Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist mehr als nur ein Gehaltsextra, sie ist ein Zeichen der Wertschätzung. Du unterstützt deine Mitarbeitenden langfristig beim Aufbau einer sicheren Zukunft und profitierst gleichzeitig von einer stärkeren Mitarbeiterbindung.
Damit du gut vorbereitet ins neue Jahr startest, zeigen wir dir in diesem Artikel, wie du die bAV in Lexware Office Lohn & Gehalt korrekt einrichtest und was du speziell beim Jahreswechsel 2025/2026 beachten musst.
Deine Vorteile auf einen Blick
Einfache Verwaltung: Bilde verschiedene Versicherungsarten (z. B. Direktversicherungen) mit wenigen Klicks korrekt ab.
Zentrale Abwicklung: Zahle Beiträge bequem per SEPA-Lastschrift oder Überweisung direkt aus Lexware Office heraus.
Maximale Flexibilität: Pausiere Beitragszahlungen unkompliziert, beispielsweise während einer Elternzeit oder bei längerer Krankheit eines Mitarbeitenden.
Voraussetzungen: Für wen ist die bAV möglich?
In Lexware Office Lohn & Gehalt kannst du die bAV für folgende Beschäftigungsarten erfassen:
Unterstützte Beschäftigungsverhältnisse
In Lexware Office Lohn & Gehalt kannst du die bAV für folgende Beschäftigungsarten erfassen:
Regulär Angestellte
Minijobber (sofern rentenversicherungspflichtig und im ersten Arbeitsverhältnis)
Mehrheitsgesellschafter einer Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH-Geschäftsführer)
Nicht unterstützte Beschäftigungsverhältnisse
Eine Erfassung ist in folgenden Fällen nicht möglich:
Praktikanten
Minijobber, die rentenversicherungsfrei sind
Minijobber, die zwar rentenversicherungspflichtig sind, aber die bAV nicht im ersten Arbeitsverhältnis nutzen
Sozialversicherungsfreie Mehrheitsgesellschafter einer Personengesellschaft (z. B. OHG, KG)
Welche Durchführungswege werden unterstützt?
Lexware Office deckt die drei gängigsten Vertragsarten ab:
Direktversicherung
Pensionsfonds
Pensionskasse
Hinweis: Andere Modelle, wie Unterstützungskassen oder Direktzusagen, können aktuell noch nicht abgebildet werden.
Wichtig: Umstellung für bestehende Verträge erst ab Januar 2026
Zum 1. Januar 2026 gibt es eine Umstellung bei der Erfassung der bAV. Bitte beachte die folgenden Zeiträume genau, um Korrekturen zu vermeiden.
Vorgehen bis zum 31.12.2025
Ändere bei bestehenden Verträgen nichts. Nutze für Mitarbeitende mit laufender bAV die bisherigen Altersvorsorge-Entgelte unverändert bis einschließlich der Lohnabrechnung für Dezember 2025 weiter.
Vorgehen ab Januar 2026 (Umstellung)
Ab der ersten Abrechnung im neuen Jahr (Januar 2026) musst du aktiv werden:
Neues Entgelt hinzufügen:
Füge in der Januar-Abrechnung unter „Stunden & Entgelte“ das neue Entgelt „Betriebliche Altersvorsorge (bAV)“ hinzu.Alte Entgelte ignorieren:
Die bisherigen Lohnarten (z. B. „Altersvorsorge AG-Zuschuss“ oder „Altersvorsorge Entgeltumwandlung“) stehen dir ab Januar 2026 technisch nicht mehr zur Verfügung.
Hinweis: Du musst diese alten Entgelte nicht löschen. Lass diese einfach in der Historie stehen.
Wir werden dich nach Abschluss der Dezember-Abrechnung 2025 im System nochmals an diese Umstellung erinnern, damit du sicher ins neue Jahr startest.
So richtest du die bAV Schritt für Schritt ein
1. Vorbereitung
Halte die bAV-Verträge deiner Mitarbeitenden bereit. Du benötigst folgende Daten:
Name des Versicherungsunternehmens
Versicherungsnummer und Versicherungsbeginn
Beitragshöhe (Arbeitnehmer- und ggf. Arbeitgeberanteil)
Vereinbarte Zahlungsweise
2. Entgeltart auswählen
Gehe in den Bereich Abrechnung. Wähle dort Stunden & Entgelte aus und klicke auf Entgelt hinzufügen. Wähle aus der Liste das Entgelt „Betriebliche Altersvorsorge (bAV)“.
3. Vertragsdaten eintragen
Im sich öffnenden Dialogfeld erfässt du die Details zum Vertrag:
Trage Versicherungsart, Nummer und den Beginn des Vertrags ein.
Wähle das Zahlungsintervall (z. B. monatlich).
Tipp für Sonderzahlungen: Möchtest du die bAV einmalig aus einem Bonus (z. B. Weihnachtsgeld) bedienen? Wähle als Intervall „einmalig aus einer Sonderzahlung“ und gib den entsprechenden Auszahlungsmonat an.
4. Beträge festlegen
Gib die finanziellen Eckdaten ein:
Gesamtbetrag: Trage hier die volle Summe der Altersvorsorge ein.
Arbeitgeberzuschuss: Gib an, wie viel du als Arbeitgeber dazuzahlst. Falls du keinen Zuschuss leistest, trage bitte 0,00 € ein.
5. Zahlungsweise definieren
Abschließend legst du fest, wie das Geld zur Versicherung gelangt:
Lastschrift: Hierfür musst du dem Versicherer ein SEPA-Mandat erteilen.
Überweisung: Hinterlege die Bankdaten des Versicherers. Die Zahlung kannst du anschließend direkt aus Lexware Office anstoßen.