Mit Geschenken eine Freude bereiten
Ob zu Nikolaus, zur Weihnachtsfeier oder zum Jahreswechsel – mit kleinen Geschenken zeigen Sie Ihren Mitarbeiter:innen Ihre Wertschätzung. Damit die Freude ungetrübt bleibt, ist es wichtig, die steuerlichen Freigrenzen zu kennen.
Dieser Leitfaden gibt Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie Geschenke korrekt handhaben und direkt in Lexware Office buchen. Zusätzliche Informationen zum Thema "Geschenke" finden Sie hier: Steuerfreie Geschenke an Mitarbeiter: So geht das Finanzamt leer aus.
Was muss ich bei Geschenken an Mitarbeiter:innen beachten?
Die gute Nachricht vorweg: Die Kosten für Geschenke an Ihre Mitarbeiter:innen können Sie grundsätzlich als Betriebsausgaben steuerlich absetzen – unabhängig von deren Höhe. Allerdings gibt es lohnsteuerrechtliche Besonderheiten zu beachten, insbesondere bei Sachzuwendungen.
Was zählt als Sachzuwendung?
Geschenke an Mitarbeiter:innen erfolgen oft als Sachzuwendung. Das sind nicht-finanzielle Leistungen wie Waren oder Dienstleistungen, die Sie zusätzlich zum Gehalt gewähren.
Waren (z.B. Pralinen, Bücher)
Dienstleistungen (z.B. Massage-Gutschein)
Gutscheine, bei denen eine Barauszahlung ausgeschlossen ist.
Grundsätzlich stellen Sachzuwendungen für Ihre Mitarbeiter:innen einen geldwerten Vorteil dar und müssten als Lohn versteuert werden. Es gibt jedoch steuerliche Freigrenzen.
Wichtiger Hinweis: Geldgeschenke sind – im Gegensatz zu Sachzuwendungen – immer in vollem Umfang lohnsteuerpflichtig.
Welche steuerfreien Freigrenzen gibt es?
Um Geschenke lohnsteuerfrei zu halten, müssen Sie folgende Freigrenzen beachten:
50-Euro-Freigrenze für Sachzuwendungen:
Sie können Ihren Mitarbeiter:innen pro Monat Sachzuwendungen im Wert von bis zu 50 € steuerfrei gewähren.
Diese Grenze gilt für alle Mitarbeiter:innen, einschließlich Minijobber, und kann ohne besonderen Anlass genutzt werden.
Achtung: Wird dieser Wert auch nur um einen Cent überschritten, wird der gesamte Betrag steuerpflichtig.
60-Euro-Freigrenze für persönliche Anlässe:
Bei persönlichen Anlässen wie Geburtstag, Hochzeit oder Jubiläum können Sie Geschenke bis zu einem Wert von 60 € steuerfrei überreichen.
Achtung: Weihnachten gilt nicht als persönlicher Anlass. Geschenke zu Weihnachten fallen unter die 50-Euro-Freigrenze.
110-Euro-Freigrenze bei Betriebsfeiern:
Geschenke, die Sie im Rahmen einer betrieblichen Weihnachtsfeier übergeben, können bis zu einem Gesamtwert von 110 € pro Teilnehmer:in lohnsteuerfrei sein. Sie werden dann in die Kosten der Feier eingerechnet.
Was passiert bei Überschreitung der Freigrenzen?
Wenn der Wert eines Geschenks die jeweilige Freigrenze überschreitet, muss der gesamte Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt werden. Gegebenenfalls können Sie die Zuwendung nach § 37b EStG pauschal versteuern.
Wie buche ich Geschenke in Lexware Office?
Die Anschaffung Ihrer Geschenke können Sie in Lexware Office einfach über die Belegerfassung mit den passenden Kategorien buchen.
Die Anschaffung Ihrer Geschenke können Sie in Lexware Office mit folgenden Kategorien buchen:
Geschenk | Kategorie |
Werbegeschenke/Sponsoring | |
Sachzuwendungen | |
Sachzuwendungen | |
"zu prüfen" | |
(bis 110 €) | Sachzuwendungen |
So buchen Sie Geschenke in Lexware Office
Hier erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Anschaffung von Geschenken in Lexware Office korrekt erfassen.
Wie buche ich Geschenke bis 10 Euro (Streuartikel)?
Geschenke mit einem Wert bis 10 Euro gelten als Streuartikel. Diese sind von der Lohnversteuerung ausgenommen und Sie müssen die Namen der Empfänger:innen nicht aufzeichnen.
So geht's:
Beleg erfassen: Erfassen Sie den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Kategorie wählen: Wählen Sie als Art der Ausgabe die Kategorie „Werbegeschenke/Sponsoring“. Alternativ können Sie über die Synonymsuche Begriffe wie „Streuartikel“ oder – je nach Kontenrahmen – das Konto 6610/4630 verwenden.
Betrag eingeben: Das Feld „Steuer“ wird mit 19 % vorbelegt. Erfassen Sie im Feld „Betrag“ den Bruttobetrag.
Hier finden Sie weitere Informationen, wie Sie Streuartikel erfassen.
Wie erfasse ich Sachgeschenke bis 50 Euro in Lexware Office?
Für Sachgeschenke bis 50 Euro müssen Sie zwei Schritte durchführen: die Erfassung in der Lohnabrechnung und die buchhalterische Erfassung der Anschaffung.
1. Erfassung in der Lohnabrechnung (Lohn & Gehalt)
So erfassen Sie den Sachbezug in der Lohnabrechnung Ihrer Mitarbeiter:innen:
Navigieren Sie im Menü zu „Abrechnung“ → „Entgelt hinzufügen“.
Wählen Sie die Lohnart „Sachbezug bis 50 Euro“.
Tragen Sie im erscheinenden Pop-up-Fenster die Anzahl und den Wert ein.
Klicken Sie auf „Speichern“.
Lexware gibt die Sachbezüge nachrichtlich in der Lohnabrechnung aus.
2. Buchhalterische Erfassung der Anschaffung
So buchen Sie den Kauf der Geschenke:
Beleg erfassen: Lasen Sie den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung hoch.
Beschreibung: Fügen Sie eine klare Beschreibung hinzu, z. B. „Freiwillige soziale Leistung Frau XY, Pralinen“.
Kategorie: Wählen Sie die Kategorie „Sachzuwendungen“.
Steuer: Wählen Sie „keine Steuer“, da bei Geschenken zum privaten Gebrauch in der Regel kein Vorsteuerabzug möglich ist.
Betrag: Geben Sie den Bruttobetrag an. Da Sie die Vorsteuer nicht geltend machen können, wird der gesamte Betrag zur Betriebsausgabe.
Dokumentation:
Die Übergabe der Geschenke muss nachweisbar sein. Ein Eintrag in der Personalakte der betreffenden Person ist dafür ausreichend.
Informieren Sie sich noch ausführlicher zu der Erfassung von Sachzuwendungen in Lohn & Gehalt.
Wie buche ich anlassbezogene Geschenke bis 60 Euro?
Geschenke zu persönlichen Anlässen (z. B. Jubiläum) bis 60 Euro werden ähnlich wie Sachbezüge bis 50 Euro gebucht.
So geht's:
Beleg erfassen: Erfassen Sie den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Kategorie wählen: Wählen Sie als Art der Ausgabe die Kategorie „Sachzuwendungen“.
Beschreibung: Notieren Sie den Anlass und die Person, z. B. „Freiwillige soz. Leistung Frau XY, Jubiläum“.
Steuer: Wählen Sie „keine Steuer“.
Betrag: Geben Sie den Bruttobetrag als Betriebsausgabe an.
Wie gehe ich mit pauschal besteuerten Geschenken um?
Wenn eine Sachzuwendung die Freigrenze übersteigt, wird sie steuerpflichtig. Eine pauschale Besteuerung nach § 37b EStG lässt sich in Lexware Office nicht direkt abbilden.
So gehen Sie vor:
Erfassen Sie den Beleg als Ausgabe in der Belegerfassung.
Buchen Sie die Ausgabe auf die Kategorie „zu prüfen“.
Lassen Sie den Geschäftsfall von Ihrer Steuerberatung korrekt umbuchen.
Wie buche ich Geschenke im Rahmen einer Weihnachtsfeier (bis 110 Euro)?
Die Kosten für eine Weihnachtsfeier, einschließlich der Geschenke, sind steuerlich absetzbar, solange sie 110 Euro pro Teilnehmer:in nicht überschreiten.
So geht's:
Beleg erfassen: Erfassen Sie einen Beleg mit dem Gesamtbetrag der Kosten. Laden Sie zur Nachvollziehbarkeit eine Liste aller Teilnehmenden als zusätzliches Belegbild hoch.
Kategorie wählen: Wählen Sie die Kategorie „Sachzuwendungen“.
Beschreibung: Notieren Sie einen Hinweis auf die Weihnachtsfeier und die Namen der Mitarbeiter:innen.
Steuer: Wählen Sie den regulären Steuersatz von 19 %.
Hier finden Sie weitere Informationen dazu, wie Sie Ihre Weihnachtsfeier richtig buchen.
Bitte beachten Sie, dass es sich hier lediglich um Buchungsempfehlungen handelt. Dieser Artikel stellt keine steuerrechtliche Beratung dar. Bitte prüfen Sie, ob die vorgeschlagenen Kategorien für Ihren individuellen Fall passend sind. Ihre Steuerberatung kann Sie dabei unterstützen.