Sie möchten Ihre Lohnabrechnung abschließen, erhalten jedoch eine Fehlermeldung zu den ELStAM-Daten (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale)? Diese Blockade verhindert den finalen Abschluss der Abrechnung. In dieser Anleitung führen wir Sie Schritt für Schritt zur Lösung, damit Sie Ihren Arbeitsfluss schnell fortsetzen können.
Ursachen: Warum der ELStAM-Abruf blockiert wird
Beim letzten Schritt der Abrechnung erscheint folgende Fehlermeldung:
"Ihr Finanzamt hat die Lohnsteuermerkmale (Steuerklasse, Kinderfreibetrag, usw.) - ELStAM genannt - nicht bereitgestellt."
Warum tritt dieser Fehler auf?
Das ELStAM-Verfahren unterliegt strengsten Sicherheitsrichtlinien. Ein erfolgreicher Datenaustausch erfolgt nur bei einer 100-prozentigen Übereinstimmung der Identifikationsmerkmale. Weichen Ihre Eingaben auch nur minimal von den Datensätzen des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) ab, wird der Abruf automatisch verweigert.
Die häufigsten Fehlerquellen sind:
Die Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID): Es liegt ein Zahlendreher vor oder die Nummer gehört nicht zur Person.
Das Geburtsdatum: Das im System hinterlegte Datum stimmt nicht exakt mit dem Datum überein, das unter der Steuer-ID gespeichert ist.
Lösungsweg: So beheben Sie den ELStAM-Fehler
Um die Blockade aufzuheben, stehen Ihnen je nach Ursache zwei Wege zur Verfügung:
1. Stammdaten im Mitarbeiterprofil korrigieren
Prüfen Sie die hinterlegten Daten direkt im Mitarbeiterformular und gleichen Sie diese mit den amtlichen Dokumenten ab. Sobald Sie eine Korrektur speichern, stößt Lexware Office über Nacht automatisch einen neuen Abruf beim Finanzamt an.
2. Klärung mit der Finanzbehörde
Sollten alle Daten in Lexware Office nachweislich korrekt sein (Abgleich mit dem BZSt-Schreiben), liegt die Ursache auf behördlicher Seite. In diesem Fall ist eine direkte Kontaktaufnahme mit dem zuständigen Finanzamt erforderlich.
Anleitung zur Fehlerbehebung : So prüfen und korrigieren Sie Daten ihrer Mitarbeitenden
Damit Lexware Office die ELStAM-Daten erfolgreich beim Finanzamt anfordern kann, müssen die hinterlegten Daten Ihrer Mitarbeitenden exakt übereinstimmen. Folgen Sie diesen Schritten, um die Korrektur vorzunehmen und den automatischen Abruf über Nacht neu zu starten.
Schritt 1: Offizielle Dokumente prüfen
Fordern Sie von Ihrem Mitarbeitenden folgende Originaldokumente zur Ansicht an:
Das offizielle Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern: Nur hier ist die Steuer-ID verlässlich und korrekt aufgeführt.
Den Personalausweis: Dieser dient zur zweifelsfreien Bestätigung des Geburtsdatums und der korrekten Schreibweise des Namens.
Verlassen Sie sich bei Steuerdaten bitte niemals auf mündliche Aussagen, handschriftliche Notizen oder alte Personalfragebögen. Fehlerquellen schleichen sich hier zu leicht ein.
Schritt 2: Datenabgleich in Lexware Office durchführen
Sobald Ihnen die Dokumente vorliegen, öffnen Sie Lexware Office und navigieren Sie in den Bereich der Mitarbeiterstammdaten. Führen Sie nun einen präzisen Abgleich durch:
Steuer-ID prüfen: Vergleichen Sie die elfstellige Nummer Ziffer für Ziffer. Achten Sie besonders auf Zahlendreher.
Geburtsdatum kontrollieren: Stimmen Tag, Monat und Jahr exakt mit dem Ausweis überein?
Korrektur vornehmen: Sollten Sie eine Abweichung feststellen, korrigieren Sie diese sofort im System und speichern Sie die Änderungen.
Sie müssen vorerst nichts weiter unternehmen. Lexware Office stößt nun über Nacht automatisch den neuen Abruf der ELStAM-Daten an. Sobald das Finanzamt die Daten freigegeben hat, können Sie die Abrechnung wie gewohnt fertigstellen.
Externe Fehlerquellen: Wenn der ELStAM-Abruf trotz korrekter Daten scheitert
Haben Sie die Stammdaten in Lexware Office bereits mit dem Personalausweis und dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) abgeglichen und keine Abweichungen festgestellt?
In diesem Fall liegt die Ursache nicht an Ihrer Eingabe, sondern sehr wahrscheinlich bei der Finanzbehörde. Mögliche Gründe sind veraltete Meldedaten im System der Finanzverwaltung oder eine technische Abrufsperre für den betreffenden Mitarbeitenden.
So lösen Sie das Problem mit dem Finanzamt:
Da Lexware Office keinen direkten Zugriff auf die behördlichen Datenbanken hat, ist eine Klärung durch Sie oder Ihren Mitarbeitenden erforderlich:
Zuständiges Finanzamt kontaktieren: Wenden Sie sich telefonisch oder schriftlich an das Betriebsstättenfinanzamt.
Sachverhalt präzise schildern: Nutzen Sie folgende Formulierung:
"Der ELStAM-Abruf für unseren Mitarbeitenden [Name] scheitert trotz korrekter Identifikationsdaten (Steuer-ID und Geburtsdatum) mit der Fehlermeldung 'Arbeitnehmer nicht bekannt'."
Gezielte Prüfung anfordern: Bitten Sie die Sachbearbeitung explizit zu prüfen, ob eine Abrufsperre vorliegt oder ob die dort hinterlegten Stammdaten (z. B. Schreibweise des Namens oder Geburtsdatum) von Ihren Unterlagen abweichen.
Häufige Fragen
Was kann ich tun, wenn die Steuer-ID nicht auffindbar ist?
Was kann ich tun, wenn die Steuer-ID nicht auffindbar ist?
Ohne die Steuer-ID ist eine Anmeldung zum ELStAM-Verfahren unmöglich.
Wenn es vorkommt, dass Mitarbeitende ihr Schreiben mit der Steuer-Identifikationsnummer nicht mehr finden, dann kann die Steuer-ID neu angefordert werden. Sowohl Ihre Mitarbeitenden selbst als auch Sie als Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die erneute Zusendung der Steuer-ID zu veranlassen. Dieser Prozess wird zentral über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) abgewickelt. Beachten Sie dabei folgende wichtige Hinweise:
Antrag: Nutzen Sie das Online-Eingabeformular für die „Erneute Mitteilung der IdNr“ auf der Webseite des BZSt.
Versand: Die Mitteilung der Nummer erfolgt ausschließlich per Brief an die aktuelle Meldeanschrift Ihres Mitarbeitenden. Eine Übermittlung per E-Mail oder Telefon ist aus datenschutzrechtlichen Gründen ausgeschlossen.
Warum ist es wichtig, dass die ELStAM-Daten korrekt sind?
Warum ist es wichtig, dass die ELStAM-Daten korrekt sind?
Die ELStAM-Daten sind das Fundament für eine korrekte Lohnabrechnung.
Rechtssicherheit: Nur mit korrekten Daten erfüllen Sie Ihre gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber.
Vermeidung von Nachzahlungen: Falsche Abrechnungen (z. B. durch eine vorläufige Einstufung in Steuerklasse 6 bei fehlenden Daten) können später zu aufwendigen Korrekturen und Nachforderungen führen.
Zufriedene Mitarbeitende: Ihre Angestellten verlassen sich darauf, dass ihr Nettogehalt stimmt und pünktlich überwiesen wird.