1. Einleitung
Mit Lexware Office hast du die Möglichkeit, den Jahresurlaub einzelner oder aller Mitarbeiter:innen nachzuhalten und auf der Lohnabrechnung auszuweisen.
2. Einrichtung
Als Erstes musst du den Urlaubsanspruch lt. Arbeitsvertrag eintragen.
Das machst du entweder in der Mitarbeiterübersicht:
Ruf dir die Mitarbeiterstammdaten in der schwarzen Menüleiste über "Mitarbeiter" auf und wähle den:die Mitarbeiter:in aus, für den:die du überprüfen möchtest
oder direkt in den Mitarbeiterdetails:
Ruf dir die Mitarbeiterstammdaten in der schwarzen Menüleiste über "Mitarbeiter" auf und wähle den:die Mitarbeiter:in aus, für den:die du überprüfen möchtest — klicke diesen an und öffne den Bereich für die Eingabe des Urlaubsanspruchs
Nun übertrage folgende Werte:
Vertraglich geregelter Jahresurlaub
Das ist der Urlaubsanspruch, der der Mitarbeiterin* jedes Jahr zusteht (mindestens 20 Tage bei einer Fünftagewoche). Diesen Wert übertrage bitte unverändert aus dem aktuellen Arbeitsvertrag.Bereits genommener Urlaub
Wenn du neu zu Lexware Office kommst, aber bereits Mitarbeiter abgerechnet hast, kannst du den im aktuellen Jahr in deiner Firma genommenen Urlaub eintragen. Falls du schon länger mit Lexware Office abrechnest und Urlaube schon in der Abrechnung erfasst hast, musst du hier nichts eintragen.Resturlaub aus Vorjahr
Hier musst du nur etwas eintragen, wenn du im laufenden Jahr neu mit Lexware Office anfängst und bei der Mitarbeiterin noch Urlaubstage aus dem Vorjahr übrig sind.
Das war’s! Ab jetzt wird der verbleibende Urlaubsanspruch auf dem Lohnschein deiner Mitarbeiter:in anzeigt.
3. Wie sieht der Urlaub auf dem Lohnschein aus?
Wir versuchen die drängendste Fragen deiner Mitarbeiter:innen zu beantworten: wie viel habe ich noch?
4. Berechnung des Urlaubsanspruchs pro Jahr
Mit der Einrichtung hast du für deine Mitarbeiter:innen ein Urlaubskonto eingerichtet. Lexware Office ermittelt auf Basis deiner Eingaben automatisch den Urlaubsanspruch für das laufende Jahr:
Resturlaub aus dem Vorjahr
+ Arbeitsvertraglich gewährter Urlaubsanspruch (ggf. anteilig)
- Genommene Urlaubstage
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= Tatsächlicher Urlaubsanspruch
Dabei wird der vertraglich vereinbarte Urlaubsanspruch automatisch reduziert, wenn der:die Mitarbeiter:in im laufenden Jahr eintritt oder dein Unternehmen im laufenden Jahr verlässt.
5. Du bist nicht mit dem ermittelten Urlaubsanspruch einverstanden?
Wenn du nicht mit der automatischen Anpassung des Urlaubsanspruchs im ersten Jahr einverstanden bist, kannst du manuell eingreifen.
Ruf dir die Mitarbeiterstammdaten in der schwarzen Menüleiste über "Mitarbeiter" auf und wähle den:die Mitarbeiter:in aus, für den:die du überprüfen möchtest — klicke diesen an und öffne den Bereich für die Eingabe des Urlaubsanspruchs
Klicke in den Mitarbeiterdetails auf die Schaltfläche mit den drei Punkten neben dem aktuellen Urlaubskonto.
Wähle entweder “Urlaubsanspruch erhöhen” oder “Urlaubsanspruch kürzen”, um das Urlaubskonto für das laufende Jahr entsprechend anzupassen.
Tipp: So kannst du auch eine Minderung des Urlaubsanspruchs wegen Urlaubsverfall abbilden.
6. Bei meinen Mitarbeiter:innen ändern sich die gearbeiteten Tage im laufenden Jahr
Wenn deine:r Mitarbeiter:in im laufenden Jahr beispielsweise von Teilzeit auf Vollzeit wechselt, ändert sich natürlich auch der vertragliche Urlaubsanspruch. Den Teilurlaubsanspruch musst du nicht manuell ausrechnen.
Ruf dir die Mitarbeiterstammdaten in der schwarzen Menüleiste über "Mitarbeiter" auf und wähle den:die Mitarbeiter:in aus, für den:die du überprüfen möchtest — klicke diesen an und öffne den Bereich für die Eingabe des Urlaubsanspruchs
Klicke in den Mitarbeiterdetails auf die Schaltfläche mit den drei Punkten neben dem aktuellen Urlaubskonto.
Wählen Sie “Vertraglichen Jahresurlaub bearbeiten” und tragen Sie im Monat der Änderung den neuen vertraglich geregelten Jahresurlaub ein.
Klicken Sie auf “Übernehmen” und das war’s!