Kennen Sie das? Sie haben Kund:innen oder Lieferant:innen, mit denen Sie nur ein einziges Mal Geschäfte machen. Für jede dieser einmaligen Begegnungen einen eigenen Kontakt anzulegen, bläht Ihre Kontaktverwaltung unnötig auf und macht die Liste der Offenen Posten unübersichtlich.
Genau hier kommt die clevere Funktion der Sammelkontakte in Lexware Office ins Spiel. Sie sorgt für Ordnung, spart Zeit und hält die offene Posten-Liste übersichtlicher.
Was ist ein Sammelkunde?
Der Sammelkunde ist Ihre Lösung für Laufkundschaft oder einmalige Geschäfte. Anstatt für jede:n Kund:in, dem Sie nur selten oder einmalig eine Rechnung schreiben, einen neuen Datensatz anzulegen, nutzen Sie einfach diesen universellen Kontakt.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
Schlanke Verwaltung: Sie sparen sich die aufwendige Anlage von Einzelkontakten.
Klarer Fokus: Ihre Kontaktliste bleibt übersichtlich und auf Ihre wichtigen Stammkund:innen fokussiert.
Volle Kontrolle: Trotz der Zusammenfassung behalten Sie den Überblick über alle Zahlungseingänge.
Sie können den Namen dieses Kontakts übrigens jederzeit anpassen – zum Beispiel in "Laufkundschaft" oder "Barverkauf".
Wichtig zu wissen:
Wenn Sie eine Buchung auf den Sammelkontakt vornehmen, wird dort immer der aktuelle Name dieses Kontakts angezeigt (auch wenn Sie ihn zwischendurch umbenannt haben).
Was ist ein Sammellieferant?
Das Prinzip funktioniert natürlich auch in die andere Richtung. Der Sammellieferant ist das Gegenstück zum Sammelkunden für Ihre Ausgabenseite.
Einfache Abwicklung: Sie können Rechnungen direkt aus der Belegerfassung heraus als bezahlt markieren oder überweisen, geben Sie dazu einfach die IBAN des jeweiligen Lieferanten ein.
Zentrale Übersicht: Alle Zahlungen an diverse Einmallieferanten laufen hier zusammen.
So funktioniert die Suche mit Alias-Namen
Damit Sie bestimmte Vorgänge trotzdem schnell wiederfinden, können Sie sowohl für Sammelkunden als auch für Sammellieferanten einen sogenannten Alias vergeben.
Sie vergeben beim Buchen einen spezifischen Namen (Alias).
Im System können Sie später gezielt nach diesem Alias suchen.
Im Hintergrund bucht Lexware Office alles korrekt auf den zentralen Sammelkontakt.
👉 Bitte beachten Sie:
Aus technischen Gründen kann es in Lexware Office jeweils nur einen zentralen Sammelkunden und einen zentralen Sammellieferanten geben.
Weitere Informationen zum Arbeiten mit Kontakten finden Sie hier: