Hier finden Sie drei kopierfertige Textvorlagen für den Mahnprozess: Zahlungserinnerung, zweite Mahnung und dritte Mahnung. Fügen Sie die Texte direkt in eine Mahnung in Lexware Office ein oder passen Sie sie an Ihren Stil an.
Wie Sie eine Mahnung in Lexware Office erstellen, erfahren Sie im Artikel Zahlungsaufforderungen und Mahnungen erstellen.
Wenn Sie die Vorlagen lieber als Word- oder PDF-Datei nutzen möchten, können Sie sie kostenlos unter Mahnungsvorlage herunterladen.
Vorlage für die erste Zahlungserinnerung
Mit der ersten Zahlungserinnerung erinnern Sie Ihren Kunden freundlich an eine offene Rechnung. Sie müssen noch keine Frist setzen - oft hat der Kunde die Rechnung schlicht übersehen oder verlegt.
So könnte Ihr Text für die erste Zahlungserinnerung aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren,
bei der Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] konnten wir leider noch keinen Zahlungseingang feststellen.
Sicherlich handelt es sich nur um ein Versehen.
Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag ohne Abzüge auf unser Bankkonto.
Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
Vorlage für die zweite Mahnung
Wenn Ihr Kunde nach der ersten Zahlungserinnerung innerhalb von ca. 14 Tagen nicht gezahlt hat, folgt die zweite Mahnung. Jetzt setzen Sie eine klare Zahlungsfrist, zum Beispiel 14 Tage, und weisen auf mögliche Konsequenzen hin. Der Ton wird bestimmter, bleibt aber sachlich.
So könnte Ihr Text für die zweite Mahnung aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren,
auf unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] haben Sie leider nicht reagiert.
Bitte überweisen Sie den fälligen Betrag von [Betrag in €] bis spätestens [Datum, z. B. heute + 14 Tage].
Sollten Sie diesen Zahlungstermin nicht einhalten, sind wir gezwungen, Ihnen Mahnkosten und Verzugszinsen (Zinsen für den Zeitraum der Zahlungsverzögerung) in Rechnung zu stellen.
Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
Vorlage für die dritte und letzte Mahnung
Wenn Ihr Kunde auch nach der zweiten Mahnung nicht gezahlt hat, ist die dritte Mahnung der letzte Schritt vor rechtlichen Maßnahmen. Benennen Sie alle offenen Beträge — inklusive Verzugszinsen und Mahnkosten. Setzen Sie eine letzte Frist. Kündigen Sie an, dass Sie bei Nichtzahlung gerichtliche Schritte oder ein Inkassounternehmen einschalten.
So könnte Ihr Text für die dritte Mahnung aussehen:
Sehr geehrte Damen und Herren,
auf unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] und unsere zweite Mahnung vom [Datum] zur Rechnung Nr. [Rechnungsnummer] vom [Datum] haben Sie leider nicht reagiert.
Folgende Beträge sind zur Zahlung fällig:
Position | Betrag |
Rechnung | [Betrag in €] |
Verzugszinsen ([Zinssatz in %]) | [Betrag in €] |
Mahnkosten | [Betrag in €] |
Fällige Gesamtsumme | [Gesamtbetrag in €] |
Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag bis spätestens [Datum, z. B. heute + 14 Tage] auf unser Konto.
Sollte der Betrag bis zu diesem Datum nicht eingegangen sein, sehen wir uns gezwungen, gerichtliche Schritte einzuleiten. Die Kosten des Verfahrens gehen zu Ihren Lasten.
Falls Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen