Mit dem Layout-Designer in Lexware Office passen Sie das Erscheinungsbild Ihrer Rechnungen, Angebote und Lieferscheine in wenigen Minuten an Ihren Unternehmensauftritt an. Sie können ein Firmenlogo hochladen oder ein vollständiges Briefpapier als PDF-Hintergrund hinterlegen.
Den Layout-Designer finden Sie unter Einstellungen (Zahnrad-Symbol oben rechts) > Drucklayout.
Firmenlogo hochladen
Ihr Firmenlogo erscheint auf allen Belegen oben rechts oder in einer der fünf verfügbaren Logo-Positionen. Laden Sie das Logo unter Einstellungen > Drucklayout > Logo & Briefpapier hoch.
Anforderungen an die Logo-Datei
Dateiformat: JPEG oder PNG
Maximale Dateigröße: 2 MB
Empfohlene Bildgröße: Breite max. 800 Pixel oder Höhe max. 230 Pixel
Logo-Größe anpassen
Die Logo-Größe passen Sie direkt im Layout-Designer an — unter Einstellungen > Drucklayout > Logo & Briefpapier:
Unterhalb des hochgeladenen Logos finden Sie die Option Größe in Prozent.
Klicken Sie auf die Plus- oder Minus-Schaltflächen, um den Prozentsatz zu erhöhen oder zu verringern.
Prüfen Sie das Ergebnis in der Vorschau rechts.
💡 Tipp: Wenn das Logo bei höherer Prozentzahl unscharf wirkt, benötigt die Originaldatei eine höhere Auflösung. Bearbeiten Sie die Datei außerhalb von Lexware Office und laden Sie sie erneut hoch — die Dateigröße darf dabei 2 MB nicht überschreiten.
Logo-Position wählen
Im Bereich Logo & Briefpapier stehen Ihnen 5 verschiedene Logo-Layouts zur Auswahl. Klicken Sie auf die Pfeiltasten neben der Anzeige „Layout 1 von 5", um zwischen den Positionen zu wechseln.
Logo nur auf der ersten Seite anzeigen
Wenn das Logo ausschließlich auf der ersten Belegseite erscheinen soll, aktivieren Sie die Option Logo nur auf der ersten Seite im Bereich Logo & Briefpapier.
Eigenes Briefpapier hochladen
Statt eines einzelnen Logos können Sie ein vollständiges Briefpapier als PDF-Datei hochladen. Das PDF wird als Hintergrundebene in alle Ihre Belege eingefügt — ideal, wenn Logo, Adresse und Gestaltungselemente bereits im Briefpapier enthalten sind.
Erstellen Sie Ihr Briefpapier z. B. in Microsoft Word oder Pages und speichern Sie die Datei als PDF.
Öffnen Sie in Lexware Office Einstellungen > Drucklayout > Logo & Briefpapier.
Laden Sie die PDF-Datei im Bereich Briefpapier hoch.
Wechseln Sie anschließend in die Dokumenteinstellungen und passen Sie die Seitenränder so an, dass der Beleginhalt nicht mit Ihrem Briefpapierlayout überlappt.
💡 Tipp: Unter Drucklayout > Logo & Briefpapier finden Sie nach einem Klick auf „So nutzen Sie Ihr eigenes Briefpapier" eine mehrseitige Beispieldatei als Vorlage — verfügbar als Word-, Pages- oder älteres Word-Format.
Briefpapier nur auf der ersten Seite
Das Briefpapier kann in Lexware Office so konfiguriert werden, dass es nur auf der ersten Seite erscheint — Folgeseiten bleiben dann schlicht. Gehen Sie dazu so vor:
Erstellen Sie in Word oder Pages ein zweiseitiges Dokument im DIN-A4-Format: Seite 1 mit dem vollständigen Briefpapier-Design, Seite 2 leer oder mit reduziertem Folgeseiten-Design.
Speichern Sie das Dokument als PDF.
Laden Sie dieses zweiseitige PDF unter Logo & Briefpapier hoch.
Lexware Office verwendet Seite 1 des PDFs als Hintergrund für die erste Belegseite und Seite 2 für alle Folgeseiten.
Briefpapier bei E-Rechnungen
Für Rechnungen an Privatpersonen können Sie Ihr Briefpapier uneingeschränkt verwenden — hier besteht keine E-Rechnungspflicht. Für Rechnungen an Firmenkunden gelten dagegen besondere Regeln.
Rechnungen an Privatpersonen
Für Rechnungen an Privatpersonen besteht keine gesetzliche E-Rechnungspflicht — Sie versenden diese Rechnungen weiterhin als normales PDF. Entsprechend können Sie Ihr Briefpapier für diese Rechnungen uneingeschränkt im Drucklayout hinterlegen.
E-Rechnungen an Firmenkunden (B2B)
Bei elektronischen Rechnungen an Firmenkunden (z. B. im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format — die gesetzlich vorgeschriebenen Formate für elektronische Rechnungen an Unternehmen) ist kein eigenes Briefpapier möglich. Der Grund: E-Rechnungen müssen bestimmte Informationen — wie die Bankverbindung — maschinenlesbar in einer XML-Datei enthalten. Steht dieselbe Information zusätzlich auf dem Briefpapier, kann das zu technischen Konflikten führen. Außerdem lassen sich ältere PDF-Versionen, die für Briefpapiere verwendet werden, nicht immer mit dem neuen PDF-Standard für E-Rechnungen kombinieren.
Ein Firmenlogo können Sie auch bei E-Rechnungen an Firmenkunden verwenden. Laden Sie es wie gewohnt unter Einstellungen > Drucklayout > Logo & Briefpapier hoch.
ℹ️ Hinweis: Für alle anderen Belegtypen — Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine — können Sie Ihr Briefpapier uneingeschränkt verwenden. Es empfiehlt sich, dafür ein separates Drucklayout anzulegen.
Häufige Fragen zu Logo und Briefpapier
Wo sehe ich, wie das Briefpapier auf der fertigen Rechnung aussieht?
Das hochgeladene Briefpapier ist nur in der Belegvorschau sichtbar, nicht in der Bearbeitungsansicht. Klicken Sie nach der Belegerfassung auf Weiter zur Vorschau, um die Darstellung mit Briefpapier zu prüfen.
Kann ich das Drucklayout über die Lexware App (Mobilgerät) bearbeiten?
Das Drucklayout — einschließlich Logo und Briefpapier — kann nicht über die Lexware App bearbeitet werden. Diese Einstellungen stehen ausschließlich in der Webversion von Lexware Office im Browser zur Verfügung.
Ich benötige mehrere verschiedene Briefpapiere. Ist das möglich?
Sie können in Lexware Office mehrere Drucklayouts anlegen, jeweils mit einem eigenen Briefpapier oder Logo. Wie das funktioniert, erklärt der Artikel Mehrere Drucklayouts erstellen und verwenden.