Mit Geschenken eine Freude bereiten
Ob zu Nikolaus, zur Weihnachtsfeier oder zum Jahreswechsel – rund um die Festtage ist es üblich, Mitarbeiter:innen mit Geschenken eine Freude zu bereiten und ihnen Wertschätzung zu zeigen.
Als Arbeitgeber:in ist es dabei wichtig, frühzeitig auf steuerliche Freigrenzen zu achten, um unerwünschte Überraschungen zu vermeiden. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie Geschenke richtig handhaben und korrekt buchen können.
🎁 Geschenke an Mitarbeiter:innen - Was gibt es zu beachten?
Vorweg: Die Kosten für Geschenke an Ihre Mitarbeiter:innen können Sie als Betriebsausgaben steuerlich absetzen – unabhängig von der Höhe. 🎉
Lohnsteuerrechtliche Besonderheiten:
Sachzuwendungen (Sachbezug):
Geschenke an Mitarbeiter:innen erfolgen häufig als Sachzuwendung, also als nicht-finanzielle Leistung wie Waren oder Dienstleistungen zusätzlich zum Gehalt.
Auch Gutscheine mit Geldwert können als Sachbezug gelten, wenn keine Barauszahlung möglich ist.
Sachzuwendungen stellen für die Mitarbeiter:innen einen geldwerten Vorteil dar und müssten grundsätzlich als Lohn versteuert werden.
Freigrenzen:
Sachzuwendungen sind bis 50 € lohnsteuerfrei.
Geschenke aus persönlichen Anlässen (z. B. Geburtstag oder Hochzeit) können bis 60 € lohnsteuerfrei bleiben.
Weihnachten gilt nicht als persönlicher Anlass.
Betriebliche Weihnachtsfeier:
Geschenke, die im Rahmen einer betrieblichen Weihnachtsfeier übergeben werden, dürfen einen Gesamtwert von 110 € pro Teilnehmer:in nicht überschreiten.
Überschreitung der Freigrenzen:
Beträge über den genannten Freigrenzen müssen als steuerpflichtiger Arbeitslohn versteuert werden, ggf. nach §37b EStG.
💡 Im Gegensatz zu Sachzuwendungen sind Geldgeschenke immer in vollem Umfang lohnsteuerpflichtig.
Sie möchten noch ausführlicher zum Thema "Geschenke" informieren? Hier finden Sie einen umfangreichen Leitfaden:
Die Anschaffung Ihrer Geschenke können Sie in Lexware Office mit folgenden Kategorien buchen:
Geschenk | Kategorie |
Werbegeschenke/Sponsoring | |
Sachzuwendungen | |
Sachzuwendungen | |
"zu prüfen" | |
(bis 110 €) | Sachzuwendungen |
🖊️ Geschenke bis 10 Euro buchen
Kleine Geschenke mit einem Anschaffungspreis bis 10 Euro werden als Streuartikel oder Streuwerbeartikel bezeichnet. Diese sind von der (Lohn-) Versteuerung ausgenommen.
Es ist nicht erforderlich, dass Sie die Namen der Empfänger:innen aufzeichnen. Erfassen Sie die Ausgabe buchhalterisch.
So geht's:
Erfassen Sie den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Wählen Sie als Art der Ausgabe: Werbegeschenke/Sponsoring. Natürlich können Sie auch unsere Synonymsuche mit Begriffen wie z.B. Streuartikel oder Kugelschreiber oder ⎼ je nach Kontenrahmen ⎼ das Konto 6610/4630 verwenden.
👉 Das Feld Steuer wird mit 19% vorbelegt - erfassen Sie im Feld Betrag den Bruttobetrag.
Eine ausführliche Anleitung finden Sie in diesem Wissensartikel:
🎁 Sachgeschenke an Mitarbeiter:innen – einfach erklärt
Freigrenze:
Geschenke bis 50 € netto pro Monat und Mitarbeiter:in sind lohnsteuer- und sozialabgabenfrei.
Die Grenze gilt pro Monat und für alle Mitarbeiter:innen (Festangestellte und Minijobber).
Die Geschenke können ohne besonderen Anlass gegeben werden.
👉 Wichtig
Schon ein Cent über 50 € macht das Geschenk steuerpflichtig.
Überschreitet der Wert die Freigrenze, muss er als Arbeitslohn versteuert werden (ggf. nach § 37b EStG).
Sie möchten wissen, welche Regelungen 2025 zu Sachbezügen gelten? Dann informieren Sie sich hier:
🎁 Geschenke bis 50 Euro an Mitarbeiter:innen in Lexware Office Lohn & Gehalt erfassen
Sachbezug über Lohnabrechnung erfassen
Menü: Abrechnung → Entgelt hinzufügen
Wählen: “Sachbezug bis 50 Euro”
Pop-up-Fenster: Anzahl und Wert eintragen
Speichern
👉 Hinweis: Lexware gibt die Sachbezüge nur nachrichtlich weiter – buchhalterisch müssen nur die Anschaffungskosten erfasst werden.
2. Dokumentation:
Übergabe der Geschenke muss nachweisbar sein.
Ein Eintrag in der Personalakte reicht aus.
Weitere Informationen dazu, wie Sie Sachzuwendungen in Lohn&Gehalt erfassen, finden Sie hier:
🎁Sachgeschenke in der Buchhaltung erfassen
Um die Anschaffung bzw. Bezahlung der von Ihnen beschafften Geschenken buchhalterisch zu erfassen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
Erfassen Sie den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Beschreibung: z. B. „Freiwillige soziale Leistung Frau XY, Pralinen“
Steuer: keine (Vorsteuer kann i.d.R. nicht geltend gemacht werden)
Betrag: Brutto (inkl. Umsatzsteuer) → als Betriebsausgabe angeben
💡Bitte beachten Sie, dass es sich hier lediglich um eine empfohlene Kategorie handelt und wir Sie nicht steuerrechtlich beraten können - bitte prüfen Sie daher, ob die Kategorie in Ihrem Fall tatsächlich passend ist. Dabei kann Ihnen auch Ihre Steuerberatung behilflich sein.
🥂 Anlassbezogen Aufmerksamkeiten
Eine weitere Kategorie stellen Sachbezüge für anlassbezogene steuerfreie Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von 60 Euro dar. Diese Geschenke werden zu persönlichen Anlässen übergeben. Da Weihnachten i.d.R. kein persönlicher Anlass ist, unterliegen Geschenke zu Weihnachten nicht dieser Steuerfreigrenze und fallen nicht unter dieses Entgelt.
Weitere Informationen zu anlassbezogenen Sachbezügen bis 60 Euro finden Sie hier:
So geht's:
Erfassen Sie den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Wählen Sie als Art der Ausgabe die Kategorie: Sachzuwendungen:
Beschreibung/Notiz: Notieren Sie am besten, dass es sich um eine freiwillige soziale Leistung handelt, sowie den Namen des Mitarbeiters und die Sachzuwendung (z.B.: “freiwillige soz. Leistung Frau XY, Jubiläum").
Steuer: “keine Steuer”. Beachten Sie bitte, dass Sie bei der Buchung i.d.R. nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, da das Geschenk zum privaten Gebrauch gedacht ist.
Betrag: Bruttobetrag (mit VSt). Da Sie die Vorsteuer nicht erstattet bekommen können, dürfen Sie diese auch als Betriebsausgabe angeben.
Pauschal besteuerte Geschenke
Übersteigt Ihre Sachzuwendungen die Freigrenzen? Dann gehört die Zuwendung zum steuerpflichtigen Lohn und kann nach §37b EStG pauschal besteuert werden. Der Vorgang lässt sich in Lexware Office leider nicht abbilden.
Erfassen Sie in diesem Fall bitte den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung und buchen Sie auf "zu prüfen". Lassen Sie den Geschäftsfall von Ihrer Steuerberatung umbuchen.
🎄Weihnachtsgeschenke auf der betrieblichen Weihnachtsfeier
Weihnachtsgeschenke an Ihre Mitarbeiter:innen können im Rahmen einer betrieblichen Weihnachtsfeier bis zu einem Wert von 110 Euro lohnsteuerfrei bleiben.
Diese Geschenke werden dann als Teil der Kosten der Weihnachtsfeier betrachtet.
Die Kosten sind grundsätzlich steuerlich absetzbar, wenn sie 110 Euro pro Teilnehmer:in nicht überschreiten.
So geht's:
Belegerfassung: Erfassen Sie den Beleg mit dem Gesamtbetrag der Kosten und der teilnehmenden Mitarbeitenden. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit empfehlen wir, zusätzlich eine Liste aller Teilnehmenden als Belegbild hochzuladen.
Kategorie: "Sachzuwendungen"
Beschreibung/Notiz: Wir empfehlen, den Namen der Mitarbeitenden sowie einen Hinweis auf die Weihnachtsfeier zu notieren. Alternativ kann dies auch im Belegbild vermerkt werden.
Steuer: Wählen Sie ggf. den regulären Steuersatz von 19%.
Weitere Informationen rund um die Weihnachtsfeier finden Sie hier: