Was ist ein Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse?
Ein Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse, oft auch als Beitragskonto bezeichnet, ist ein Konto, über das sämtliche Sozialversicherungsbeiträge Ihrer Mitarbeiter:innen eingezogen werden. Das umfasst nicht nur die Krankenkassenbeiträge, sondern auch Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.
Weitere allgemeine Informationen zu Arbeitgeberkonten finden Sie in unserem Wissensartikel zu Arbeitgeberkonten.
Welche Zahlungsarten stehen für Arbeitgeberkonten zur Verfügung?
Die fälligen Beiträge über Ihr Arbeitgeberkonto können Sie auf drei verschiedene Arten bezahlen:
1. Überweisung
Sie überweisen die Beiträge manuell an die Krankenkasse.
2. SEPA-Lastschriftmandat (elektronisch)
Sie erteilen das Lastschriftmandat direkt über Lexware Office Lohn & Gehalt – papierlos und digital.
3. SEPA-Lastschriftmandat (schriftlich)
Sie füllen ein Papier-Formular der jeweiligen Krankenkasse aus und senden es per Post ein.
Wichtig: Bei verspäteter Zahlung können Säumniszuschläge oder Mahngebühren anfallen. Wir empfehlen Ihnen daher dringend, jeder Krankenkasse ein SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen, um pünktliche Zahlungen sicherzustellen.
Welche Zahlungsart ist bei einem neuen Arbeitgeberkonto standardmäßig voreingestellt?
Wenn Sie eine:n neue:n Mitarbeiter:in anlegen und bei der entsprechenden Krankenkasse noch kein:e andere:r Mitarbeiter:in versichert ist, erstellt Lexware Office Lohn & Gehalt automatisch ein neues Arbeitgeberkonto. Standardmäßig wird dabei die Zahlungsart Überweisung voreingestellt.
Nach dem Speichern der Mitarbeiterdaten haben Sie direkt die Möglichkeit, auf ein SEPA-Lastschriftmandat umzustellen (siehe Abschnitt „Zahlungsart direkt beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen auswählen" weiter unten).
Wo kann ich die Zahlungsart für meine Arbeitgeberkonten einstellen?
In Lexware Office Lohn & Gehalt können Sie die Zahlungsart für jedes Arbeitgeberkonto individuell festlegen. Sie haben zwei Möglichkeiten:
Option 1: Zahlungsart direkt beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen auswählen
Sobald Sie einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin angelegt und alle Daten gespeichert haben, prüft Lexware Office Lohn & Gehalt automatisch, ob bereits ein Arbeitgeberkonto bei der entsprechenden Krankenkasse existiert.
Falls noch kein:e andere:r Mitarbeiter:in bei dieser Krankenkasse versichert ist, erscheint direkt nach dem Speichern ein Dialog, in dem Sie aufgefordert werden, eine Zahlungsart auszuwählen.
Direkt nach dem Anlegen eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin werden Sie dazu aufgefordert, eine Zahlungsart auszuwählen.
Unser Tipp: Wir empfehlen Ihnen, allen Krankenkassen ein papierloses SEPA-Lastschriftmandat auf elektronischem Wege zu erteilen. So stellen Sie sicher, dass alle Beiträge pünktlich eingezogen werden.
3.2 Zahlungsart später auswählen oder ändern
Wenn Sie beim Anlegen neuer Mitarbeiter:innen keine Änderung der Zahlungsart vorgenommen haben, bleibt zunächst die Standardeinstellung Überweiung aktiv. Sie können die Zahlungsart jederzeit über die Krankenkassen-Übersicht ändern:
So geht's:
Öffnen Sie die Krankenkassen-Übersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt.
In der Übersicht werden alle Krankenkassen aufgelistet, bei denen für Ihr Unternehmen ein Arbeitgeberkonto existiert.
Klicken Sie auf die Tabellenzeile der gewünschten Krankenkasse.
Sie gelangen zur Detailseite der Krankenkasse.
Klicken Sie auf die Zeile „Gewählte Zahlungsart".
Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart aus und speichern Sie Ihre Änderung.
Bei neuen Arbeitgeberkonten ist standardmäßig die Zahlungsart "Überweisung" voreingestellt. Sie können diese Zahlungsart jederzeit ändern.
Wie erteile ich ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat?
Mit Lexware Office Lohn & Gehalt können Sie ein SEPA-Lastschriftmandat schnell und papierlos erteilen – ohne Formulare auszudrucken, auszufüllen oder per Post zu versenden.
Wichtig: Durch ein Lastschriftmandat stellen Sie sicher, dass alle Beiträge pünktlich eingezogen werden. So vermeiden Sie Säumniszuschläge oder Mahngebühren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Abhängig davon, ob Sie ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat direkt nach dem Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen erteilen oder dies später über die Krankenkassen-Übersicht erledigen wollen, unterscheiden sich die entsprechenden Dialoge nur minimal. Daher zeigen wir Ihnen nachfolgend die Auswahl der Zahlungsart über die Krankenkassen-Übersicht. Bei der Erteilung eines elektronischen SEPA-Lastschriftmandats beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen sind aber grundsätzlich die gleichen Schritte vorzunehmen.
Öffnen Sie die Krankenkassen-Übersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt.
Klicken Sie auf die Tabellenzeile der gewünschten Krankenkasse.
Klicken Sie auf die Zeile „Gewählte Zahlungsart".
Wählen Sie die Option „per Lastschrift" aus.
Klicken Sie auf den Button „Elektronisches Lastschriftmandat erteilen".
Prüfen Sie alle Angaben im Formular sorgfältig.
Setzen Sie den Haken unter „Einwilligung" am Ende des Formulars.
Klicken Sie auf „Speichern".
Das war es schon! Das SEPA-Lastschriftmandat wird nun automatisch an die jeweilige Krankenkasse übertragen. In den Einstellungen der Krankenkasse wird nun „SEPA-Lastschriftmandat (elektronisch)" angezeigt.
Wichtige Hinweise zum elektronischen SEPA-Lastschriftmandat:
Gültigkeit: Ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat ist immer ab sofort gültig. Es ist derzeit nicht möglich, ein abweichendes Gültig-ab-Datum einzugeben.
Bearbeitungszeit: Die Krankenkasse benötigt unter Umständen einige Tage, um Ihr SEPA-Lastschriftmandat zu verarbeiten.
Neue Arbeitgeber: Wenn Sie der Krankenkasse als Arbeitgeber noch nicht bekannt sind, wird das SEPA-Lastschriftmandat automatisch mit Einrichtung des Arbeitgeberkontos wirksam. Dies geschieht in der Regel nach der ersten Beitragsschätzung oder der Sozialversicherungsanmeldung des:der jeweiligen Mitarbeiter:in.
Bankverbindung: Als Bankverbindung wird automatisch die hinterlegte Standard-Bankverbindung aus Ihren Firmendaten übernommen. Es ist derzeit nicht möglich, ein SEPA-Lastschriftmandat mit einer abweichenden Bankverbindung zu erteilen.
Kann ich ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat erteilen?
Ja, wenn Sie kein elektronisches Lastschriftmandat erteilen möchten, können Sie der Krankenkasse weiterhin ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat in Papierform erteilen.
Wichtig: Da Lexware Office Lohn & Gehalt von den Krankenkassen nicht automatisch informiert wird, wenn Sie dort ein schriftliches Lastschriftmandat erteilt haben, müssen Sie diese Information manuell in den Einstellungen hinterlegen.
So hinterlegen Sie ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat:
Öffnen Sie die Krankenkassen-Übersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt.
Klicken Sie auf die Tabellenzeile der gewünschten Krankenkasse.
Klicken Sie auf die Zeile „Gewählte Zahlungsart".
Klicken Sie auf den Link „Sie möchten der Krankenkasse lieber ein schriftliches Lastschriftmandat erteilen oder haben dies bereits erteilt?".
Setzen Sie den Haken, um zu bestätigen, dass Sie der Krankenkasse ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben.
Klicken Sie auf „Speichern".
In den Einstellungen der Krankenkasse wird nun „SEPA-Lastschriftmandat (schriftlich)" angezeigt.
Was muss ich nach einem Softwarewechsel beachten?
Wenn Sie vor dem Wechsel zu Lexware Office Lohn & Gehalt bereits einzelnen Krankenkassen SEPA-Lastschriftmandate erteilt haben, behalten diese grundsätzlich ihre Gültigkeit. Sie müssen diese Information jedoch manuell in Lexware Office Lohn & Gehalt hinterlegen.
Schriftliches SEPA-Lastschriftmandat
Falls Sie vor dem Wechsel ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben, hinterlegen Sie diese Information wie im Abschnitt „Kann ich ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat erteilen?" beschrieben.
Elektronisches SEPA-Lastschriftmandat
Falls Sie vor dem Wechsel ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat erteilt haben (zum Beispiel mit einer anderen Software), wird diese Information nicht automatisch an Lexware Office Lohn & Gehalt übertragen. Erteilen Sie der jeweiligen Krankenkasse in diesem Fall bitte ein neues elektronisches SEPA-Lastschriftmandat, wie im Abschnitt „Wie erteile ich ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat?" beschrieben.
Wie kann ich ein SEPA-Lastschriftmandat widerrufen?
Ein SEPA-Mandatswiderruf bedeutet, dass Sie einer Krankenkasse die Erlaubnis entziehen, künftig Geld von Ihrem Konto per Lastschrift einzuziehen.
Nach Eingang des Widerrufs wird das Mandat ungültig, und die Krankenkasse darf keine weiteren Abbuchungen mehr vornehmen. Die Bearbeitung dauert in der Regel 6–7 Werktage, bis der Widerruf vollständig im System umgesetzt ist.
Wichtig: Nach dem Widerruf müssen Sie alle fälligen Forderungen manuell per Überweisung bezahlen.
So widerrufen Sie ein SEPA-Lastschriftmandat:
Öffnen Sie die Krankenkassen-Übersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt.
In der Übersicht werden alle Krankenkassen aufgelistet, bei denen für Ihr Unternehmen ein Arbeitgeberkonto existiert.
Klicken Sie auf die Tabellenzeile der gewünschten Krankenkasse
Klicken Sie auf die Zeile „Gewählte Zahlungsart".
Klicken Sie auf die Zeile „Gewählte Zahlungsart".
Klicken Sie auf den Button „Widerrufen".
Bestätigen Sie, dass Sie sich bewusst sind, dass Sie nach dem Widerruf alle Forderungen manuell überweisen müssen, indem Sie die Checkbox auswählen.
Klicken Sie erneut auf „Widerrufen".
Sie erhalten eine Bestätigung, dass der Widerruf erfolgreich war.
Werden Lastschriftmandate bei Änderung der Bankverbindung automatisch aktualisiert?
Nein, bereits erteilte Lastschriftmandate werden bei Änderung der Bankverbindung in den Firmenstammdaten nicht automatisch erneuert.
So erneuern Sie ein Lastschriftmandat nach Änderung der Bankverbindung:
Öffnen Sie die Krankenkassen-Übersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt.
Klicken Sie auf die Tabellenzeile der gewünschten Krankenkasse.
Ändern Sie die Zahlungsart kurzzeitig auf „Überweisung" und speichern Sie diese Änderung.
Erteilen Sie anschließend ein neues elektronisches SEPA-Lastschriftmandat, wie im Abschnitt „Wie erteile ich ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat?" beschrieben.
Die neue Bankverbindung aus den Firmenstammdaten wird nun automatisch übernommen.