Eine betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist mehr als nur ein Gehaltsextra, sie ist ein Zeichen der Wertschätzung. Sie unterstützen Ihre Mitarbeitenden langfristig beim Aufbau einer sicheren Zukunft und profitieren gleichzeitig von einer stärkeren Mitarbeiterbindung.
Damit Sie gut vorbereitet ins neue Jahr starten, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel, wie Sie die bAV in Lexware Office Lohn & Gehalt korrekt einrichten und was Sie speziell beim Jahreswechsel 2025/2026 beachten müssen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Einfache Verwaltung: Bilden Sie verschiedene Versicherungsarten (z. B. Direktversicherungen) mit wenigen Klicks korrekt ab.
Zentrale Abwicklung: Zahlen Sie Beiträge bequem per SEPA-Lastschrift oder Überweisung direkt aus Lexware Office heraus.
Maximale Flexibilität: Pausieren Sie Beitragszahlungen unkompliziert, beispielsweise während einer Elternzeit oder bei längerer Krankheit eines Mitarbeitenden.
Voraussetzungen: Für wen ist die bAV möglich?
In Lexware Office Lohn & Gehalt können Sie die bAV für folgende Beschäftigungsarten erfassen:
Unterstützte Beschäftigungsverhältnisse
Sie können die bAV für alle Mitarbeitenden mit sozialversicherungspflichtigem Einkommen erfassen. Dazu gehören:
Regulär Angestellte
Minijobber (sofern rentenversicherungspflichtig und im ersten Arbeitsverhältnis)
Mehrheitsgesellschafter einer Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH-Geschäftsführer)
Nicht unterstützte Beschäftigungsverhältnisse
Eine Erfassung ist in folgenden Fällen nicht möglich:
Praktikanten
Minijobber, die rentenversicherungsfrei sind
Minijobber, die zwar rentenversicherungspflichtig sind, aber die bAV nicht im ersten Arbeitsverhältnis nutzen
Sozialversicherungsfreie Mehrheitsgesellschafter einer Personengesellschaft (z. B. OHG, KG)
Welche Durchführungswege werden unterstützt?
Lexware Office deckt die drei gängigsten Vertragsarten ab:
Direktversicherung
Pensionsfonds
Pensionskasse
Hinweis: Andere Modelle, wie Unterstützungskassen oder Direktzusagen, können aktuell noch nicht abgebildet werden.
Wichtig: Umstellung für bestehende Verträge erst ab Januar 2026
Zum 1. Januar 2026 gibt es eine Umstellung bei der Erfassung der bAV. Bitte beachten Sie die folgenden Zeiträume genau, um Korrekturen zu vermeiden.
Vorgehen bis zum 31.12.2025
Ändern Sie bei bestehenden Verträgen nichts. Nutzen Sie für Mitarbeitende mit laufender bAV die bisherigen Altersvorsorge-Entgelte unverändert bis einschließlich der Lohnabrechnung für Dezember 2025 weiter.
Vorgehen ab Januar 2026 (Umstellung)
Ab der ersten Abrechnung im neuen Jahr (Januar 2026) müssen Sie aktiv werden:
Neues Entgelt hinzufügen:
Fügen Sie in der Januar-Abrechnung unter „Stunden & Entgelte“ das neue Entgelt „Betriebliche Altersvorsorge (bAV)“ hinzu.Alte Entgelte ignorieren:
Die bisherigen Lohnarten (z. B. „Altersvorsorge AG-Zuschuss“ oder „Altersvorsorge Entgeltumwandlung“) stehen Ihnen ab Januar 2026 technisch nicht mehr zur Verfügung.
Hinweis: Sie müssen diese alten Entgelte nicht löschen. Lassen Sie diese einfach in der Historie stehen.
Wir werden Sie nach Abschluss der Dezember-Abrechnung 2025 im System nochmals an diese Umstellung erinnern, damit Sie sicher ins neue Jahr starten.
So richten Sie die bAV Schritt für Schritt ein
1. Vorbereitung
Halten Sie die bAV-Verträge Ihrer Mitarbeitenden bereit. Sie benötigen folgende Daten:
Name des Versicherungsunternehmens
Versicherungsnummer und Versicherungsbeginn
Beitragshöhe (Arbeitnehmer- und ggf. Arbeitgeberanteil)
Vereinbarte Zahlungsweise
2. Entgeltart auswählen
Gehen Sie in den Bereich Abrechnung. Wählen Sie dort Stunden & Entgelte aus und klicken Sie auf Entgelt hinzufügen. Wählen Sie aus der Liste das Entgelt „Betriebliche Altersvorsorge (bAV)“.
3. Vertragsdaten eintragen
Im sich öffnenden Dialogfeld erfassen Sie die Details zum Vertrag:
Tragen Sie Versicherungsart, Nummer und den Beginn des Vertrags ein.
Wählen Sie das Zahlungsintervall (z. B. monatlich).
Tipp für Sonderzahlungen: Möchten Sie die bAV einmalig aus einem Bonus (z. B. Weihnachtsgeld) bedienen? Wählen Sie als Intervall „einmalig aus einer Sonderzahlung“ und geben Sie den entsprechenden Auszahlungsmonat an.
4. Beträge festlegen
Geben Sie die finanziellen Eckdaten ein:
Gesamtbetrag: Tragen Sie hier die volle Summe der Altersvorsorge ein.
Arbeitgeberzuschuss: Geben Sie an, wie viel Sie als Arbeitgeber dazuzahlen. Falls Sie keinen Zuschuss leisten, tragen Sie bitte 0,00 € ein.
5. Zahlungsweise definieren
Abschließend legen Sie fest, wie das Geld zur Versicherung gelangt:
Lastschrift: Hierfür müssen Sie dem Versicherer ein SEPA-Mandat erteilen.
Überweisung: Hinterlegen Sie die Bankdaten des Versicherers. Die Zahlung können Sie anschließend direkt aus Lexware Office anstoßen.