Das richtige Buchungskonto in der Belegerfassung finden

Wenn du in Lexware Office einen Beleg erfasst, wählst du direkt das passende Buchungskonto aus. Ein Buchungskonto ist das Konto in deiner Buchhaltung, auf dem eine Einnahme oder Ausgabe landet – zum Beispiel „Laufende Fahrzeug-Betriebskosten“ für Tank- und Ladekosten. Hier erfährst du, wie du das richtige Buchungskonto schnell findest, auch wenn du nur den früheren Kategorienamen kennst.

Was sich in der Belegerfassung geändert hat

In der Belegerfassung siehst du statt Kategorien jetzt direkt die Buchungskonten mit Kontoname und Kontonummer. Die Buchungskonten stammen aus dem Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04 – je nachdem, welchen Kontenrahmen du in Lexware Office nutzt.

Am Beispiel eines Tankbelegs (Kontenrahmen SKR04) siehst du den Unterschied:

	Bisher	Jetzt
Name des Felds	Kategorie	Konto
Treffer in der Liste	Kategoriename: „Kraftstoff/Ladestrom“	Kontoname mit Kontonummer: „Laufende Fahrzeug-Betriebskosten (6530)“
Zeile unter dem Treffer	Das dazugehörige Buchungskonto: „6530 - Laufende Fahrzeugbetriebskosten“	Der Suchbegriff, über den Lexware Office das Buchungskonto gefunden hat: „Kraftstoff“

[Screenshot: Feld Konto mit Suchbegriff „Kraftst“, Treffer „Laufende Fahrzeug-Betriebskosten (6530)“ mit hervorgehobenem Suchbegriff „Kraftstoff“]

Du kannst weiterhin mit den früheren Kategorienamen suchen. Lexware Office zeigt dir dann direkt das passende Buchungskonto an.

An deiner Buchhaltung ändert sich dadurch nichts: Lexware Office bucht deine Belege auf dieselben Buchungskonten wie bisher. Neu sind nur die Darstellung und die Bezeichnungen in der Belegerfassung. Die einzige Ausnahme sind Einkäufe von Material und Waren: Dafür gibt es jetzt zwei getrennte Buchungskonten – „Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe“ und „Wareneingang“.

Bevor du loslegst: Welche Kontonummern du siehst

Welche Kontonummern dir die Belegerfassung anzeigt, hängt von deinem Kontenrahmen ab. Nutzt du SKR03, siehst du andere Nummern als mit SKR04. Das Buchungskonto „Laufende Fahrzeug-Betriebskosten“ hat zum Beispiel im SKR03 die Nummer 4530 und im SKR04 die Nummer 6530.

Welchen Kontenrahmen du nutzt, siehst du in der Erweiterten Kontosuche & Hilfe direkt unter dem Suchfeld, zum Beispiel „Aktiver Kontenrahmen: SKR 03“.

Mehr zum Unterschied zwischen SKR03 und SKR04 erfährst du im Artikel Was ist ein Kontenrahmen?.

So findest du das passende Buchungskonto in der Belegerfassung

Das passende Buchungskonto findest du in der Belegerfassung über die Suche im Feld Konto. Du kannst nach einem Stichwort, nach dem früheren Kategorienamen oder direkt nach der Kontonummer suchen.

Öffne in Lexware Office den Beleg, den du erfassen möchtest.
Wähle aus, ob es sich um eine Ausgabe oder eine Einnahme handelt.
Klicke in das Feld Konto.
Gib einen Suchbegriff ein, zum Beispiel:
- ein Stichwort, das zu deiner Ausgabe passt: „Tanken“ oder „Benzin“
- einen früheren Kategorienamen: „Kraftstoff“, „Ladestrom“ oder „Fahrzeugpflege“
- eine Kontonummer: „4530“ oder „6530“
Wähle in der Trefferliste das passende Buchungskonto aus.
Ergänze die übrigen Angaben zum Beleg und klicke auf Speichern.

ℹ️ Hinweis: Die früheren Kategorienamen funktionieren weiterhin als Suchbegriffe. Wenn du zum Beispiel „Fahrzeugpflege“ eingibst, zeigt dir Lexware Office direkt das Buchungskonto Laufende Fahrzeug-Betriebskosten an – im SKR03 mit der Nummer 4530, im SKR04 mit der Nummer 6530.

Buchungskonto über die Erweiterte Kontosuche & Hilfe finden

Wenn du dir bei der Wahl des Buchungskontos unsicher bist, hilft dir die Erweiterte Kontosuche & Hilfe in der Belegerfassung. Dort siehst du zu jedem Buchungskonto:

den Kontonamen mit der Kontonummer in Klammern, z. B. „Erlöse 19 % USt (8400)“
den Suchbegriff, über den das Buchungskonto gefunden wurde, z. B. den früheren Kategorienamen „Einnahmen“
eine kurze Erklärung, wofür du das Buchungskonto verwendest

So nutzt du die Erweiterte Kontosuche & Hilfe:

Klicke in der Belegerfassung rechts neben dem Feld Konto auf Erweiterte Kontosuche & Hilfe.
Gib im Feld Konto ein Stichwort, einen früheren Kategorienamen oder eine Kontonummer ein.
Lies die Erklärungen zu den Buchungskonten, die für dich infrage kommen.
Wähle das passende Buchungskonto aus und klicke auf Konto übernehmen.

Erweiterte Kontosuche & Hilfe mit Feld Konto, aktivem Kontenrahmen SKR 03 und Trefferliste mit Erklärungen

Einnahmen: Buchungskonto mit dem passenden Steuersatz wählen

Bei Einnahmen wählst du in der Belegerfassung direkt das Buchungskonto mit dem passenden Steuersatz. Früher hast du die Kategorie „Einnahmen“ gewählt und den Steuersatz separat angegeben. Jetzt wählst du direkt das passende Erlöskonto:

Buchungskonto	SKR03	SKR04
Erlöse 19 % USt	8400	4400
Erlöse 7 % USt	8300	4300

Beispiel: Du hast eine Leistung mit 19 % Umsatzsteuer verkauft und nutzt den SKR03.

Gib im Feld Konto den früheren Kategorienamen „Einnahmen“ ein.
Lexware Office zeigt dir unter anderem die Buchungskonten Erlöse 7 % USt (8300) und Erlöse 19 % USt (8400). Unter jedem Buchungskonto steht „Einnahmen“ als passender Suchbegriff.
Wähle Erlöse 19 % USt (8400), weil auf deiner Rechnung 19 % Umsatzsteuer ausgewiesen sind. Lexware Office hinterlegt beim Buchungskonto Erlöse 19 % USt automatisch den Steuersatz 19 %.

Erweiterte Kontosuche & Hilfe mit Suchbegriff Einnahmen und Treffern Erlöse 7 % USt (8300) und Erlöse 19 % USt (8400)

Mehrere frühere Kategorien, ein Buchungskonto

Manche früheren Kategorien hat Lexware Office schon immer auf dasselbe Buchungskonto gebucht. In der Belegerfassung siehst du deshalb jetzt nur noch dieses eine Buchungskonto.

Beispiel Fahrzeugkosten: Die früheren Kategorien „Fahrzeugpflege“ und „Kraftstoff/Ladestrom“ landeten beide auf dem Buchungskonto Laufende Fahrzeug-Betriebskosten (SKR03: 4530, SKR04: 6530). Wenn du heute nach „Fahrzeugpflege“, „Kraftstoff“ oder „Ladestrom“ suchst, findest du direkt dieses Buchungskonto. Deine Buchungen sind dieselben wie bisher.

Material und Waren: zwei getrennte Buchungskonten

Für Einkäufe von Material und Waren gibt es in der Belegerfassung zwei getrennte Buchungskonten. Die frühere Sammelkategorie „Material/Waren“ gibt es nicht mehr. Bisher hat Lexware Office alle Einkäufe mit dieser Kategorie auf das Buchungskonto Wareneingang gebucht.

Was du einkaufst	Buchungskonto	SKR03	SKR04	Suchbegriff
Materialeinkauf: Material, das du verarbeitest oder verbrauchst (z. B. Holz für eine Schreinerei)	Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe	3000	5100	Material
Wareneinkauf: Waren, die du unverändert weiterverkaufst (z. B. Ware für deinen Onlineshop)	Wareneingang	3200	5200	Waren

Lexware Office trennt Materialeinkäufe und Wareneinkäufe jetzt so, wie es der Standardkontenrahmen vorsieht. So bleibt deine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) aussagekräftig, und deine Steuerkanzlei sieht auf einen Blick, was du eingekauft hast. Du kannst weiterhin wie gewohnt nach den Begriffen „Material“ und „Waren“ suchen.

💡Tipp: Bist du unsicher, ob es sich bei deinem Einkauf um Material oder Waren handelt? Dann frag am besten bei deiner Steuerkanzlei nach.

Woran du erkennst, dass das Buchungskonto richtig zugeordnet ist

Nach der Auswahl zeigt dir das Feld Konto in der Belegerfassung den Kontonamen und die Kontonummer des gewählten Buchungskontos an. Nachdem du den Beleg gespeichert hast, findest du die Buchung in der Kontenübersicht unter genau diesem Buchungskonto.

Beleg zwischenspeichern, wenn das Buchungskonto noch unklar ist

Wenn du das passende Buchungskonto noch klären möchtest, kannst du den Beleg in der Belegerfassung zwischenspeichern. Das ist praktisch, wenn du zum Beispiel erst mit deiner Buchhaltung oder Steuerkanzlei sprechen willst.

Fülle in der Belegerfassung alle Angaben aus, die du schon kennst.
Klicke am unteren Bildschirmrand auf Zwischenspeichern.

Der Beleg bleibt im Status „zu prüfen“. Du kannst ihn jederzeit wieder öffnen, das Buchungskonto ergänzen und den Beleg speichern.

[Screenshot: Belegerfassung mit hervorgehobener Schaltfläche Zwischenspeichern]

❓Häufige Fragen zu Buchungskonten in der Belegerfassung

Bucht Lexware Office meine Belege jetzt anders als vorher?

Nein, Lexware Office bucht deine Belege auf dieselben Buchungskonten wie bisher. In der Belegerfassung haben sich nur die Darstellung und die Bezeichnungen geändert. Die einzige Ausnahme sind Einkäufe von Material und Waren: Dafür wählst du jetzt zwischen „Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe“ und „Wareneingang“.

Funktionieren die früheren Kategorienamen noch als Suchbegriff?

Ja, die früheren Kategorienamen funktionieren in der Belegerfassung weiterhin als Suchbegriffe. Wenn du zum Beispiel „Kraftstoff“ oder „Fahrzeugpflege“ eingibst, zeigt dir Lexware Office direkt das passende Buchungskonto an: Laufende Fahrzeug-Betriebskosten (SKR03: 4530, SKR04: 6530).

Gilt die Auswahl nach Buchungskonten auch für Banking und Kasse?

Nein, Buchungskonten statt Kategorien siehst du aktuell nur in der Belegerfassung. Wenn du im Banking einen Bankumsatz ohne Beleg zuordnest oder in der Kasse buchst, wählst du vorerst weiterhin eine Kategorie.

Kann ich in Lexware Office eigene Buchungskonten anlegen?

Nein, in Lexware Office kannst du keine eigenen Buchungskonten anlegen. Dir stehen die Buchungskonten aus dem Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04 zur Verfügung, die die wichtigsten Geschäftsfälle abdecken. Was du tun kannst, wenn dir ein Buchungskonto fehlt, erfährst du im Artikel Kann ich eigene Konten oder Kategorien anlegen?.

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