Mit Lexware Office Lohn & Gehalt erstellen und versendest du Arbeits-, EU-Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen und wirst von einem Assistenten durch die erforderlichen Angaben geführt. Papierformulare entfallen; Entwürfe und der Versand sind nachvollziehbar protokolliert. So sparst du Zeit, vermeidest Übertragungsfehler und erfüllst die rechtlichen Vorgaben.
Was bedeutet BA-BEA?
BA‑BEA steht für „Bescheinigungen elektronisch annehmen“ und ist das digitale Verfahren der Bundesagentur für Arbeit.
Anwendungsfälle: Arbeits‑, EU‑Arbeits‑ und Nebeneinkommensbescheinigungen (§§ 312, 312a, 313 SGB III)
Ziel: Weniger Bürokratie, schneller Datenaustausch, sichere und nahtlose Übermittlung
Welche Bescheinigungen umfasst das BA-BEA-Verfahren?
Über das BA-BEA-Verfahren werden drei zentrale Dokumente elektronisch übermittelt. Jedes Dokument dient einem spezifischen Zweck.
Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III)
Die Arbeitsbescheinigung ist das Standarddokument nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses. Mit diesem Dokument bescheinigt der Arbeitgeber der Bundesagentur für Arbeit alle Fakten, die für die Entscheidung über einen Anspruch auf Arbeitslosengeld wichtig sind.
EU-Arbeitsbescheinigung (§ 312a SGB III)
Die EU-Arbeitsbescheinigung wird benötigt, wenn ein Arbeitnehmer nach dem Jobende in ein anderes EU-Land umzieht, um dort Arbeitslosengeld zu beantragen. Sie dient also internationalen Zwecken innerhalb der Europäischen Union.
Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III)
Diese Bescheinigung stellt ein Arbeitgeber aus, um das Nebeneinkommen einer Person zu melden, die bereits Leistungen wie Arbeitslosengeld bezieht.
Voraussetzungen: Was du vor dem Start wissen musst
Damit du das BA‑BEA‑Verfahren reibungslos nutzen kannst, stelle bitte sicher, dass folgende Punkte erfüllt sind:
Vollständige Abrechnung in Lexware Office
Für die Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III) kannst du das BA-BEA-Verfahren auch dann nutzen, wenn ein Mitarbeitender über einen Systemwechsel hinweg beschäftigt war – also Zeiträume vor dem Wechsel zu Lexware Office in einem anderen System abgerechnet wurden. Die fehlenden Angaben aus der Zeit vor dem Wechsel ergänzt du im Assistenten manuell als sogenannte Vorträge.Wie das geht, liest du im Artikel So erfasst du die Vorträge für Arbeitsbescheinigungen.
Für die EU-Arbeitsbescheinigung (§ 312a SGB III) und die Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III) ist weiterhin eine lückenlose Abrechnung der relevanten Zeiträume über Lexware Office erforderlich.Liegt diese nicht vor, nimm die Meldung stattdessen über das SV-Meldeportal vor.
Austrittsdatum für Arbeitsbescheinigungen
Um eine Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III) oder eine EU-Arbeitsbescheinigung (§ 312a SGB III) zu erstellen, hinterlege im Profil der betreffenden Person ein Austrittsdatum. Dies ist auch möglich, bevor der Austritt final abgerechnet wurde.
Wo finde ich die Funktion für das BA-BEA-Verfahren?
Die Funktion zur Erstellung der Bescheinigungen ist zentral in deinem Lexware Office Lohn & Gehalt Account verfügbar.
Klicke im Menü auf den Punkt Dokumente.
Wähle Arbeitsbescheinigungen (BEA) aus.
In der Übersicht für das BA‑BEA‑Verfahren kannst du deine Bescheinigungen erstellen und verwalten.
Wie erstelle ich eine Arbeits- und EU-Arbeitsbescheinigung?
Der Prozess für die Erstellung der Arbeitsbescheinigung und der EU-Arbeitsbescheinigung ist nahezu identisch. Der Assistent in Lexware Office führt dich sicher durch alle notwendigen Angaben und fordert nur die Informationen an, die für den jeweiligen Fall relevant sind.
Schritt 1: Assistent starten und Mitarbeitenden auswählen
Klicke in der Dokumentenübersicht auf „Arbeitsbescheinigung erstellen".
Wähle die betreffende Person aus der Liste aus (Austrittsdatum muss bereits im Mitarbeiterprofil hinterlegt sein).
Der Assistent startet automatisch.
Schritt 2: Daten prüfen und ergänzen
Der Assistent gliedert den Prozess in übersichtliche Teilbereiche. Viele Daten werden automatisch aus deinem Account übernommen – das spart Tipparbeit und reduziert Fehler. Prüfe und ergänze insbesondere:
Angaben zum Arbeitgeber & Arbeitnehmer: Automatische Übernahme aus Firmen‑ und Mitarbeiterstammdaten. Prüfe die Vollständigkeit.
Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Kündigungsgrund, Kündigungsfristen, ggf. Kündigungsschutzklage.
Wöchentliche Arbeitszeit: Trage die relevanten Arbeitszeiten ein.
Leistungen bei Beendigung: Abfindungen, Urlaubsabgeltungen etc.
Abgeschlossene Abschnitte sind mit einem grünen Haken gekennzeichnet – so behältst du deinen Fortschritt im Blick.
Schritt 3: Bescheinigung versenden oder zwischenspeichern
Versenden: Sobald alle Bereiche einen grünen Haken tragen, ist die Bescheinigung bereit für den Versand. Ein Klick auf „Senden“ genügt, und die Daten werden sicher an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt.
Zwischenspeichern: Liegen noch nicht alle Informationen vor, speichere den Entwurf. In der Übersicht erscheint er als „Unvollständig“ und kann jederzeit wieder aufgerufen und fertiggestellt werden.
Wie erstelle ich eine Nebeneinkommensbescheinigung?
Die Bescheinigung über Nebeneinkommen (§ 313 SGB III) erstellst du ebenfalls in wenigen Schritten mit dem Assistenten.
Mitarbeitenden und Monat auswählen: Wähle zuerst den Monat und den Mitarbeitenden aus, für den du die Bescheinigung erstellen möchtest.
Assistenten nutzen: Der Assistent übernimmt auch hier die Stammdaten automatisch.
Angaben zum Nebeneinkommen ergänzen: Trage das laufende Entgelt ein und gib an, ob Entgelt und Arbeitszeit zukünftig konstant bleiben.
Arbeitsstunden erfassen: Trage die tatsächlich geleisteten wöchentlichen Arbeitsstunden ein.
Prüfen und absenden: Sobald alle Haken grün sind, kannst du die Bescheinigung sicher versenden.
Wie korrigiere ich fehlerhafte Bescheinigungen?
Ein Tippfehler ist schnell passiert. Bei Arbeits‑ und EU‑Arbeitsbescheinigungen kannst du Fehler unkompliziert korrigieren.
Öffne die Übersicht der Bescheinigungen im Bereich Dokumente.
Wähle die bereits versendete Bescheinigung aus.
Klicke auf das Drei‑Punkte‑Menü rechts und wähle „Korrigieren".
Der Assistent öffnet sich erneut. Passe die fehlerhaften Angaben an und versende die korrigierte Bescheinigung.
Hinweis: Eine Korrekturfunktion für die Nebeneinkommensbescheinigung ist derzeit nicht verfügbar. Erstelle in diesem Fall eine neue Bescheinigung für den betreffenden Monat.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was mache ich, wenn ich eine Bescheinigung nicht auf einmal fertigstellen kann?
Du kannst die Bescheinigung jederzeit zwischenspeichern. Sie wird dann in der Übersicht als „Unvollständig“ markiert und du kannst sie später weiterbearbeiten.
Wie kann ich eine bereits versendete Bescheinigung korrigieren?
Eine Korrektur ist bei der Arbeits- und EU-Arbeitsbescheinigung möglich. Wählen Sie dazu die entsprechende Bescheinigung in der Übersicht aus und klicken Sie auf die drei Punkte, um die Option „Korrigieren“ auszuwählen.
Welche Daten übernimmt Lexware Office automatisch?
Lexware Office zieht automatisch die Firmenstammdaten sowie die Daten des Mitarbeitenden aus dem Mitarbeiterprofil (z.B. Name, Adresse, Sozialversicherungsnummer), um dir die Arbeit zu erleichtern.
Wo finde ich die versendeten Bescheinigungen?
Alle fertig versendeten Bescheinigungen finden Sie in der Übersicht unter „Dokumente“. Dort können Sie sie jederzeit als PDF herunterladen.