In diesem Artikel erfährst du, was man unter Vorsteuer versteht, unter welchen Voraussetzungen du diese vom Finanzamt zurückerhältst und wie Lexware Office dich dabei unterstützt.
Was ist die Vorsteuer?
Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du als Unternehmer:in an andere Unternehmen zahlst, wenn du Waren oder Dienstleistungen für dein eigenes Geschäft einkaufst. Es ist also die Umsatzsteuer, die ein anderes Unternehmen dir für eine Lieferung oder Leistung in Rechnung stellt.
Stell dir vor, du kaufst einen neuen Bürostuhl für dein Unternehmen.
Der Verkäufer stellt dir dafür Umsatzsteuer in Rechnung. Aus deiner Sicht als Käufer wird diese gezahlte Steuer zur Vorsteuer.
Das Besondere daran: Du kannst dir diesen Betrag im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA) vom Finanzamt erstatten bzw. mit der zu zahlenden Umsatzsteuer verrechnen lassen. Diesen Vorgang nennt man Vorsteuerabzug.
Zum Nachlesen 📖: Die Regelung hierzu findest du in § 15 UStG.
Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug
Damit das Finanzamt den Abzug akzeptiert, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein. Du kannst die Vorsteuer deshalb nur unter folgenden Voraussetzungen geltend machen:
Unternehmereigenschaft: Du bist selbst umsatzsteuerpflichtig (keine Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG).
Betriebliche Nutzung: Die gekaufte Ware oder Leistung wird für dein Unternehmen genutzt.
Ordnungsgemäße Rechnung: Dir liegt eine gültige Rechnung vor, die alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält (z. B. Steuernummer, korrekter Steuersatz und ausgewiesener Steuerbetrag).
Kein Ausschluss des Vorsteuerabzugs: Es dürfen keine Geschäftsvorfälle vorliegen die unter ein Abzugsverbot fallen oder die den Vorsteuerabzug ausschließen.
Wichtig: Achte darauf, dass die Rechnung auf deinen Namen bzw. dein Unternehmen ausgestellt ist. Bei Rechnungen über 250 € (brutto) gelten strengere Anforderungen an die Rechnungsangaben als bei Kleinbetragsrechnungen.
Wann ist die Vorsteuer abziehbar?
Unabhängig von der Besteuerungsart "Soll" oder "Ist", ist die Vorsteuer grundsätzlich abziehbar, wenn die Rechnung (Ausgabenbeleg) vorliegt.
Der Ausweis in der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgt somit mit dem Beleg- bzw. Rechnungsdatum.
Das bedeutet konkret: Die dir in Rechnung gestellte Vorsteuer wird mit Belegdatum in der Umsatzsteuer-Voranmeldung von der Umsatzsteuer-Zahllast abgezogen, egal ob du die Rechnung (Ausgabenbeleg) bezahlt hast oder nicht.
In der Praxis wird häufig angenommen, dass bei einer Ist-Versteuerung auch der Vorsteuerabzug erst nach Zahlung möglich sei. Dies ist jedoch nicht der Fall.
Näheres zum Zeitpunkt der Berücksichtigung in der USt-VA erfährst du in unserem weiterführenden Artikel.📖: Die Elster-Positionen der USt-VA
Vorsteuer in Lexware Office erfassen
In Lexware Office musst du die Vorsteuer nicht manuell berechnen. Die Software automatisiert diesen Prozess für dich:
Belegerfassung: Wenn du eine Ausgabe hochlädst, erkennt die Texterkennung die wichtigsten Parameter, wie den Steuersatz, den Steuerbetrag und das Belegdatum automatisch.
Kategorisierung: Sobald du eine Ausgabe als Betriebsausgabe kategorisierst, bucht Lexware Office die Vorsteuer auf das richtige Konto.
Umsatzsteuer-Voranmeldung: Lexware Office summiert alle Vorsteuerbeträge eines Zeitraums und trägt sie an der richtigen Stelle in die USt-VA ein.
Ein Praxisbeispiel für den Vorsteuerabzug
Nehmen wir an, du kaufst am 20.03.2026 Büromaterial für deine Arbeit.
Das Büromaterial kostet 100 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer (19 €).
Du zahlst insgesamt 119 € an den Händler bei Erhalt der Lieferung am 02.04.2026.
Du meldest deine USt-VA monatlich.
Die Buchung: Du erfasst die Rechnung vom 20.03.2026 in Lexware Office auf die entsprechende Ausgabenkategorie.
Das Ergebnis: Die gezahlten 19 € Vorsteuer werden in deiner USt-VA für den Monat März berücksichtigt, da das Belegdatum im März liegt.
Das Finanzamt verrechnet diesen Betrag mit der Umsatzsteuer, die du selbst von deinen Kund:innen eingenommen hast.
Häufig gestellte Fragen zum Vorsteuerabzug
Kann ich die Vorsteuer auch ziehen, wenn ich die Kleinunternehmerregelung nutze?
Grundsätzlich nein. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, zahlst du selbst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt, bist aber im Gegenzug auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Was passiert, wenn ich einen Gegenstand auch privat nutze (gemischte Nutzung) ?
Hier gibt es steuerliche Feinheiten, die du am besten mit deinem Steuerberater besprechen solltest.
Gegenstände können umsatzsteuerlich dem Betriebsvermögen zugeordnet werden. In diesem Fall muss die private Mitbenutzung als Nutzungsentnahme verbucht werden.
Ist der Gegenstand wirtschaftlich teilbar, kann er von vornherein aufgeteilt werden.