Wenn ein Mitarbeiter schon vor dem Wechsel zu Lexware Office bei dir beschäftigt war, fehlen in Lexware Office die Abrechnungsdaten aus der Zeit im alten System. Für eine vollständige Arbeitsbescheinigung musst du diese fehlenden Angaben – die sogenannten Vorträge – einmalig von Hand ergänzen. Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, welche Angaben das sind und worauf du dabei achtest.
Hinweis: Dieser Artikel gilt für die normale Arbeitsbescheinigung, nicht für die EU-Arbeitsbescheinigung.
Voraussetzungen
Als Voraussetzung für die Vorträge benötigst du die Abrechnungsunterlagen aus deinem vorherigen System. Lexware Office kann nur die Daten heranziehen, die ab dem ersten Abrechnungsmonat in Lexware Office vorliegen. Alle Angaben aus den Monaten davor trägst du selbst ein.
Außerdem müssen im System zwei Voraussetzungen erfüllt sein:
Mindestens ein Monat ist mit Lexware Office abgerechnet. Erst dann steht das Verfahren für den Mitarbeiter zur Verfügung.
Für den Mitarbeiter ist ein Austrittsdatum hinterlegt. Nur mit eingetragenem Austritt kannst du für diesen Mitarbeiter eine Arbeitsbescheinigung erstellen.
Halte außerdem bereit:
die Lohnabrechnungen aus dem alten System für den jeweils geforderten Zeitraum,
die Angaben zur Sozialversicherung (Personengruppe und Beitragsgruppe),
die steuerlichen Angaben (Steuerklasse, Faktor, Kinderzahl),
Informationen zu Arbeitszeitänderungen und Fehlzeiten.
Du öffnest die Arbeitsbescheinigung über das Menü Dokumente. Wähle dort in der linken Navigation Arbeitsbescheinigungen (BEA) und klicke auf Neue Arbeitsbescheinigung.
Die Eingabe der Vorträge erfolgt anschließend direkt im Erstellungs-Dialog der Arbeitsbescheinigung. Lexware Office führt dich dabei durch die einzelnen Bereiche und fragt nur die Angaben ab, die für diesen Mitarbeiter noch fehlen.
Personen- und Beitragsgruppe eintragen
Die Personen- und Beitragsgruppe ordnet den Mitarbeiter in der Sozialversicherung ein. Du musst sie für die letzten 5 Jahre vor dem Austritt bescheinigen. War der Mitarbeiter kürzer als 5 Jahre beschäftigt, genügt der Zeitraum ab dem Eintritt.
So trägst du die Angaben ein:
Erfasse die Personen- und Beitragsgruppe jeweils als Von-bis-Zeitraum.
Achte darauf, dass der gesamte fehlende Zeitraum vor dem ersten Abrechnungsmonat in Lexware Office lückenlos abgedeckt ist.
Wähle die Personengruppe und die Beitragsgruppe jeweils aus den vorgegebenen Listen aus.
Hinweis: Zu jeder Personengruppe bietet Lexware Office nur die Beitragsgruppen zur Auswahl an, die fachlich dazu passen. So vermeidest du ungültige Kombinationen.
Lohnsteuerabzugsmerkmale eintragen
Die Lohnsteuerabzugsmerkmale sind die steuerlichen Angaben des Mitarbeiters. Du musst sie für das Kalenderjahr des Austritts bescheinigen. Eine manuelle Eingabe ist nur nötig, wenn der Systemwechsel nach dem Januar dieses Jahres stattgefunden hat – andernfalls liegen die Angaben bereits vollständig in Lexware Office vor.
Trage die Lohnsteuerabzugsmerkmale mit einem Datum „gültig ab" ein und erfasse:
die Steuerklasse,
den Faktor (nur bei Steuerklasse 4),
die Kinderzahl.
Hinweis: Bei pauschaler Versteuerung trägst du die Steuerklasse 0 ein.
Änderungen der Arbeitszeit eintragen
Änderungen der Arbeitszeit musst du für die letzten 24 oder 42 Monate vor dem Austritt bescheinigen. Welcher Zeitraum gilt, hängt von der Art der Änderung ab:
42 Monate: wenn es einen Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit oder eine Änderung innerhalb der Teilzeit gab.
24 Monate: in allen übrigen Fällen.
War der Mitarbeiter kürzer als 24 bzw. 42 Monate beschäftigt, genügt der Zeitraum ab dem Eintritt.
Lexware Office fragt zunächst, ob es überhaupt eine Änderung der Arbeitszeit gab. Gab es eine Änderung, erfasse dazu:
ab wann die Änderung gilt,
die wöchentliche Arbeitszeit in Stunden,
den Grund für die Änderung.
Hinweis: Maßgeblich sind nur die wöchentlichen Arbeitsstunden. Wie sich die Stunden auf die einzelnen Arbeitstage verteilen, spielt keine Rolle.
Entgelt eintragen
Das Entgelt musst du für die letzten 12 oder 24 Monate vor dem Austritt bescheinigen. Welcher Zeitraum gilt, hängt davon ab, in wie vielen Monaten ein Entgelt gezahlt wurde:
24 Monate: wenn in den letzten 12 Monaten weniger als 5 Monate ein Entgelt über 0 vorlag.
12 Monate: in allen übrigen Fällen. Auf Wunsch des Mitarbeiters darfst du aber auch dann 24 Monate bescheinigen.
War der Mitarbeiter kürzer als 12 bzw. 24 Monate beschäftigt, genügt der Zeitraum ab dem Eintritt.
Für jeden zu bescheinigenden Monat vor dem Systemwechsel trägst du ein:
das laufende AV-Brutto (das ist das beitragspflichtige Entgelt zur Arbeitslosenversicherung – nur arbeitslosenversicherungspflichtiges Entgelt zählt),
bei einer Einmalzahlung zusätzlich das AV-Brutto EZ/EGA (Entgelt aus der Einmalzahlung).
Hinweis: In Monaten ohne Entgelt oder mit arbeitslosenversicherungsfreier Beschäftigung trägst du ausdrücklich eine 0 ein. Lass das Feld nicht leer.
Sonderfälle beim Nachtrag von Entgelten
Sonderfall Kurzarbeit
Beim Entgelt für die Arbeitsbescheinigung erfasst du in Monaten mit Kurzarbeit zwei Werte:
Als laufendes Entgelt trägst du das Ist-Entgelt ein, also ohne das fiktive Kurzarbeitergeld-Entgelt (dieses ist arbeitslosenversicherungsfrei).
Zusätzlich trägst du ein fiktives Entgelt ein. Das ist das Soll-Entgelt – also das Entgelt, das ohne Kurzarbeit angefallen wäre. Wurde im selben Monat eine Einmalzahlung gezahlt, rechnest du diese in das fiktive Entgelt mit ein.
Sonderfall Übergangsbereich
Beim Entgelt für die Arbeitsbescheinigung erfasst du in Monaten mit Anwendung des Übergangsbereichs (früher „Gleitzone", für Entgelte im unteren Verdienstbereich) ebenfalls zwei Werte:
Als laufendes Entgelt trägst du die reduzierte beitragspflichtige Einnahme ein.
Zusätzlich trägst du ein fiktives Brutto ein. Das ist das arbeitslosenversicherungspflichtige Entgelt ohne Anwendung des Übergangsbereichs. Wurde im selben Monat eine Einmalzahlung gezahlt, rechnest du diese in das fiktive Brutto mit ein.
Fehlzeiten eintragen
Fehlzeiten musst du für die letzten 5 Jahre vor dem Austritt bescheinigen. War der Mitarbeiter kürzer als 5 Jahre beschäftigt, genügt der Zeitraum ab dem Eintritt. Zu bescheinigen sind dabei nur Fehlzeiten ohne Entgeltfortzahlung.
So gehst du vor:
Erfasse jede Fehlzeit mit Datum Beginn, Datum Ende und Art der Fehlzeit.
Bestätige anschließend ausdrücklich, dass alle Fehlzeiten eingegeben sind, indem du das entsprechende Kästchen anhakst.
Hinweis: Gibt es gar keine zu bescheinigenden Fehlzeiten, hake die Bestätigung direkt an.
Welche Fehlzeiten du erfassen musst, hängt vom Zeitraum ab:
Für die Monate, für die du auch ein Entgelt bescheinigst, erfasst du alle Fehlzeiten – unabhängig von ihrer Dauer.
Für Zeiten vor dem ersten Entgelt-Monat erfasst du nur Fehlzeiten, die mindestens einen Monat gedauert haben.
Hinweis: Lexware Office prüft die Mindestdauer bei der Eingabe nicht automatisch. Achte deshalb selbst darauf, welche Fehlzeiten in den jeweiligen Zeitraum gehören.
So erkennst du, dass alles vollständig ist
Du hast alle Vorträge richtig ergänzt, wenn Lexware Office keine fehlenden Zeiträume mehr anzeigt und du die Arbeitsbescheinigung abschließen kannst. Achte besonders darauf, dass die Von-bis-Zeiträume bei Personen- und Beitragsgruppe lückenlos sind und dass du in jedem zu bescheinigenden Entgelt-Monat einen Wert eingetragen hast – notfalls eine 0.
Wissenswertes & Rahmenbedingungen
Szenario | Beachtung |
Beschäftigung kürzer als der geforderte Zeitraum | Du bescheinigst jeweils nur ab dem Eintrittsdatum, nicht weiter zurück. |
Systemwechsel im Januar des Austrittsjahres | Die Lohnsteuerabzugsmerkmale musst du nicht manuell eintragen – sie liegen vollständig in Lexware Office vor. |
Monat ohne Entgelt oder mit AV-freier Beschäftigung | Trage ausdrücklich eine 0 ein, statt das Feld leer zu lassen. |