Die betriebliche Weihnachtsfeier ist oft ein Höhepunkt des Jahres und gleichzeitig steuerlich relevant. Wenn Sie die Kosten für die Feier und für Geschenke an Ihre Mitarbeiter:innen richtig buchen, können Sie steuerliche Vorteile nutzen und Fehler vermeiden. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Weihnachtsfeier korrekt erfassen und welche Freibeträge dabei gelten.
Was ist eine Betriebsveranstaltung?
Damit Sie die Kosten für Ihre Weihnachtsfeier steuerlich korrekt buchen können, muss die Veranstaltung offiziell als Betriebsveranstaltung anerkannt sein. Eine Veranstaltung gilt als Betriebsveranstaltung, wenn folgende drei Kriterien erfüllt sind:
Organisation: Die Feier wird vom Arbeitgeber oder Betriebsrat organisiert.
Teilnehmerkreis: Überwiegend Mitarbeiter:innen und deren Begleitpersonen nehmen teil.
Charakter: Die Veranstaltung hat einen geselligen Charakter. Eine reine Geschenkübergabe ist nicht ausreichend.
Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, ist Ihre Weihnachtsfeier steuerlich begünstigt. Hier finden Sie weiteres Hintergrundwissen, sie Sie Betriebsveranstaltungen steuerlich absetzen.
Wie bleibt die Weihnachtsfeier für Mitarbeiter:innen steuerfrei?
Ihre Weihnachtsfeier bleibt für Ihre Arbeitnehmer:innen lohnsteuerfrei, wenn Sie die folgenden Voraussetzungen erfüllen:
Teilnahmeberechtigung: Die Teilnahme muss grundsätzlich allen Arbeitnehmer:innen Ihres Unternehmens oder einer Abteilung offenstehen.
Anzahl der Veranstaltungen: Pro Jahr sind maximal zwei Betriebsveranstaltungen steuerlich begünstigt.
Kostenobergrenze: Es gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer:in.
Welche Kosten sind absetzbar?
Um die absetzbaren Kosten zu ermitteln, berechnen Sie zuerst die Gesamtkosten der Feier.
Schritt 1: Gesamtkosten ermitteln
Addieren Sie alle Aufwendungen, die Sie als Arbeitgeber für die Feier hatten, einschließlich der Umsatzsteuer. Dazu gehören zum Beispiel:
Verpflegung (Speisen und Getränke)
Raummiete und Dekoration
Kosten für Künstler:innen (z. B. Musik)
Planungskosten
Fahrtkosten
Geschenke, die im Rahmen der Feier überreicht werden
Schritt 2: Pro-Kopf-Kosten berechnen
Teilen Sie die ermittelten Gesamtkosten durch die Anzahl der tatsächlichen Teilnehmer:innen.
Beispiel:
Input: Gesamtkosten von 5.000 € und 40 Teilnehmer:innen.
Vorgehen: 5.000 € / 40 Teilnehmer:innen
Ergebnis: 125 € pro Teilnehmer:in.
Hinweis: Nimmt ein:e Arbeitnehmer:in eine Begleitperson mit, werden die Kosten dieser Person dem jeweiligen Arbeitnehmer bzw. der jeweiligen Arbeitnehmerin zugerechnet.
Schritt 3: Vorgehen je nach Kostenhöhe
Fall A: Kosten bis zu 110 Euro je Teilnehmer:in
Betriebsausgaben: Die Aufwendungen sind vollständig als Betriebsausgaben absetzbar.
Lohnsteuer: Die Zuwendungen sind für Ihre Mitarbeiter:innen lohnsteuerfrei.
Vorsteuerabzug: Ein Vorsteuerabzug ist möglich, solange die Freigrenze von 110 Euro nicht überschritten wird. Dies gilt als Ausnahme für sogenannte Aufmerksamkeiten.
Fall B: Kosten über 110 Euro je Teilnehmer:in
Betriebsausgaben: Die Aufwendungen sind weiterhin vollständig als Betriebsausgaben absetzbar.
Lohnsteuer: Der Betrag, der den Freibetrag von 110 Euro übersteigt, gilt als steuerpflichtiger Arbeitslohn. Dieser kann pauschal mit 25 % besteuert werden.
Vorsteuerabzug: Der Vorsteuerabzug entfällt vollständig, sobald die Grenze von 110 Euro überschritten ist.
Wichtiger Hinweis: Die Pauschalversteuerung bei Überschreitung des Freibetrags kann derzeit nicht in Lexware Office abgebildet werden.
Wie buche ich die Kosten der Weihnachtsfeier in Lexware Office?
Wenn die Kosten Ihrer Weihnachtsfeier den Freibetrag von 110 Euro pro Teilnehmer:in nicht überschreiten, gehen Sie wie folgt vor:
Belegerfassung: Erfassen Sie den Beleg mit dem Gesamtbetrag der Kosten.
Kategorie: Wählen Sie die Kategorie „Sachzuwendungen“.
Beschreibung/Notiz: Vermerken Sie den Anlass (z. B. „Weihnachtsfeier 2025“) und die Anzahl der Teilnehmenden. Wir empfehlen, zur Nachvollziehbarkeit eine Teilnehmerliste als Belegbild hochzuladen.
Steuer: Wählen Sie den entsprechenden Steuersatz aus (z. B. 19 %).
Was gilt für Geschenke an Mitarbeiter:innen im Rahmen der Weihnachstfeier?
Geschenke, die Sie im Rahmen der Weihnachtsfeier überreichen, gehören zu den Gesamtkosten der Veranstaltung. Sie müssen bei der Berechnung des 110-Euro-Freibetrags einbezogen werden.
Geschenke, die nicht im Rahmen einer Betriebsfeier verschenkt werden, können ebenfalls lohnsteuerfrei gewährt werden.
Wie gehe ich mit Bewirtungskosten für eine gemischte Weihnachtsfeier um?
Wenn an Ihrer Weihnachtsfeier neben Ihren Angestellten auch Geschäftspartner:innen teilnehmen, handelt es sich um eine gemischte Veranstaltung. In diesem Fall müssen die Bewirtungskosten aufgeteilt werden.
Kosten aufteilen: Ermitteln Sie die gesamten Bewirtungskosten und teilen Sie diese durch die Anzahl der tatsächlich erschienenen Gäste.
Prüfen: Sind die Voraussetzungen für eine Betriebsveranstaltung erfüllt?
Kosten für Angestellte: Die Bewirtungskosten, die auf Ihre Angestellten und deren Begleitungen entfallen, sind nach den genannten Grundsätzen (110-Euro-Freibetrag) als Betriebsausgaben absetzbar.
Kosten für Geschäftspartner:innen: Die Bewirtungskosten, die auf Ihre Geschäftspartner:innen entfallen, können Sie zu 70 % als Betriebsausgaben absetzen. Die Vorsteuer für diese Ausgaben ist zu 100 % abziehbar.
Eine Anleitung zur Erfassung von Bewirtungskosten in Lexware Office finden Sie in unserem entsprechenden Hilfe-Artikel: Wie erfasse ich Bewirtungskosten als Ausgabe?
Wie buche ich Bewirtungen nicht im Rahmen einer Betriebsveranstaltung?
Wenn Sie eine Bewirtung ohne einen Veranstaltungscharakter verbuchen möchten, finden Sie in unserem Wissensartikel weitere Informationen dazu: Was sind Bewirtungskosten?