Speichern oder als Einmalkontakt nutzen?
In der Belegerfassung von Lexware Office stehen Sie oft vor der Entscheidung: Soll ich den Kontakt dauerhaft anlegen oder als Einmalkontakt behandeln?
Hier erfahren Sie, wie Sie beide Methoden anwenden, woran Sie diese optisch unterscheiden und warum wir Ihnen das Speichern Ihrer Geschäftspartner:innen empfehlen, um Ihre Buchhaltung effizienter zu gestalten.
So unterscheiden Sie gespeicherte Kontakte von Einmalkontakten
Um in der Benutzeroberfläche sofort zu erkennen, ob es sich um einen festen Stammdaten-Kontakt oder einen einmaligen Vorgang handelt, achten Sie auf das Avatar-Symbol neben dem Namen.
Gespeicherter Kontakt: Das Männchen-Symbol ist grau ausgefüllt. Dies signalisiert, dass alle Stammdaten hinterlegt sind. (Links in der folgenden Grafik)
Einmalkontakt: Das Männchen-Symbol ist weiß und nicht ausgefüllt. Dies zeigt an, dass keine dauerhafte Verknüpfung zu den Stammdaten besteht. (Rechts in der folgenden Grafik)
Erklärvideo: Arbeiten mit Kontakten in der Belegerfassung
Starten Sie unser kompaktes Erklärvideo für einen schnellen Überblick zum Thema "Kontakte in der Belegerfassung".
Den Kontakt dauerhaft im System speichern (Empfohlen)
Möchten Sie diesen Geschäftspartner für zukünftige Vorgänge im System hinterlegen, um Zeit bei kommenden Rechnungen zu sparen? Dies ist der Standardweg für wiederkehrende Beziehungen.
So erkennen Sie einen gespeicherten Kontakt:
Achten Sie auf das Avatar-Symbol neben dem Namen. Bei einem gespeicherten Kontakt ist das Männchen-Symbol grau ausgefüllt.
So gehen Sie vor:
Erfassen Sie den Beleg.
Klicken Sie auf das Feld „Diesen Lieferanten speichern“ bzw. „Diesen Kunden speichern“.
Das ist das Ergebnis:
Der Kontakt wird fest in Ihren Stammdaten angelegt.
Lexware Office vergibt im Hintergrund automatisch ein eigenes Debitoren- oder Kreditorenkonto für Ihre Buchhaltung.
Beim nächsten Mal wird der Kontakt automatisch vorgeschlagen.
Nutzung als Einmalkontakt (ohne Speicherung in Ihren Kontakten)
Handelt es sich um eine absolut einmalige Geschäftsbeziehung, wie beispielsweise einen einmaligen Einkauf bei einem unbekannten Dienstleister oder einer Tankstelle? In diesem Fall müssen Sie Ihre Datenbank nicht unnötig füllen.
So erkennen Sie einen Einmalkontakt:
Das Avatar-Symbol neben dem Namen ist weiß und nicht ausgefüllt (nur die Kontur ist sichtbar).
So gehen Sie vor:
Erfassen Sie die Belegdaten.
Klicken Sie direkt auf „Speichern“, ohne vorher die Option zum Anlegen des Kontakts zu wählen.
Das ist das Ergebnis:
Der Name wird lediglich als "Alias" (Zusatzinformation) direkt am Beleg gespeichert.
Es erfolgt keine Anlage in Ihrer Kontaktverwaltung.
Buchhalterisch ordnet Lexware Office diesen Vorgang automatisch dem allgemeinen Sammelkunden bzw. Sammellieferanten zu.
👉 Es kann im System nur jeweils einen als Sammelkunden und einen als Sammellieferanten definierten Kontakt geben.
Ihre Vorteile durch gespeicherte Kontakte
Warum lohnt es sich, Kontakte fest anzulegen? Mit gespeicherten Kontakten genießen Sie maximale Effizienz, Transparenz und Komfort in Ihrer täglichen Arbeit:
Schneller Zugriff: Alle relevanten Informationen (Adressen, Steuernummern) sind dauerhaft gespeichert und stehen bei neuen Belegen sofort zur Verfügung.
Automatisierte Prozesse: Wiederkehrende Zahlungen, die automatische Prüfung auf Beleg-Duplikate und eine konsistente Verbuchung funktionieren nur mit sauberen Stammdaten reibungslos.
Aktive Gefahrenabwehr: Die Arbeit mit validierten, gespeicherten Kontakten schützt Sie besser vor Betrugsversuchen, da Abweichungen (z. B. geänderte IBANs auf Rechnungen) schneller auffallen.
Perfekte Übersicht: Sie ermöglichen eine klare Zuordnung von offenen Posten und Zahlungsverläufen.
Langfristige Transparenz: Auch nach Jahren behalten Sie den vollen Überblick über die Historie mit Ihren Kund:innen und Lieferant:innen.
Automatische Erkennung des Kontaktnamens nutzen
Dank der intelligenten Belegerfassung müssen Sie Namen selten tippen. Lexware Office liest die Daten aus Ihren Dokumenten automatisch aus.
So funktioniert die Automatisierung für Sie:
Der Name des Kontakts (z. B. der Lieferantenname) wird direkt im Formular vorbelegt.
Sie können diesen Vorschlag jederzeit manuell anpassen oder korrigieren.
Nutzen Sie bei Bedarf die manuelle Texterkennung, um Informationen direkt per Klick aus dem Beleg in das Erfassungsfeld zu übertragen.
Was passiert, wenn ich nur mit Einmalkontakten arbeite?
Wenn Sie sich entscheiden, ausschließlich oder überwiegend mit Einmalkontakten zu arbeiten, hat dies spezifische Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung und Suche:
Alias-Speicherung: Der Name existiert nur auf dem Beleg selbst, nicht in einer Adressliste. Der Name des Einmalkunden oder Einmallieferanten wird als sogenannter "Alias" direkt am Beleg hinterlegt
Sammelkonto-Buchung: Die buchhalterische Erfassung erfolgt automatisch auf dem Konto des Sammelkunden bzw. Sammellieferanten.
Eingeschränkte Offene-Posten-Liste: In Ihrer Liste der offenen Posten werden diese Beträge nicht namentlich, sondern unter „Sammelkunde“ bzw. „Sammellieferant“ zusammengefasst.
Intelligente Suche: Der Kontakt erscheint nicht in Ihrer Stammdatenliste. Sie können jedoch über die Lupe im Menüband (globale Suche) oder im Bereich "Belege" nach dem Namen suchen, um den spezifischen Beleg wiederzufinden.