Wann würdest du mit negativen Beträgen arbeiten?
👉 Es gibt des Öfteren Situationen, in welchen du negative Beträge in Lexware Office eingeben möchtest, um verschiedene Geschäftsfälle abzubilden.
Dazu gehören:
🛒 Gutschriften an Kunden
💰 Rabatte
📦 Rückabwicklung einer Retoure an deinen Lieferanten
🔄 Korrekturbuchungen
➖ negative Rundungsdifferenzen
💡 Da du in Lexware Office ausschließlich mit positiven Beträgen buchen kannst, zeigen wir dir anhand von Fallbeispielen, wie du die Geschäftsfälle ohne Eingabe von negativen Beträgen korrekt buchen kannst.
Gutschriften an Kunden
Beispiel: du schreibst deine Rechnungen in einer externen Software, lädst deine Einnahmenbelege in Lexware Office hoch und erfasst diese.
Nun schickt dein Kunde einen Teil der Bestellung zurück.
Du hast in deinem externen Programm bereits eine Rechnungskorrektur geschrieben und lädst diese in Lexware Office hoch. Erfasse diese als Belegtyp Einnahmenminderung über den gutgeschriebenen Betrag und verwende dieselbe Kategorie, welche du auch bei der Erfassung der Einnahme verwendet hast. Bitte verwende bei der Eingabe des Betrags eine positive Zahl.
Anhand des ausgewählten Belegtyps verbucht das System den Betrag korrekt in der Buchhaltung.
Rabatte
Du möchtest auf eine extern erstellte Rechnung nachträglich einen Rabatt gewähren?
Gehe bitte, wie unter Gutschriften an Kunden beschrieben, vor.
Rückabwicklung von Retouren an deinen Lieferanten
Beispiel:
Du hast etwas aus einer Bestellung bei deinem Lieferanten zurückgesendet oder ein Artikel ist nicht mehr lieferbar und du hast dafür eine Gutschrift erhalten.
Erfasse den Gutschriftsbeleg als Belegtyp Ausgabenminderung über den Gutschriftsbetrag (positiv) und verwende dieselbe Kategorie, welche du auch bei der ursprünglichen Ausgabe verwendet hast. Verwende hier bei der Eingabe ausschließlich positive Beträge.
Anhand des ausgewählten Belegtyps verbucht das System den Betrag korrekt in der Buchhaltung.
Sollte der Gutschriftsbetrag auf einer Rechnung aufgeführt und verrechnet sein, lade das Belegbild zweimal hoch und erfasse es:
1x als Ausgabe über den ursprünglichen Rechnungsbetrag ohne Abzüge
1x als Ausgabenminderung über den Gutschriftsbetrag
Korrekturbuchungen
Beispiel:
Du hast einen Beleg über die Belegerfassung hochgeladen und erfasst und bemerkst erst später, dass dieser nicht korrekt ist. Du möchtest eine negative Gegenbuchung im System vornehmen, um dies auszugleichen und neu buchen zu können. Folgende Möglichkeiten stehen dir zur Verfügung, um den falsch erfassten Beleg auszugleichen, bzw. zu korrigieren:
Wenn der Beleg noch nicht in der Buchhaltung festgeschrieben ist, kannst du diesen bearbeiten oder löschen. Hebe zuvor ggf. bestehende Zahlungszuordnungen auf, markiere den Beleg und klicke im rechten oberen Bereich auf das Stiftsymbol, um den Beleg zu bearbeiten, du gelangst hierbei wieder in die Belegerfassungsmaske.
Wenn du den Beleg löschen möchtest, weil du diesen aus Versehen hochgeladen hast, markiere diesen und klicke im oberen rechten Bereich auf das Mülltonnen-Symbol.
Sollte der Beleg bereits in der Buchhaltung festgeschrieben sein, dann kann dieser nicht mehr bearbeitet oder gelöscht, sondern nur noch berichtigt oder storniert werden.
Hierbei werden in beiden Fällen ggf. bestehende Zahlungszuordnungen automatisch storniert.
Bei einer Berichtigung des Belegs, klicke rechts auf das Stiftsymbol. Nun wird der ursprüngliche Beleg storniert, bitte gib hier eine Notiz zum Grund der Berichtigung an. In der Buchhaltung entsteht eine Stornobuchung, welche die alte Erfassung aufhebt. Zudem wird der Beleg mit dem Bilddokument (falls vorhanden) dupliziert und du kannst diesen nun korrigieren, speichern und eine neue Zahlungszuordnung vornehmen.
Wenn der Beleg storniert und nicht neu erfasst werden soll, weil er z.B. versehentlich erfasst wurde, dann klicke rechts auf das Mülltonnen-Symbol, gib eine Notiz für den Stornierungsgrund an und das System erledigt den Rest für dich. Das heißt: die Buchung wird auch hier durch eine automatische Stornierungsbuchung aufgehoben und du musst nichts weiter erledigen.
Negative Rundungsdifferenzen
Beispiel:
Du erfasst einen Beleg und der Steuerbetrag auf dem Beleg weicht vom in Lexware Office ausgerechneten Steuerbetrag ab und es entsteht eine negative Rundungsdifferenz in der Belegerfassung.
🤔 Wie kommt es dazu?
Lexware Office rundet in der Belegerfassung kaufmännisch, daher kann es hier auch zu negativen Rundungsdifferenzen kommen, wenn der Belegersteller anders oder nicht rundet, sondern die Beträge nur kürzt, bzw. miteinander addiert.
💡 Gut zu wissen:
Buchhalterisches Runden ist eine Methode, um Zahlen auf eine bestimmte Dezimalstelle zu runden, damit sie einfacher zu handhaben sind. Diese Methode wird häufig in der Buchhaltung verwendet, um sicherzustellen, dass die Zahlen konsistent und leicht verständlich sind.
Grundregeln des buchhalterischen Rundens:
Aufrunden: Wenn die Ziffer nach der letzten gewünschten Dezimalstelle 5 oder größer ist, wird die letzte gewünschte Dezimalstelle um eins erhöht.
Abrunden: Wenn die Ziffer nach der letzten gewünschten Dezimalstelle kleiner als 5 ist, bleibt die letzte gewünschte Dezimalstelle unverändert.
Beispiel:
Angenommen, du hast die Zahl 12,346 und möchtest auf zwei Dezimalstellen runden.
Schau dir die dritte Dezimalstelle an (6 in diesem Fall).
Da 6 größer als 5 ist, rundest du die zweite Dezimalstelle (4) um eins nach oben auf 5.
Ergebnis: 12,35
Ein weiteres Beispiel: Angenommen, du hast die Zahl 7,432 und möchtest auf zwei Dezimalstellen runden.
Schau dir die dritte Dezimalstelle an (2 in diesem Fall).
Da 2 kleiner als 5 ist, bleibt die zweite Dezimalstelle (3) unverändert.
Ergebnis: 7,43
So einen Fall kannst du wie folgt über eine Splittbuchung abbilden:
Trag die Ausgabe auf die entsprechende Kategorie über den Nettobetrag (Steuersatz: Keine) und den Steuerbetrag auf die Kategorie gezahlte Vorsteuer und speichere diese Aufteilung.
👉 Bitte verwende dabei keine negativen Beträge.
Belege / Buchungen mit 0,-€
Es kann auch Fälle geben, bei welchen du Belege mit einem Betrag über 0,-€ verbuchen möchtest. Das ist in Lexware Office nicht möglich, du kannst ausschließlich mit Beträgen ab 0,01€ und nur mit positiven Beträgen arbeiten. Wenn du den Kunden oder Lieferanten als Kontakt im System angelegt hast, kannst du das Belegbild über den Kontaktmanager beim Kontakt speichern.
Weitere Informationen zum Kontaktmanager und wie du u.a. Dateien bei einem gespeicherten Kontakt ablegen kannst, findest du hier: