicken Sie auf den Button „+ Mitarbeiter anlegen"
Sie erhalten eine Übersicht aller verfügbaren Mitarbeitertypen
Wählen Sie den passenden Mitarbeitertyp aus
Tipp: Falls Sie unsicher sind, welcher Mitarbeitertyp der richtige ist, nutzen Sie die integrierte Entscheidungshilfe im System.
Schritt 2: Beschäftigungsart spezifizieren
Bei bestimmten Beschäftigungsarten erscheinen zusätzliche Auswahlmöglichkeiten:
Bei Minijobbern:
Standard
Rentenversicherungsfrei (RV-frei)
Bei Geschäftsführern:
Mehrheitsgesellschafter
Minderheitsgesellschafter
Angestellter Geschäftsführer
Schritt 3: Mitarbeiterprofil ausfüllen
Nach der Auswahl öffnet sich das Mitarbeiterprofil. Tragen Sie hier alle relevanten Daten ein, die Sie idealerweise bereits mit einem Personalfragebogen abgefragt haben.
Rückwirkende Mitarbeitereintritte: Was Sie beachten müssen
Wann ist ein rückwirkender Eintritt möglich?
Ein rückwirkender Eintritt – auch „nachträglicher Eintritt" genannt – ist nur möglich, wenn das betreffende Abrechnungsjahr noch nicht abgeschlossen ist. Unser Support kann Eintritte maximal bis zum 1. Januar des laufenden Jahres bearbeiten.
Wichtiger Hinweis: Frühere Jahre erfordern eine spezielle Prüfung und sind nicht immer umsetzbar.
So gehen Sie bei rückwirkenden Eintritten vor
Schritt 1: Mitarbeiter:in vollständig anlegen
Legen Sie die Person zunächst mit dem aktuellen Monat als Eintrittsdatum an
Übernehmen Sie den von Lexware Office vorgeschlagenen Eintrittstermin
Schritt 2: Support kontaktieren
Wenden Sie sich an unseren Kunden-Support
Teilen Sie uns den gewünschten, rückwirkenden Eintrittstermin mit
Bei stundenweise bezahlten Mitarbeiter:innen: Geben Sie die Arbeitsstunden für jeden zurückliegenden Monat an
Wichtiger Warnhinweis: Rechnen Sie niemals mit einem falschen Eintrittsdatum ab. Warten Sie unbedingt, bis unser Support das Eintrittsdatum angepasst hat. Andernfalls kann auch unser Support den Eintritt nicht mehr korrigieren.
Was nach der Korrektur passiert
Elektronische Meldungen: Diese werden automatisch mit der nächsten Lohnabrechnung an Krankenkasse und Finanzamt übertragen
Gehaltsverrechnung: Da die Verrechnung erst mit der nächsten Abrechnung erfolgt, sollten Sie einen Gehaltsvorschuss in Betracht ziehen
Gesetzliche Vorgaben: Rückwirkende Eintritte müssen sich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bewegen
Personengruppen- und Beitragsgruppenschlüssel verstehen
Was ist ein Personengruppenschlüssel?
Der Personengruppenschlüssel ist eine dreistellige Zahl, die im Meldeverfahren nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV) verwendet wird. Er kennzeichnet besondere Eigenschaften von Personengruppen und ermöglicht eine genaue Zuordnung des Versicherten.
Der Personengruppenschlüssel dokumentiert:
Besonderheiten der Beschäftigung
Zugehörigkeit zu einer bestimmten Versichertengruppe
Informationen über die Art der Beschäftigung
Schlüsselzahl | "Beschäftig als" in Lexware Office |
101 | Angestellter |
102 | Auszubildender |
105 | Praktikant |
106 | Werkstudent |
109 | Minijobber
hier gibt es zwei Möglichkeiten der Anlage
|
110 | Kurzfristig Beschäftigter |
119 | Beschäftigter Rentner |
120 | Rentner mit Teilrente |
121 | Auszubildender |
190 | Praktikant (setzen Sie den Haken für Zwischenpraktikum) |
Was ist ein Beitragsgruppenschlüssel?
Der Beitragsgruppenschlüssel – auch SV-Schlüssel genannt – ist eine vierstellige Zahl, die automatisch über die Auswahl „Beschäftigt als" vergeben wird. Diese Zahl gibt für jeden Beschäftigten in folgender Reihenfolge an:
Krankenversicherung
Rentenversicherung
Arbeitslosenversicherung
Pflegeversicherung
Wichtig: Liegt keine Beitragspflicht vor, wird dies mit der Ziffer „0" ausgewiesen. Anhand dieses Schlüssels werden die Sozialversicherungsbeiträge berechnet und zugeordnet.
Umgang mit fehlender Steuer-Identifikationsnummer
Sofortmaßnahmen bei fehlender Steuer-ID
Wenn Mitarbeiter:innen keine Steuer-Identifikationsnummer vorlegen können, werden sie automatisch mit Steuerklasse 6 abgerechnet. Gehen Sie folgendermaßen vor:
Wählen Sie bei der Mitarbeiteranlage die Checkbox „Steuer-Identifikationsnummer unbekannt"
Bitten Sie die Mitarbeiter:innen, die Steuer-ID schnellstmöglich nachzureichen
Bemühen Sie sich möglichst frühzeitig darum, vom Mitarbeiter die Steuer-ID zu erhalten, denn sollte diese nicht bekannt sein, wird der Mitarbeiter mit der Steuerklasse 6 abgerechnet.
Wo Mitarbeiter:innen ihre Steuer-ID finden
Häufige Fundorte der Steuer-Identifikationsnummer:
Letzte Lohnsteuerbescheinigung des vorherigen Arbeitgebers
Letzte Lohn- oder Gehaltsabrechnung
Letzter Einkommensteuerbescheid
Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt)
Alternative Beschaffungswege
Falls keines der genannten Dokumente vorliegt:
Beim örtlichen Finanzamt nachfragen
Bei der örtlichen Meldebehörde erfragen
Online beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eine Bestätigung anfordern
Als Arbeitgeber mit Einverständnis der Mitarbeiter:innen selbst beim BZSt anfragen
6. Wie gehe ich vor wenn ehemalige Mitarbeitende wieder einsteigen?
Unterscheidung zwischen Wiedereintritt und Personengruppenwechsel
Wichtiger Hinweis: Liegt das Wiedereintrittsdatum ihres Mitarbeiters direkt nach dem Austrittsdatum (beispielsweise Austritt am 31.10.2023 und Wiedereintritt am 01.11.2023), handelt es sich wahrscheinlich nur um einen Wechsel der Personengruppe oder Beschäftigungsart.
Hier erfahren Sie, wie Sie mit Änderungen in Beschäftigungsverhältnissen vorgehen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für Wiedereinstellungen
Schritt 1: Funktion aufrufen
Öffnen Sie im Bereich „Lohn" die schwarze Menüleiste
Wählen Sie den Bereich „Mitarbeiter"
Klicken Sie auf „Ehemalige Mitarbeiter wieder eintreten lassen"
Schritt 2: Mitarbeiter:in auswählen
Wählen Sie aus der Liste die Person aus, die wieder bei Ihnen arbeiten wird
Schritt 3: Wiedereintrittsdatum festlegen
Tragen Sie das gewünschte Datum für den Wiedereintritt ein
Schritt 4: Daten überprüfen und anpassen
Überprüfen Sie alle Angaben aus der Vorbeschäftigung
Ändern Sie nur die Daten, die sich tatsächlich geändert haben
Alle anderen Informationen können unverändert übernommen werden
Schritt 5: Speichern
Speichern Sie alle Eingaben über den Button unten rechts
Wichtige Informationen zu Beschäftigungsarten
Lohnsteuer und Lohnsteuermerkmale
Bei Minijobbern:
Pauschsteuer nach vereinfachtem Verfahren ist zulässig
Alternative: Individuelle Besteuerung nach Steuerklasse
Bei allen anderen Mitarbeiterarten:
Lohnsteuer wird nach individueller Steuerklasse berechnet
Lohnsteuermerkmale, wie die Steuerklasse oder den Kinderfreibetrag, können der letzten Lohnabrechnung entnommen werden
Lexware Office gleicht Angaben automatisch mit der Finanzverwaltung ab (z.B. bei neuen Steuerfreibeträgen oder geänderten Kinderfreibeträgen).
Wichtiger Hinweis für Minijobber: Seit einigen Jahren zahlen auch Minijobber standardmäßig Beiträge zur Rentenversicherung. Die meisten lassen sich von dieser Pflicht befreien. Als Arbeitgeber müssen Sie einen schriftlichen Befreiungsantrag archivieren. Eine Vorlage dazu gibt es hier.
Sozialversicherung richtig einstellen: Krankenkassenauswahl
Für Minijobber:
Automatische Zuteilung zur Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale)
Für alle anderen Mitarbeiterarten:
Jede gesetzliche Krankenkasse steht zur Auswahl
Bei privat Versicherten: Einstellung auf „privat versichert" mit Angabe der Privatkasse
Falls die Kasse nicht verfügbar ist: „Sonstige private Krankenversicherung" auswählen
Das Zusammenspiel von gesetzlicher und privater Krankenversicherung bei Mitarbeitenden
In Deutschland besteht für alle abhängig beschäftigten Arbeitnehmer:innen eine Versicherungspflicht in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV). Diese Pflicht endet jedoch, sobald das Gehalt eine jährlich neu festgelegte Verdienstgrenze, die sogenannte Jahresarbeitsentgeltgrenze, überschreitet.
Ist diese Grenze überschritten, haben Ihre Mitarbeiter:innen eine Wahlmöglichkeit:
Sie können freiwillig in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert bleiben.
Sie können zu einer privaten Krankenversicherung (PKV) wechseln.
Die Rolle der gesetzlichen Krankenkassen als Einzugsstellen
Die gesetzlichen Krankenkassen übernehmen weit mehr als nur die Organisation der Krankenversicherung. Sie fungieren auch als zentrale Einzugsstellen für die Sozialversicherungsbeiträge.
Das bedeutet, die Krankenkasse zieht nicht nur den Beitrag zur Krankenversicherung ein, sondern auch die Beiträge für die folgenden Versicherungszweige und leitet diese an die entsprechenden Träger weiter:
Rentenversicherung
Arbeitslosenversicherung
Pflegeversicherung
Wie hinterlege ich eine private Krankenversicherung für Mitarbeitende in Lexware?
Wenn Sie Mitarbeitende beschäftigen, die privat krankenversichert sind, müssen Sie dies im Lohnprogramm korrekt erfassen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Private Krankenversicherung eintragen
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die private Krankenversicherung für eine:n Mitarbeiter:in in Lexware Office Lohn & Gehalt zu hinterlegen:
Legen Sie im Bereich Lohn eine:n neue:n Mitarbeiter:in an oder öffnen Sie ein bestehendes Mitarbeiterprofil.
Navigieren Sie im Mitarbeiterformular zum Abschnitt Sozialversicherung.
Wählen Sie bei der „Art der Versicherung“ die Option „privat“ aus. Daraufhin erscheinen neue Eingabefelder für die private Krankenversicherung.
Klicken Sie in das Feld „Private Krankenversicherung“. Hier können Sie die spezifische Krankenkasse auswählen, die Ihnen Ihr:e Mitarbeiter:in mitgeteilt hat.
Falls die Kasse nicht in der Liste erscheint: Wählen Sie die Option „sonstige private Krankenversicherung“.
Indem Sie diese Schritte befolgen, stellen Sie sicher, dass die Abrechnung für Ihre privat versicherten Mitarbeiter:innen korrekt durchgeführt wird.
Versicherungsnummer ermitteln
Für die automatische Abfrage der Sozialversicherungsnummer sind folgende Angaben zwingend erforderlich:
Geburtsname
Geburtsort
Geburtsland
So funktioniert der Prozess:
Nach dem Speichern der Mitarbeiterdaten wird automatisch eine Anfrage an die zuständige Krankenkasse gestellt
Die Rückmeldung der Sozialversicherungsnummer erfolgt in der Regel innerhalb weniger Tage
Danach können Sie direkt mit der Abrechnung beginnen
Wichtig: Eine manuelle Eingabe der Versicherungsnummer ist aufgrund gesetzlicher Vorgaben nicht mehr möglich.
Kinderangaben für die Pflegeversicherung
Grundregel: Kinderlose müssen einen erhöhten Beitrag zur Pflegeversicherung bezahlen. Dies wird über das Feld „Der Mitarbeiter hat Kinder" gesteuert.
DaBPV-Verfahren (Datenabgleich Beitragspflichtige Versicherte):
Verwendet Daten vom Bundeszentralamt für Steuern
Daten zeigen nicht immer die korrekte Elternschaft für die Pflegeversicherung an
Gründe: Kinder über 25 Jahre oder Fehler bei der Datenübermittlung
Umgang mit abweichenden Kinderangaben
Ihre Angabe enthält weniger Kinder als elektronisch gemeldet:
Lexware übernimmt automatisch die höhere, gemeldete Kinderanzahl
Eine geringere Anzahl ist nicht zulässig
Sie müssen nichts unternehmen
Ihre Angabe enthält mehr Kinder als elektronisch gemeldet:
Lexware weist Sie auf die Abweichung hin
Prüfen Sie die Angaben sorgfältig
Entweder: Korrigieren Sie auf die gemeldete Kinderanzahl
Oder: Bestätigen Sie durch erneutes Speichern, dass Ihre Angabe korrekt ist
Wichtig: Bei korrekter, höherer Kinderzahl müssen Sie sicherstellen, dass für ALLE Kinder entsprechende Nachweise vorliegen.
Manuelle Eingabe abweichender Kinderzahlen
So gehen Sie vor:
Öffnen Sie das Mitarbeiterformular in Lexware Office
Passen Sie die Kinderzahl unter „Sozialversicherung" an (nur Erhöhung möglich)
Dokumentieren Sie alle Kinder mit entsprechenden Nachweisen für Betriebsprüfungen
Bei Änderungen: Fordern Sie Nachweise von den Mitarbeiter:innen an
Wichtige Erinnerung: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter:innen regelmäßig darüber, dass sie Änderungen der Kinderzahl (Geburt, 25. Geburtstag) umgehend melden müssen.
Fehlermeldungen bei fehlenden Kindern beheben
Problem: Fehlermeldung, dass die Kinderanzahl „0" ist (meist bei Kindern über 25 Jahren)
Lösung:
Öffnen Sie die Daten des betroffenen Mitarbeiters
Setzen Sie ein Häkchen bei „Der Mitarbeiter hat Kinder"
Wählen Sie im erscheinenden Auswahlfeld „keine Kinder unter 25 Jahren"
Klicken Sie auf „Speichern"
Wichtig: Diese Angabe muss im Juli jeden Jahres erneut bestätigt werden. Klicken Sie dazu einfach auf „Speichern", ohne etwas zu ändern.
Besondere Beschäftigungsverhältnisse
Familienangehörige als Mitarbeiter:innen
Wenn Mitarbeiter:innen Ehe-/Lebenspartner, Kinder, Enkel oder Urenkel des Arbeitgebers sind, kann sich dies auf die Sozialversicherung auswirken. Setzen Sie in diesem Fall das entsprechende Häkchen – dies wird automatisch bei der ersten Abrechnung von der Deutschen Rentenversicherung überprüft.
Mehrfachbeschäftigung
Falls Ihre Mitarbeiter:innen gleichzeitig einer Haupt- oder Nebenbeschäftigung nachgehen, erfassen Sie dies im entsprechenden Feld. Die Entgelte aus verschiedenen Beschäftigungen können sich auf die Versicherungspflicht und die Höhe der Sozialversicherungsbeiträge auswirken.
Wichtige Erinnerungen für den laufenden Betrieb
Regelmäßige Aktualisierungen
Steuerklassenwechsel: Werden automatisch über Lexware Office aktualisiert
Kinderfreibeträge: Automatische Anpassung durch Datenabgleich mit der Finanzverwaltung
Krankenkassenwechsel: Müssen Sie manuell in den Mitarbeiterdaten anpassen
Dokumentationspflichten
Bewahren Sie folgende Dokumente sorgfältig auf:
Personalfragebögen
Nachweise für Kinderangaben bei der Pflegeversicherung
Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht (bei Minijobbern)
Steuerliche Bescheinigungen
Stichwörter: Ex-Mitarbeiter, Wiederkehrer, Mitarbeiter anlegen, rückwirkend Mitarbeiter, keine Steuer-ID, Steuer ID, ehemalige Mitarbeiter, Anlage, Profil, Beschäftigungsart, Wiedereintritt,