Belegversand mit eigener E-Mailadresse

Du kannst Belege aus Lexware Office nicht nur über die Standardadresse, sondern auch über deine eigene E-Mail-Adresse versenden. Dieser Artikel zeigt dir, wie du deine Adresse verknüpfst und was du bei Verbindungsfehlern oder einer eigenen Domain beachten musst.

Über die Einstellungen (Zahnrad Symbol) wähle den "E-Mail Versand".

Klicke auf EIGENE E-MAIL VERKNÜPFEN (Der Button ist nicht vorhanden? Bitte einen Benutzer mit Administrations-Berechtigung um Unterstützung).

Wir unterstützen die Anbieter STRATO, IONOS, 1&1, Google, Microsoft, GMX, WEB.DE und alle anderen.

1. Anbieter auswählen

Wähle einen der Anbieter aus, indem du die passende Kachel anklickst.

2. Informationen eingeben

Befülle die Felder mit den folgenden Informationen:

Speichere deine Angaben.
​

Klicke ganz einfach auf die Kachel Anderer Anbieter.

Fülle die Felder Absender Name, Absender E-Mail, E-Mail-Benutzernamen und E-Mail-Passwort aus und trage anschließend die notwendigen Informationen zu SMTP Ausgangsserver und Port ein.

Dabei kannst du die gängigen Standardports 25, 465 oder 587 nutzen. Andere stehen nicht zur Verfügung. Tipp: Oft hilft hier schon eine Suche bei Google.

Deine hinterlegte E-Mail-Adresse basiert auf einer eigenen Domain oder deinem eigenen E-Mail-Server? Dann beachte auch die Hinweise im Abschnitt Eigene Domain oder eigener Mailserver.

Möchtest du die Verknüpfung deiner eigenen E-Mail-Adresse zurücksetzen – zum Beispiel, um eine andere Adresse oder neue Zugangsdaten zu hinterlegen – gehst du wie folgt vor.

Wechsle zu den Einstellungen (Zahnrad Symbol) und wähle "E-Mail Versand". Klicke dort auf die drei Punkte neben deiner hinterlegten E-Mail-Adresse. Darüber kannst du die Zugangsdaten entweder bearbeiten oder die Verknüpfung vollständig zurücksetzen.

Nach dem Zurücksetzen wechselt der Belegversand automatisch zum Standardbelegversand von Lexware Office: Deine Belege werden dann über die Adresse versand@belege.lexware.de verschickt, bis du erneut eine eigene E-Mail-Adresse verknüpfst.

Einige Anbieter lassen den Zugriff auf deinen E-Mail-Account nicht ohne vorherige "Freischaltung" zu. Dazu zählen unter anderem Google und Microsoft (Office 365, Hotmail/Outlook.com). Für Lexware Office ist dies über die technische Schnittstelle zu diesen Anbietern allerdings nicht erkennbar. Deshalb erhältst du die nachfolgende allgemeine Fehlermeldung:

Um mit iCloud Belege aus Lexware Office versenden zu können, musst du in deinem iCloud Konto ein anwendungsspezifisches Passwort für Lexware Office erstellen. Dieses nutze dann bitte in den Belegversand-Einstellungen. Wie du ein anwendungsspezifisches Passwort erstellst, findest du bei Apple: https://support.apple.com/de-de/HT204397

Dieser Abschnitt ist für dich interessant, wenn du für den Belegversand aus Lexware Office eine E-Mailadresse verwendest, die ...

Um Belege aus Lexware Office zu versenden, musst du selbständig die entsprechenden Einstellungen in deinem Mailserver und in Lexware Office vornehmen. Hier können wir nicht unterstützen.
Kommt es zu Problemen bei der Konfiguration oder beim Versand, liegt dies häufig

Des Weiteren solltest du dringend SPF und DKIM nutzen und eine DMARC-Richtlinie spezifizieren. Mehr Informationen findest du hier.

Wenn du deinen E-Mail-Server selbst hostest oder konfigurierst, beachte außerdem folgende Punkte:

​IPv4:

IPv6:

Wenn du aus Lexware Office über eine eigene Domain versendest oder gar deinen E-Mail-Server selbst betreibst, solltest du dringend SPF und DKIM nutzen und eine DMARC-Richtlinie spezifizieren.

Warum?

Mittlerweile setzen immer mehr große E-Mail-Anbieter voraus, dass eingehende E-Mails die drei Verfahren SPF, DKIM und DMARC nutzen. Andernfalls können die E-Mails im Spam-Ordner landen oder gar abgelehnt werden. Um auf Nummer sicher zu gehen, solltest du die drei genannten Verfahren implementieren.

Die meisten E-Mail-Anbieter nehmen dir das ab. Sobald du jedoch eine eigene Domain verwendest oder sogar einen eigenen E-Mail-Server betreibst, musst du dich selbst darum kümmern.

Du kannst bei MXToolBox testen, ob deine Domain DMARC (setzt SPF und DKIM voraus) korrekt implementiert hat. Folge den entsprechenden Hilfeseiten deines E-Mail-Anbieters, die dir beim Konfigurieren der drei Verfahren behilflich sind.

Mehr zum Hintergrund?

E-Mail ist ein relativ altes System und einige der heutigen typischen E-Mail-Probleme, wie zum Beispiel Spam, gab es zu dessen Geburt Anfang der 1980er-Jahre noch nicht. Mit der Zeit wurde es durch weitere Verfahren ergänzt. Eines davon stellt sicher, dass nur bestimmte Versender mit einer Adresse einer bestimmten Domain versenden dürfen (Sender Policy Framework, kurz SPF). Ein weiteres sorgt dafür, dass die E-Mail wirklich vom Versender kommt und im Laufe der Übermittlung nicht verändert wurde (DomainKeys Identified Mail, kurz DKIM). Mit DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) kommt ein Verfahren dazu, das sowohl die Nutzung von SPF und DKIM voraussetzt und eine Richtlinie spezifiziert, was mit E-Mails, die einer Prüfung auf die beiden Verfahren nicht standhalten, passieren soll ("E-Mail ablehnen" oder "in den Spam-Ordner verschieben").

Hast du keine eigene E-Mail-Absenderadresse angebunden, musst du dir darüber keine Gedanken machen. Lexware Office hat für den eigenen Versand bereits alles korrekt konfiguriert.