1. Was sind Personalkosten?
Bei Personalkosten handelt es sich in erster Linie um das vereinbarte Bruttogehalt und die anfallenden Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung. Auch vermögenswirksame Leistungen oder andere Zusatzleistungen fließen hier mit ein.
2. Bruttolohnmethode
Sofern Sie mit Lexware Office Lohn & Gehalt arbeiten, werden Ihre Personalkosten automatisch nach der Bruttolohnmethode gebucht.
Bei der Bruttolohnmethode werden die Personalkosten mit einer Buchungsliste nach dem Prinzip der doppelten Buchhaltung erfasst. Durch die Lohnbuchungen werden Verbindlichkeiten erzeugt, die durch die Zahlungsbuchungen ausgeglichen werden.
💡 Bei Anwendung der Bruttolohnmethode verwenden Sie für Ihre ausgehenden Zahlungen bitte nur die Kategorien aus dem Bereich "Zu zahlen":
3. Personalkosten mit Lexware Office Lohn & Gehalt
Sofern Sie mit Lexware Office Lohn & Gehalt arbeiten, werden Ihre Personalkosten automatisch nach der Bruttolohnmethode gebucht. Das bedeutet, dass für die Personalkosten eine Verbindlichkeit gebildet wird.
Lexware Office Lohn & Gehalt übergibt die Buchung der Personalkosten automatisch mit Durchführung der Lohnabrechnung an die Buchhaltung. Sie müssen diese Buchungen also nicht selbst manuell durchführen.
Nachdem Sie die Mitarbeitenden, die Krankenkassenbeiträge und die Lohnsteuer bezahlt haben, müssen die ausgehenden Zahlungen aus Ihrer Bankübersicht (unter Finanzen > Umsätze) direkt auf eine Kategorie aus dem Bereich "Zu zahlen" kategorisiert oder den dazugehörigen Belegen zugeordnet werden. Wie das geht erfahren Sie jetzt.
3.1. Bankzahlungen richtig kategorisieren
Wählen Sie den betreffenden Umsatz aus.
Rechts öffnet sich das Zuordnungsmenü. Gehen Sie auf "Kategorien" (1) und dann auf die erweiterten Kategorien-Suche (2):
Es öffnet sich eine Liste aller Ausgaben-Kategorien. Wählen Sie nicht die Kategorie "Personal", sondern scrollen Sie in der Liste nach ganz unten. Dort finden Sie die Gruppe "Zu zahlen".
Verwenden Sie nun die entsprechende Kategorie aus der Gruppe "Zu zahlen", damit die durch die Lohnabrechnung entstandenen Verbindlichkeiten ausgeglichen werden.
3.2. Belege für die Krankenkassenbeiträge und die Lohnsteuer zuordnen
Mit Abschluss der Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung erzeugt Lexware Office Lohn & Gehalt automatisch Belege für die Krankenkassen und das Finanzamt.
Für diese Geschäftsfälle nehmen Sie daher keine direkte Kategorisierung vor, sondern ordnen den jeweiligen Beleg der entsprechenden Zahlung in der Bank zu.
Wählen Sie dafür den Bankumsatz aus. Rechts öffnet sich das Zuordnungsmenü.
Bleiben Sie auf "Belege" (1) und nutzen Sie ggf. die Suche (2) um z.B. über den Betrag oder die Belegnummer, die in der Buchungsliste im Bereich Lohn hinterlegt ist, den richtigen Beleg zu finden. Sobald der Beleg gefunden wurde, wählen Sie ihn aus (3) und klicken auf "zuordnen" (4).
Wie das in der bisherigen Bankenfunktion geht, erfahren Sie in einem kurzen Erklärvideo:
4. Und was mache ich, wenn ich nicht mit Lexware Office Lohn & Gehalt arbeite?
Hier muss zunächst zwischen der Netto- und Bruttolohnmethode unterscheiden werden. Mit der Nettolohnmethode werden die Aufwendungen direkt mit der Zahlung gebucht, wohingegen bei der Bruttolohnmethode die Aufwendungen mit Erstellung der Lohnabrechnung über Verrechnungskonten gebucht werden. Mit der Zahlung werden diese Konten ausgeglichen.
💡 Wir empfehlen den direkten Austausch mit Ihrer Steuerberatung um abzuklären, welche Methode für Ihre Personalkosten die richtige ist.
4.1. Nettolohnmethode
Die Nettolohnmethode verwenden Sie, wenn Sie von Ihrer Steuerberatung eine Zahlungsliste oder Lohndokumente über Ihre Personalkosten, die z.B. die Auszahlung der Nettolöhne, der Lohnsteuer und auch der Krankenkassenbeiträge (Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil) beinhaltet, erhalten.
Diese werden dann direkt in Lexware Office als Ausgaben (aus dem Bereich "Personal") erfasst.
Die Buchung der einzelnen Lohn-/Gehaltsbestandteile findet hier zum Datum der Zahlung statt.
Die Nettolohnverbuchung bietet sich vor allem bei kleineren Unternehmen an, die nicht mehr als 5 Mitarbeitende beschäftigen. Für bilanzierende Unternehmen ist die Verwendung der Nettolohnverbuchung i.d.R. nicht geeignet.
💡 Bei Anwendung der Nettolohnmethode verwenden Sie bitte nur die Kategorien aus dem Bereich "Personal":
Die ausgehenden Zahlungen zu Ihren Personalkosten können Sie (unter Finanzen > Umsätze) direkt auf die passende Kategorie buchen.
Wählen Sie hierfür den betreffenden Umsatz aus.
Rechts öffnet sich das Zuordnungsmenü. Gehen Sie auf "Kategorien" (1) und dann auf die erweiterten Kategorien-Suche (2):
Es öffnet sich eine Liste aller Ausgaben-Kategorien. Dort finden Sie den Bereich "Personal" und die dazugehörigen Kategorien.
Sofern Sie Lohndokumente für die Beitragsnachweise bei den Krankenkassen oder Lohnsteueranmeldungen erhalten, erfassen Sie zunächst diese Belege in der Belegerfassung. Verwenden Sie dabei die passenden Kategorie aus dem Bereich "Personal". Danach ordnen Sie den Bankumsatz, analog dieser Anleitung, dem erfassten Beleg zu.
Hinweis 💡: Die Aufwendungen für die Lohnsteuer und die Arbeitnehmeranteile der Sozialversicherung sind im Bruttogehalt enthalten. Entsprechend nutzen Sie hierfür die Kategorie "Gehälter".
4.2. Lohnbuchungen aus einer Buchungsliste manuell in Lexware Office erfassen
Wenn Sie eine Buchungsliste (Bruttolohnmethode) aus einer externen Lohnanwendung erfassen oder Ihre Steuerberatung Ihnen diese übergibt, nachdem die Abrechnungen in der Kanzleisoftware durchgeführt wurden, steht Ihnen die Buchungsmaske aus dem Bereich "Lohn/Gehalt" zur Verfügung. Dort lassen sich die Werte Ihrer Buchungsliste in Lexware Office erfassen.
Die Buchungsmaske finden Sie unter dem Reiter Buchhaltung > Buchungsübersicht. Dort finden Sie dann links den Button "+ Buchung".
Hier wird einerseits zwischen den anfallenden Personalkosten unterschieden.
Diese entsprechen den Soll-Werten in der Buchungsliste und sind im oberen Teil der Eingabemaske einzugeben:
Andererseits gibt es die eigentlichen Zahlungen. Sie entsprechen den Haben-Werten in der Buchungsliste und werden im unteren Teil der Eingabemaske angegeben (1).
Buchhalterisch muss am Ende zwischen dem oberem und unterem Teil eine Differenz von 0,00 € (2) herauskommen, denn die anfallenden Kosten müssen ja vollständig von Ihnen beglichen werden:
Wechseln Sie anschließend in Ihre Bankübersicht (unter Finanzen > Umsätze) und ordnen Sie die ausgehenden Zahlungen den jeweiligen Kategorien aus dem Bereich "Zu zahlen" zu (z.B. "Sozialversicherungsbeiträge", "Nettogehälter"...).
👉 Bitte beachten Sie, dass die manuelle Lohnbuchungsmaske nicht mehr von uns weiterentwickelt wird und wir daher keinen inhaltlichen Support zu dieser Funktion anbieten können.
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