Ob für Ihre Kund:innen oder für Ihre Mitarbeiter:innen - Gutscheine sind eine beliebte Geste, besonders zur Weihnachtszeit. Damit die Buchhaltung stimmt, erklären wir Ihnen hier, wie Sie Gutscheine in Lexware Office korrekt verbuchen, sei es beim Verkauf, bei der Einlösung oder als Geschenk für Ihre Mitarbeitenden
Gutscheine als Geschenk für Mitarbeiter:innen
Gutscheine sind eine ausgezeichnete Wahl, um Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Freude zu machen. Innerhalb der gesetzlichen Freigrenzen (50 EUR bzw. 60 EUR für besondere Anlässe) kann dieses Geschenk sogar lohnsteuerfrei sein.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Geschenken an Mitarbeiter:innen.
Wichtiger Hinweis: Damit die steuerlichen Regelungen für Sachzuwendungen greifen, dürfen die Gutscheine ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Achten Sie darauf, dass eine Barauszahlung des Gutscheinwerts ausgeschlossen ist.
So buchen Sie einen Gutschein als Geschenk für Mitarbeiter:innen:
Beleg erfassen: Erfassen Sie den Kauf des Gutscheins als neue Ausgabe in der Belegerfassung.
Ausgabenart wählen: Wählen Sie als Kategorie für die Art der Ausgabe „Sachzuwendungen“.
Beschreibung/Notiz: Vermerken Sie, dass es sich um eine freiwillige soziale Leistung handelt. Geben Sie zudem den Namen der Person und die Art der Sachzuwendung an (z. B. „freiwillige soz. Leistung Frau Mustermann, Tankgutschein“).
Steuer: Wählen Sie „keine Steuer“. In der Regel sind Sie für Geschenke an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für den privaten Gebrauch bestimmt sind, nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Betrag: Geben Sie den Bruttobetrag (mit VSt) an. Da Sie die Vorsteuer nicht erstattet bekommen, können Sie den vollen Betrag als Betriebsausgabe buchen.
Bitte beachten Sie: Bei „Sachzuwendungen“ handelt es sich um eine empfohlene Kategorie. Wir können keine steuerrechtliche Beratung leisten. Bitte klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob diese Kategorie für Ihren spezifischen Fall korrekt ist.
Gutscheine an Kund:innen
Aktuell können wir Ihnen leider keine Buchungsempfehlung für Gutscheine an Kundinnen und Kunden aussprechen. Die notwendigen Buchungsfunktionen, um diese Vorgänge korrekt abzubilden, sind in Lexware Office derzeit nicht vorhanden.
Ihre Steuerberatung muss diesen Vorgang außerhalb von Lexware Office umbuchen.
Selbst gekaufte Gutscheine (z. B. Prepaid-Karten)
Wenn Sie einen Gutschein für Ihr Unternehmen erwerben, stehen in Lexware Office derzeit nicht die passenden Konten für eine direkte Verbuchung als Geldtransit zur Verfügung. Sie können den Vorgang jedoch wie folgt abbilden:
Kauf des Gutscheins erfassen:
Erfassen Sie den Kauf als Ausgabe in der Belegerfassung.
Verwenden Sie hierfür eine allgemeine Kategorie wie „Sonstige Ausgaben“.
Einlösung des Gutscheins erfassen:
Wenn Sie den Gutschein später für einen betrieblichen Einkauf einlösen, erfassen Sie den vollen Rechnungsbetrag des Einkaufs in der entsprechenden Ausgabenkategorie (z. B. „Büromaterial“).
Erfassen Sie anschließend eine Ausgabenminderung über den eingelösten Gutscheinbetrag.
Verwenden Sie für diese Minderung dieselbe Kategorie, die Sie für den Kauf des Gutscheins genutzt haben (z. B. „Sonstige Ausgaben“).
Hinweis: Bitte besprechen Sie dieses Vorgehen mit Ihrer Steuerberatung, da möglicherweise eine Umbuchung in deren Kanzleisoftware erforderlich ist, um den Vorgang korrekt abzuschließen.