Wenn du in Lexware Office eine Einnahme oder Ausgabe erfasst, ordnest du sie in der Kategorisierung einem Buchungskonto zu. Die Kategorisierung findest du in der Belegerfassung unter Belege > + Neuer Beleg > Beleg erfassen oder Dauerbeleg erfassen. Außerdem gibt es das Feld Konto unter Finanzen > Umsätze und Finanzen > Kassenbuch.
Im Feld Konto suchst du wie gewohnt nach einer Kategorie oder einem Stichwort und wählst dann das passende Buchungskonto aus. Ein Buchungskonto ist das Konto in deiner Buchhaltung, auf dem eine Einnahme oder Ausgabe landet.
So findest du das passende Buchungskonto in der Belegerfassung
Das passende Buchungskonto findest du in der Belegerfassung über die Suche im Feld Konto. Am schnellsten suchst du wie gewohnt nach einer Kategorie oder einem Stichwort. Du kannst auch direkt nach dem Kontonamen oder der Kontonummer suchen.
Schritt 1: Öffne in Lexware Office die Belegerfassung, zum Beispiel über Belege > + Neuer Beleg > Beleg erfassen oder Dauerbeleg erfassen.
Schritt 2: Wähle aus, ob es sich um eine Ausgabe oder eine Einnahme handelt.
Schritt 3: Klicke in das Feld Konto.
Schritt 4: Gib einen Suchbegriff ein, zum Beispiel:
eine Kategorie: „Kraftstoff“, „Ladestrom“ oder „Fahrzeugpflege“
ein Stichwort, das zu deiner Ausgabe passt: „Tanken“ oder „Benzin“
einen Kontonamen oder eine Kontonummer: „Laufende Fahrzeug“, „4530“ oder „6530“
Schritt 5: Wähle in der Trefferliste das passende Buchungskonto aus.
Schritt 6: Ergänze die übrigen Angaben zum Beleg und klicke auf Speichern.
Weitere Treffer und Erklärungen mit Mehr anzeigen
Über der Trefferliste im Feld Konto siehst du, wie viele Buchungskonten Lexware Office zu deinem Suchbegriff gefunden hat, zum Beispiel „5 Konten gefunden“. Ist noch nichts Passendes dabei oder brauchst du mehr Infos, klicke unter der Trefferliste auf Mehr anzeigen. Dann öffnet sich die Erweiterte Kontosuche & Hilfe mit deinem Suchbegriff. Dort siehst du alle gefundenen Buchungskonten, jeweils mit einer kurzen Erklärung.
Beispiel: Wenn du im SKR03 „Kfz“ eingibst, findest du nicht nur Laufende Fahrzeug-Betriebskosten (4530), sondern auch Pkw (320) und Fahrzeug-Versicherungen (4520). Mit Mehr anzeigen siehst du alle Treffer mit Erklärung und erkennst, welches Buchungskonto zu deinem Beleg passt.
So zeigt dir das Feld Konto die Treffer an
Im Feld Konto zeigt dir Lexware Office jeden Treffer mit Kontoname und Kontonummer an. Darunter steht die Kategorie bzw. der Suchbegriff, über den Lexware Office das Buchungskonto gefunden hat. Bisher stand die Kategorie oben und das Buchungskonto darunter – neu ist also nur die Reihenfolge der Anzeige.
Beispiel: Du nutzt den Kontenrahmen SKR04 und gibst im Feld Konto „Kraftst“ ein. Lexware Office zeigt dir den Treffer „Laufende Fahrzeug-Betriebskosten (6530)“ an. Darunter steht die Kategorie „Kraftstoff“.
ℹ️ Hinweis: An deiner Buchhaltung ändert sich durch die neue Anzeige im Feld Konto nichts: Lexware Office bucht deine Belege auf dieselben Buchungskonten wie bisher. Die einzige Ausnahme sind Einkäufe von Material und Waren: Dafür gibt es zwei getrennte Buchungskonten – „Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe“ und „Wareneingang“.
Welche Kontonummern du siehst: SKR03 oder SKR04
Welche Kontonummern dir das Feld Konto anzeigt, hängt von deinem Kontenrahmen ab. Nutzt du SKR03, siehst du andere Nummern als mit SKR04. Das Buchungskonto „Laufende Fahrzeug-Betriebskosten“ hat zum Beispiel im SKR03 die Nummer 4530 und im SKR04 die Nummer 6530.
Welchen Kontenrahmen du nutzt, siehst du in der Erweiterten Kontosuche & Hilfe direkt unter dem Suchfeld, zum Beispiel „Aktiver Kontenrahmen: SKR 03“.
Mehr zum Unterschied zwischen SKR03 und SKR04 erfährst du im Artikel Was ist ein Kontenrahmen?.
Buchungskonto über die Erweiterte Kontosuche & Hilfe finden
Wenn du dir bei der Wahl des Buchungskontos unsicher bist oder noch nicht weißt, wonach du suchen sollst, hilft dir die Erweiterte Kontosuche & Hilfe. Du öffnest die Erweiterte Kontosuche & Hilfe über das Symbol mit den drei Balken rechts neben dem Feld Konto, auch ohne vorher einen Suchbegriff einzugeben. Dort sind alle Buchungskonten nach Bereichen gruppiert, zum Beispiel Reisen. Klicke auf einen Bereich, um dir die zugehörigen Buchungskonten anzeigen zu lassen. Zu jedem Buchungskonto siehst du:
den Kontonamen mit der Kontonummer in Klammern, z. B. „Erlöse 19 % USt (8400)“
die Kategorie bzw. den Suchbegriff, über den das Buchungskonto gefunden wurde, z. B. „Einnahmen“
eine kurze Erklärung, wofür du das Buchungskonto verwendest
So nutzt du die Erweiterte Kontosuche & Hilfe:
Klicke in der Belegerfassung rechts neben dem Feld Konto auf das Symbol mit den drei Balken. Die Erweiterte Kontosuche & Hilfe öffnet sich.
Gib im Feld Konto eine Kategorie, ein Stichwort, einen Kontonamen oder eine Kontonummer ein.
Lies die Erklärungen zu den Buchungskonten, die für dich infrage kommen.
Wähle das passende Buchungskonto aus und klicke auf Konto übernehmen.
Einnahmen: Erlöskonto mit dem passenden Steuersatz wählen
Bei Einnahmen suchst du im Feld Konto wie gewohnt nach der Kategorie „Einnahmen“. Lexware Office zeigt dir dann die Erlöskonten an. Erlöskonten sind Buchungskonten für deine Einnahmen. Jedes Erlöskonto hat den passenden Steuersatz bereits hinterlegt – du wählst also das Erlöskonto und gibst den Steuersatz nicht separat an.
Buchungskonto | SKR03 | SKR04 |
Erlöse 19 % USt | 8400 | 4400 |
Erlöse 7 % USt | 8300 | 4300 |
Beispiel: Du hast eine Leistung mit 19 % Umsatzsteuer verkauft und nutzt den SKR04.
Gib im Feld Konto die Kategorie „Einnahmen“ ein.
Lexware Office zeigt dir unter anderem die Buchungskonten Erlöse 7 % USt (4300) und Erlöse 19 % USt (4400). Unter jedem Buchungskonto steht „Einnahmen“ als passender Suchbegriff.
Wähle Erlöse 19 % USt (4400), weil auf deiner Rechnung 19 % Umsatzsteuer ausgewiesen sind. Lexware Office hinterlegt beim Buchungskonto Erlöse 19 % USt automatisch den Steuersatz 19 %.
Mehrere Kategorien, ein Buchungskonto
Manche Kategorien führen im Feld Konto auf dasselbe Buchungskonto. Lexware Office hat diese Kategorien schon immer auf dieses eine Buchungskonto gebucht.
Beispiel Fahrzeugkosten: Die Kategorien „Fahrzeugpflege“ und „Kraftstoff/Ladestrom“ führen beide auf das Buchungskonto Laufende Fahrzeug-Betriebskosten (SKR03: 4530, SKR04: 6530). Egal, ob du nach „Fahrzeugpflege“, „Kraftstoff“ oder „Ladestrom“ suchst – du findest direkt dieses Buchungskonto. Deine Buchungen sind dieselben wie bisher.
Material und Waren: zwei getrennte Buchungskonten
Für Einkäufe von Material und Waren gibt es in Lexware Office zwei getrennte Buchungskonten. Die Sammelkategorie „Material/Waren“ gibt es nicht mehr. Bisher hat Lexware Office alle Einkäufe mit dieser Kategorie auf das Buchungskonto Wareneingang gebucht.
Was du einkaufst | Buchungskonto | SKR03 | SKR04 | Suchbegriff |
Materialeinkauf: Material, das du verarbeitest oder verbrauchst (z. B. Holz für eine Schreinerei) | Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe | 3000 | 5100 | Material |
Wareneinkauf: Waren, die du unverändert weiterverkaufst (z. B. Ware für deinen Onlineshop) | Wareneingang | 3200 | 5200 | Waren |
Lexware Office trennt Materialeinkäufe und Wareneinkäufe so, wie es der Standardkontenrahmen vorsieht. So bleibt deine Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) aussagekräftig, und deine Steuerkanzlei sieht auf einen Blick, was du eingekauft hast. Du kannst im Feld Konto weiterhin wie gewohnt nach „Material“ und „Waren“ suchen.
💡 Tipp: Bist du unsicher, ob es sich bei deinem Einkauf um Material oder Waren handelt? Dann frag am besten bei deiner Steuerkanzlei nach.
Buchungskonto in den Umsätzen und im Kassenbuch wählen
Das Feld Konto findest du auch unter Finanzen > Umsätze und Finanzen > Kassenbuch. Auch dort suchst du nach einer Kategorie oder einem Stichwort und wählst das passende Buchungskonto aus.
Woran du erkennst, dass das Buchungskonto richtig zugeordnet ist
Nach der Auswahl zeigt dir das Feld Konto in der Belegerfassung den Kontonamen und die Kontonummer des gewählten Buchungskontos an. Nachdem du den Beleg gespeichert hast, findest du die Buchung in der Kontenübersicht unter genau diesem Buchungskonto.
Beleg zwischenspeichern, wenn das Buchungskonto noch unklar ist
Wenn du das passende Buchungskonto noch klären möchtest, kannst du den Beleg in der Belegerfassung zwischenspeichern. Das ist praktisch, wenn du zum Beispiel erst mit deiner Buchhaltung oder Steuerkanzlei sprechen willst.
Fülle in der Belegerfassung alle Angaben aus, die du schon kennst.
Klicke am unteren Bildschirmrand auf Zwischenspeichern.
Der Beleg bleibt im Status „zu prüfen“. Du kannst den zwischengespeicherten Beleg jederzeit wieder öffnen, das Buchungskonto im Feld Konto ergänzen und den Beleg speichern.
❓Häufige Fragen zu Buchungskonten und Kategorien
Kann ich im Feld Konto weiterhin mit Kategorien suchen?
Kann ich im Feld Konto weiterhin mit Kategorien suchen?
Ja, im Feld Konto kannst du weiterhin mit Kategorien suchen. Wenn du zum Beispiel „Kraftstoff“ oder „Fahrzeugpflege“ eingibst, zeigt dir Lexware Office direkt das passende Buchungskonto an: Laufende Fahrzeug-Betriebskosten (SKR03: 4530, SKR04: 6530). Darunter siehst du die Kategorie, über die Lexware Office das Buchungskonto gefunden hat.
Gibt es das Feld Konto auch in den Umsätzen und im Kassenbuch?
Gibt es das Feld Konto auch in den Umsätzen und im Kassenbuch?
Ja, das Feld Konto gibt es auch unter Finanzen > Umsätze und Finanzen > Kassenbuch. Auch in den Umsätzen und im Kassenbuch suchst du im Feld Konto nach einer Kategorie oder einem Stichwort und wählst das passende Buchungskonto aus. Das gilt zum Beispiel, wenn du einen Bankumsatz ohne Beleg zuordnest oder eine Barzahlung im Kassenbuch buchst.
Kann ich in Lexware Office eigene Buchungskonten anlegen?
Kann ich in Lexware Office eigene Buchungskonten anlegen?
Nein, in Lexware Office kannst du keine eigenen Buchungskonten anlegen. Dir stehen die Buchungskonten aus dem Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04 zur Verfügung, die die wichtigsten Geschäftsfälle abdecken. Was du tun kannst, wenn dir ein Buchungskonto fehlt, erfährst du im Artikel Kann ich eigene Konten oder Kategorien anlegen?.
Bucht Lexware Office meine Belege anders als bisher?
Bucht Lexware Office meine Belege anders als bisher?
Nein, Lexware Office bucht deine Belege auf dieselben Buchungskonten wie bisher. Neu ist nur die Anzeige im Feld Konto: oben das Buchungskonto mit Kontonummer, darunter die Kategorie. Die einzige Ausnahme sind Einkäufe von Material und Waren: Dafür wählst du zwischen „Einkauf Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe“ und „Wareneingang“.