Wenn ein Beschäftigungsverhältnis endet, kannst du in Lexware Office zwei besondere Entgeltarten erfassen, die es ausschließlich im Austrittsmonat gibt: den Ausgleich von Minusstunden und die Abfindung. Dieser Artikel zeigt dir Schritt für Schritt, wie du beide Entgeltarten korrekt eintragen kannst.
Voraussetzungen für die Erfassung im Austrittsmonat
Sowohl den Ausgleich von Minusstunden als auch die Abfindung kannst du ausschließlich im Austrittsmonat des Mitarbeitenden erfassen – also im Abrechnungsmonat, in dem sein Austrittsdatum liegt. In jedem anderen Monat stehen beide Entgeltarten nicht zur Verfügung.
Ist der Austritt bereits abgerechnet und du hast die Erfassung verpasst, kannst du sie nicht mehr selbst nachtragen. Wende dich in diesem Fall an den Support von Lexware Office: Das Team unterstützt dich dabei, den Eintrag nachträglich vorzunehmen.
Minusstunden im Austrittsmonat ausgleichen
Wenn ein Mitarbeitender beim Austritt auf seinem Gleitzeitkonto Minusstunden hat, die er selbst verursacht hat, kannst du diese im Austrittsmonat über die Entgeltart Ausgleich Minusstunden vom Gehalt abziehen. Ein Gleitzeitkonto erfasst die Differenz zwischen den vertraglich vereinbarten und den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden.
⚠️ Hinweis: Nutze die Entgeltart Ausgleich Minusstunden nur, wenn der Mitarbeitende die Minusstunden selbst verursacht hat. Ausfälle durch Krankheit, Urlaub, Feiertage oder fehlende Arbeit des Arbeitgebers zählen nicht dazu und dürfen nicht abgezogen werden.
So trägst du den Ausgleich ein:
Klicke in der schwarzen Menüleiste oben auf Abrechnung.
Wechsle im Abrechnungsassistenten zu Schritt 2 Löhne & Gehälter.
Klicke bei dem Mitarbeitenden, der im Austrittsmonat Minusstunden ausgleichen soll, auf Entgelt hinzufügen.
Wähle die Entgeltart Ausgleich Minusstunden.
Trage im Feld Stunden die Anzahl der selbst verursachten Minusstunden ein und im Feld Stundensatz den vereinbarten Stundenlohn in Euro.
Klicke auf Hinzufügen.
Lexware Office berechnet den Abzugsbetrag automatisch aus Stunden mal Stundensatz. Hat ein Mitarbeitender zum Beispiel 25 Minusstunden bei einem Stundensatz von 25,00 €, ergibt sich ein Abzug von 625,00 € (25 Std. × 25,00 €). Dieser Betrag wird direkt in der Abrechnung des Austrittsmonats vom Gehalt abgezogen.
Abfindung im Austrittsmonat abrechnen
Eine Abfindung kannst du in Lexware Office ausschließlich im Austrittsmonat erfassen. Sie fällt in der Regel an, wenn ein Beschäftigungsverhältnis nicht im gegenseitigen Einvernehmen endet. Du zahlst sie dann dem oder der ausscheidenden Mitarbeitenden als Entschädigung.
Abfindungen sind ein besonderer Entgeltbestandteil, weil Lexware Office die Lohnsteuer dafür automatisch nach der sogenannten Fünftelregelung berechnet. Diese Regelung verteilt die Steuerlast rechnerisch auf fünf Jahre. Sie führt in den meisten Fällen zu einer geringeren Steuerbelastung als die Abrechnung als sonstiger Bezug – das sind unregelmäßige Zahlungen wie Weihnachtsgeld.
So trägst du die Abfindung ein:
Klicke in der schwarzen Menüleiste oben auf Abrechnung.
Wechsle im Abrechnungsassistenten zu Schritt 2 Löhne & Gehälter.
Klicke bei dem Mitarbeitenden, der eine Abfindung erhalten soll, auf Entgelt hinzufügen und wähle die Entgeltart Abfindung.
Trage den vereinbarten Betrag ein, zum Beispiel 5.000,00 €, und klicke auf Hinzufügen.
Die Abfindung wird gesondert im Lohnkonto und auf der Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen.
Erfolgskontrolle
Nach dem Hinzufügen erscheinen beide Entgeltarten als eigene Zeilen in der Abrechnung des Austrittsmonats: Ausgleich Minusstunden mit dem berechneten Abzugsbetrag und Abfindung mit dem eingetragenen Betrag. Klicke in der schwarzen Menüleiste oben auf Abrechnung und wechsle im Abrechnungsassistenten zu Schritt 3 Prüfen und abschließen. Wähle dort Vorschau prüfen aus. So kontrollierst du, ob Ausgleich Minusstunden und Abfindung korrekt in der Abrechnung des Austrittsmonats übernommen wurden.
Wissenswertes zu Minusstunden und Abfindung im Austrittsmonat
Szenario / Kontext | Lösungsweg / Beachtung |
Austritt ist bereits abgerechnet, Ausgleich Minusstunden oder Abfindung fehlen noch | Wende dich an den Support von Lexware Office – eine nachträgliche Erfassung ist nur mit Unterstützung möglich. |
Minusstunden durch Krankheit, Urlaub, Feiertage oder fehlende Arbeit des Arbeitgebers | Diese Ausfälle dürfen nicht über Ausgleich Minusstunden abgezogen werden, da der Mitarbeitende sie nicht selbst verursacht hat. |
Besteuerung der Abfindung | Lexware Office wendet automatisch die Fünftelregelung an, die meist günstiger ist als die Abrechnung als sonstiger Bezug. |