Zahlungserinnerungen und Mahnungen sind ein wichtiger Bestandteil eines professionellen Forderungsmanagements. Mit Lexware Office haben Sie die Möglichkeit, diese schnell und unkompliziert direkt aus Ihren offenen Rechnungen zu erstellen. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie vorgehen können.
Der Unterschied zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung
Der Begriff "Mahnung" klingt oft streng und offiziell, während "Zahlungserinnerung" neutraler und freundlicher wirkt. Doch inhaltlich ähneln sich beide Dokumente.
Zahlungserinnerung
Hauptzweck ist, Kund:innen höflich auf eine offene Rechnung hinzuweisen.
Oft die erste Kommunikation bei Zahlungsverzug.
Kein direkter Hinweis auf Konsequenzen wie Gebühren oder rechtliche Schritte.
Mahnung
Es handelt sich um eine formellere Erinnerung.
Häufig mit zusätzlichen Kosten (Mahngebühren) oder rechtlichen Konsequenzen verbunden.
Wird meist nach einer oder mehreren Zahlungserinnerungen verschickt.
Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellen
Mit nur wenigen Klicks können Sie in Lexware Office professionelle Mahnungen und Zahlungsaufforderungen erstellen. Hier finden Sie die Schritte im Detail:
1. Passenden Beleg auswählen
Navigieren Sie zu „Belege“ im Hauptmenü.
Öffnen Sie über die linke Navigationsleiste die Liste aller überfälligen oder offenen Belege.
Klicken Sie auf den entsprechenden Beleg. Auf der rechten Seite öffnen sich die Belegdetails.
💡Überfällige Belege sind in allen Übersichtslisten deutlich mit einer orangenen Schrift gekennzeichnet.
2. Erinnerung oder Mahnung starten
Klicken Sie auf die drei Punkte (Weitere Aktionen)
Wählen Sie "Mahnen" aus.
3. Texte und Überschriften anpassen
Sie können den Belegitel der Zahlungserinnerung und den Einleitungstext individuell bearbeiten, falls Sie etwa eine Zahlungserinnerung anstelle einer Mahnung versenden möchten.
Zahlungserinnerung: Wählen Sie freundlichere Einleitungstexte wie „Wir erinnern Sie an die folgende unbezahlte Rechnung …“.
Mahnung: Fügen Sie deutliche Formulierungen hinzu, z.B. „Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum], um weitere Schritte zu vermeiden.
Weitere Standardtexte für Mahnung oder Zahlungserinnerungen finden Sie hier:
Klicken Sie auf die Symbole neben den Eingabefeldern öffnet sich eine Auswahl von Titeln oder Texten. Hier haben Sie auch die Möglichkeit neue festzuhalten und ggf. als Standardtext bei einer Mahnung oder Zahlungserinnerung zu hinterlegen.
4. Mahngebühren hinterlegen (optional)
Sollten Sie Mahngebühren berechnen wollen, hinterlegen Sie diese bitte als Position in der Rechnung:
Klicken Sie auf „+ Artikel“.
Wählen Sie den Artikeltyp „Mahngebühr" oder geben den Begriff manuell ein.
Tragen Sie den Betrag ein, z.B. 5,00 €.
Die Mahngebühr wird direkt auf die Summe und den Gesamtbetrag addiert.
Hinweis:
Haben Sie Mahngebühren erhoben und erhalten anschließend eine Zahlung von Ihren Kund:innen, kann der Betrag höher ausfallen als der ursprünglich in der Rechnung ausgewiesene.
Beim Zuordnen der Zahlung zum entsprechenden Beleg wird Lexware Office nach einem Grund für die Differenz fragen.
Bitte wählen Sie in diesem Fall „Mahngebühr“ – die entsprechende Buchung erfolgt dann automatisch.
5. Vorschau anzeigen und speichern
Bevor Sie die Zahlungserinnerung oder Mahnung versenden:
Klicken Sie auf „Vorschau“, um das Layout und den Text zu prüfen.
Speichern Sie das Dokument und wählen Sie „Versenden“, um es direkt per E-Mail oder Post zu verschicken.
Wo finde ich bereits erstellte Mahnungen?
Alle abgeschlossenen Mahnungen und Erinnerungen werden übersichtlich in der Beleg-Historie gespeichert:
Öffnen Sie die „Belegdetails“, indem Sie den Beleg in der Belegliste (Alle Belege) mit einem Klick markieren.
Scrollen Sie nach unten, um die "Mahnungen" im Belegverlauf einzusehen.
Hier sehen Sie alle Daten und Dokumente zu den Mahnungen.
👉 Wenn eine Rechnung nachträglich bearbeitet wird, werden die zugehörigen Mahnungen gelöscht und nicht mehr unter "Mahnungen" in den Belegdetails angezeigt. Um die Konsistenz der Daten sicherzustellen. Achten Sie darauf, dies zu vermeiden, wenn die Mahnungen noch relevant sind.
Zahlungserinnerungen/Mahnungen sind den jeweiligen Rechnungen zugeordnet, es wird kein eigenständiger Beleg erstellt und somit sind die Zahlungserinnerungen/Mahnungen buchhalterisch nicht relevant und werden auch nicht protokolliert.