Was ist ein Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse?
Ein Arbeitgeberkonto bei der Krankenkasse, oft auch als Beitragskonto bezeichnet, ist ein Konto, über das sämtliche Sozialversicherungsbeiträge deiner Mitarbeiter:innen eingezogen werden. Das umfasst nicht nur die Krankenkassenbeiträge, sondern auch Beiträge zur Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung.
Weitere allgemeine Informationen zu Arbeitgeberkonten findest du in unserem Wissensartikel zu Arbeitgeberkonten.
Welche Zahlungsarten stehen für Arbeitgeberkonten zur Verfügung?
Die fälligen Beiträge über dein Arbeitgeberkonto kannst du auf drei verschiedene Arten bezahlen:
1. Überweisung
Du überweist die Beiträge manuell an die Krankenkasse.
2. SEPA-Lastschriftmandat (elektronisch)
Du erteilst das Lastschriftmandat direkt über Lexware Office Lohn & Gehalt – papierlos und digital.
3. SEPA-Lastschriftmandat (schriftlich)
Du füllst ein Papier-Formular der jeweiligen Krankenkasse aus und sendest es per Post ein.
Wichtig: Bei verspäteter Zahlung können Säumniszuschläge oder Mahngebühren anfallen. Wir empfehlen dir daher dringend, jeder Krankenkasse ein SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen, um pünktliche Zahlungen sicherzustellen.
Welche Zahlungsart ist bei einem neuen Arbeitgeberkonto standardmäßig voreingestellt?
Wenn du eine:n neue:n Mitarbeiter:in anlegst und bei der entsprechenden Krankenkasse noch kein:e andere:r Mitarbeiter:in versichert ist, erstellt Lexware Office Lohn & Gehalt automatisch ein neues Arbeitgeberkonto. Standardmäßig wird dabei die Zahlungsart Überweisung voreingestellt.
Nach dem Speichern der Mitarbeiterdaten hast du direkt die Möglichkeit, auf ein SEPA-Lastschriftmandat umzustellen (siehe Abschnitt „Zahlungsart direkt beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen auswählen" weiter unten).
Wo kann ich die Zahlungsart für meine Arbeitgeberkonten einstellen?
In Lexware Office Lohn & Gehalt kannst du die Zahlungsart für jedes Arbeitgeberkonto individuell festlegen. Du hast zwei Möglichkeiten:
Option 1: Zahlungsart direkt beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen auswählen
Sobald du einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin angelegt und alle Daten gespeichert hast, prüft Lexware Office Lohn & Gehalt automatisch, ob bereits ein Arbeitgeberkonto bei der entsprechenden Krankenkasse existiert.
Falls noch kein:e andere:r Mitarbeiter:in bei dieser Krankenkasse versichert ist, erscheint direkt nach dem Speichern ein Dialog, in dem du aufgefordert wirst, eine Zahlungsart auszuwählen.
Direkt nach dem Anlegen eines neuen Mitarbeiters oder einer neuen Mitarbeiterin wirst du dazu aufgefordert, eine Zahlungsart auszuwählen.
Unser Tipp: Wir empfehlen dir, allen Krankenkassen ein papierloses SEPA-Lastschriftmandat auf elektronischem Wege zu erteilen. So stellst du sicher, dass alle Beiträge pünktlich eingezogen werden.
3.2 Zahlungsart später auswählen oder ändern
Wenn du beim Anlegen neuer Mitarbeiter:innen keine Änderung der Zahlungsart vorgenommen hast, bleibt zunächst die Standardeinstellung Überweisung aktiv. Du kannst die Zahlungsart jederzeit über die Krankenkassen-Übersicht ändern:
So geht's:
Öffne die Krankenkassen-Übersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt.
In der Übersicht werden alle Krankenkassen aufgelistet, bei denen für dein Unternehmen ein Arbeitgeberkonto existiert.
Klicke auf die Tabellenzeile der gewünschten Krankenkasse.
Du gelangst zur Detailseite der Krankenkasse.
Klicke auf die Zeile „Gewählte Zahlungsart".
Wähle die gewünschte Zahlungsart aus und speichere deine Änderung.
Bei neuen Arbeitgeberkonten ist standardmäßig die Zahlungsart "Überweisung" voreingestellt. Du kannst diese Zahlungsart jederzeit ändern.
Wie erteile ich ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat?
Mit Lexware Office Lohn & Gehalt kannst du ein SEPA-Lastschriftmandat schnell und papierlos erteilen – ohne Formulare auszudrucken, auszufüllen oder per Post zu versenden.
Wichtig: Durch ein Lastschriftmandat stellst du sicher, dass alle Beiträge pünktlich eingezogen werden. So vermeidest du Säumniszuschläge oder Mahngebühren.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
Abhängig davon, ob du ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat direkt nach dem Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen erteilst oder dies später über die Krankenkassen-Übersicht erledigen möchtest, unterscheiden sich die entsprechenden Dialoge nur minimal. Daher zeigen wir dir nachfolgend die Auswahl der Zahlungsart über die Krankenkassen-Übersicht. Bei der Erteilung eines elektronischen SEPA-Lastschriftmandats beim Hinzufügen neuer Mitarbeiter:innen sind aber grundsätzlich die gleichen Schritte vorzunehmen.
Öffne die Krankenkassen-Übersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt.
Klicke auf die Tabellenzeile der gewünschten Krankenkasse.
Klicke auf die Zeile „Gewählte Zahlungsart".
Wähle die Option „per Lastschrift" aus.
Klicke auf den Button „Elektronisches Lastschriftmandat erteilen".
Prüfe alle Angaben im Formular sorgfältig.
Setze den Haken unter „Einwilligung" am Ende des Formulars.
Klicke auf „Speichern".
Das war es schon! Das SEPA-Lastschriftmandat wird nun automatisch an die jeweilige Krankenkasse übertragen. In den Einstellungen der Krankenkasse wird nun „SEPA-Lastschriftmandat (elektronisch)" angezeigt.
Wichtige Hinweise zum elektronischen SEPA-Lastschriftmandat:
Gültigkeit: Ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat ist immer ab sofort gültig. Es ist derzeit nicht möglich, ein abweichendes Gültig-ab-Datum einzugeben.
Bearbeitungszeit: Die Krankenkasse benötigt unter Umständen einige Tage, um dein SEPA-Lastschriftmandat zu verarbeiten.
Neue Arbeitgeber: Wenn du der Krankenkasse als Arbeitgeber noch nicht bekannt bist, wird das SEPA-Lastschriftmandat automatisch mit Einrichtung des Arbeitgeberkontos wirksam. Dies geschieht in der Regel nach der ersten Beitragsschätzung oder der Sozialversicherungsanmeldung des:der jeweiligen Mitarbeiter:in.
Bankverbindung: Als Bankverbindung wird automatisch die hinterlegte Standard-Bankverbindung aus deinen Firmendaten übernommen. Es ist derzeit nicht möglich, ein SEPA-Lastschriftmandat mit einer abweichenden Bankverbindung zu erteilen.
Kann ich ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat erteilen?
Ja, wenn du kein elektronisches Lastschriftmandat erteilen möchtest, kannst du der Krankenkasse weiterhin ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat in Papierform erteilen.
Wichtig: Da Lexware Office Lohn & Gehalt von den Krankenkassen nicht automatisch informiert wird, wenn du dort ein schriftliches Lastschriftmandat erteilt hast, musst du diese Information manuell in den Einstellungen hinterlegen.
So hinterlegst du ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat:
Öffne die Krankenkassen-Übersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt.
Klicke auf die Tabellenzeile der gewünschten Krankenkasse.
Klicke auf die Zeile „Gewählte Zahlungsart".
Klicke auf den Link „Sie möchten der Krankenkasse lieber ein schriftliches Lastschriftmandat erteilen oder haben dies bereits erteilt?".
Setze den Haken, um zu bestätigen, dass du der Krankenkasse ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat erteilt hast.
Klicke auf „Speichern".
In den Einstellungen der Krankenkasse wird nun „SEPA-Lastschriftmandat (schriftlich)" angezeigt.
Was muss ich nach einem Softwarewechsel beachten?
Wenn du vor dem Wechsel zu Lexware Office Lohn & Gehalt bereits einzelnen Krankenkassen SEPA-Lastschriftmandate erteilt hast, behalten diese grundsätzlich ihre Gültigkeit. Du musst diese Information jedoch manuell in Lexware Office Lohn & Gehalt hinterlegen.
Schriftliches SEPA-Lastschriftmandat
Falls du vor dem Wechsel ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat erteilt hast, hinterlege diese Information wie im Abschnitt „Kann ich ein schriftliches SEPA-Lastschriftmandat erteilen?" beschrieben.
Elektronisches SEPA-Lastschriftmandat
Falls du vor dem Wechsel ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat erteilt hast (zum Beispiel mit einer anderen Software), wird diese Information nicht automatisch an Lexware Office Lohn & Gehalt übertragen. Erteile der jeweiligen Krankenkasse in diesem Fall bitte ein neues elektronisches SEPA-Lastschriftmandat, wie im Abschnitt „Wie erteile ich ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat?" beschrieben.
Wie kann ich ein SEPA-Lastschriftmandat widerrufen?
Ein SEPA-Mandatswiderruf bedeutet, dass du einer Krankenkasse die Erlaubnis entziehst, künftig Geld von deinem Konto per Lastschrift einzuziehen.
Nach Eingang des Widerrufs wird das Mandat ungültig, und die Krankenkasse darf keine weiteren Abbuchungen mehr vornehmen. Die Bearbeitung dauert in der Regel 6–7 Werktage, bis der Widerruf vollständig im System umgesetzt ist.
Wichtig: Nach dem Widerruf musst du alle fälligen Forderungen manuell per Überweisung bezahlen.
So widerrufst du ein SEPA-Lastschriftmandat:
Öffne die Krankenkassen-Übersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt.
In der Übersicht werden alle Krankenkassen aufgelistet, bei denen für dein Unternehmen ein Arbeitgeberkonto existiert.
Klicke auf die Tabellenzeile der gewünschten Krankenkasse
Klicke auf die Zeile „Gewählte Zahlungsart".
Klicke auf die Zeile „Gewählte Zahlungsart".
Klicke auf den Button „Widerrufen".
Bestätige, dass du dir bewusst bist, dass du nach dem Widerruf alle Forderungen manuell überweisen musst, indem du die Checkbox auswählst.
Klicke erneut auf „Widerrufen".
Du erhältst eine Bestätigung, dass der Widerruf erfolgreich war.
Werden Lastschriftmandate bei Änderung der Bankverbindung automatisch aktualisiert?
Nein, bereits erteilte Lastschriftmandate werden bei Änderung der Bankverbindung in den Firmenstammdaten nicht automatisch erneuert.
So erneuerst du ein Lastschriftmandat nach Änderung der Bankverbindung:
Öffne die Krankenkassen-Übersicht in Lexware Office Lohn & Gehalt.
Klicke auf die Tabellenzeile der gewünschten Krankenkasse.
Ändere die Zahlungsart kurzzeitig auf „Überweisung" und speichere diese Änderung.
Erteile anschließend ein neues elektronisches SEPA-Lastschriftmandat, wie im Abschnitt „Wie erteile ich ein elektronisches SEPA-Lastschriftmandat?" beschrieben.
Die neue Bankverbindung aus den Firmenstammdaten wird nun automatisch übernommen.