Die Sondervorauszahlung ist eine finanzielle Sicherheitsleistung, die eng mit der Dauerfristverlängerung verknüpft ist. Sie dient dem Finanzamt als Sicherheit für den Ihnen gewährten Zahlungsaufschub bei der Umsatzsteuer.
Die wichtigsten Fakten zur Sondervorauszahlung auf einen Blick:
Höhe der Zahlung: Die Summe beträgt exakt 1/11 der gesamten Umsatzsteuer-Vorauszahlungen des vorangegangenen Kalenderjahres.
Fälligkeit: Diese Zahlung ist in der Regel im Februar des laufenden Jahres zu leisten.
Rückerstattung: Das Finanzamt erstattet den Betrag am Jahresende zurück bzw. verrechnet ihn. Voraussetzung hierfür ist, dass die Sondervorauszahlung in der Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA) für Dezember ordnungsgemäß mit der Zahllast verrechnet wird.
Wen betrifft die Sondervorauszahlung?
Die Pflicht zur Sondervorauszahlung betrifft Sie vor allem dann, wenn Sie Ihre Umsatzsteuer monatlich melden. Als sogenannter Monatsmelder müssen Sie diese Vorauszahlung leisten, sofern Sie eine Dauerfristverlängerung beim Finanzamt beantragen möchten.
Monatsmelder: Die Zahlung ist verpflichtend für die Dauerfristverlängerung.
Quartalsmelder: Sie sind von dieser Regelung in den meisten Fällen ausgenommen.
Warum müssen Monatsmelder eine Sondervorauszahlung leisten und Quartalsmelder nicht?
Unternehmen, die monatlich Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben, gehören in der Regel zu den Betrieben mit:
Höheren Umsätzen
Höheren Zahllasten
oder Auffälligkeiten (z.B. junge Unternehmen im Gründungsjahr)
Damit ist die Umsatzsteuer für den Staat in dieser Unternehmensgruppe ein wichtiger und regelmäßiger Liquiditätsfluss.
Unternehmen, die quartalsweise eine Dauerfristverlängerung abgeben, haben hingegen:
Geringere Umsätze
Oder einfachere steuerliche Strukturen
Bei ihnen fällt die Umsatzsteuer nur viermal im Jahr an.
Wenn ein Monatsmelder eine Dauerfristverlängerung um einen Monat bekommt, verschiebt sich seine Umsatzsteuerzahlung monatlich nach hinten. Um diese Verzögerung auszugleichen, verlangt der Staat eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 der Jahressteuerschuld des Vorjahres.
Die Sondervorauszahlung ist im Grunde eine Art "Pfand" oder Liquiditätspuffer für das Finanzamt und soll sicherstellen, dass die fortlaufenden Zahlungsverzögerungen durch die Dauerfristverlängerung nicht zu Liquiditätsverlusten beim Staat führen.
Am Jahresende wird die Sondervorauszahlung vollständig angerechnet. Sie ist also kein echter Mehrbetrag, sondern nur eine Vorverlagerung von Steuer.
Wenn Quartalsmelder eine Dauerfristverlängerung bekommen, verschiebt sich die Zahlung nicht monatlich, sondern nur vierteljährlich, also deutlich seltener.
Die Liquiditätswirkung für den Staat ist hier viel geringer und der Aufwand für eine Sondervorauszahlung wäre hier unverhältnismäßig hoch im Vergleich zur tatsächlichen Verzögerung.
Deshalb greift das Finanzamt bei Quartalsmeldern bewusst auf keine Sondervorauszahlung zurück, weil das Risiko geringer ist und der Verwaltungsaufwand den Nutzen übersteigen würde.
Wie kategorisiere ich die Sondervorauszahlung richtig?
Die korrekte Kategorisierung der Bankzahlung ist der entscheidende Schritt, damit die Sondervorauszahlung am Jahresende automatisch von Lexware Office verrechnet werden kann.
Gehen Sie dabei bitte wie folgt vor:
1. Erfassen Sie die getätigte Zahlung in Lexware Office bzw. kategorisieren Sie die dazugehörige Bankzahlung (unter Finanzen > Bank)
2. Wählen Sie als Kategorie „Sondervorauszahlung 1/11“ aus.
3. Durch diese spezifische Kategorie erkennt das System die Zahlung und ermöglicht die spätere Verrechnung in der Dezember-USt-VA.
💡 Hinweis: Ohne diese exakte Kategorisierung kann Lexware Office die Sondervorauszahlung später nicht automatisch zuordnen.
Wie kann die geleistete Sondervorauszahlung automatisch von Lexware Office verrechnet werden?
Die tatsächliche Verrechnung der geleisteten Sondervorauszahlung erfolgt im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Monat Dezember.
Wenn Sie in den Einstellungen im Steuerliche Meldungen-Hub hinterlegt haben, dass eine Dauerfristverlängerung besteht, führt Lexware Office Sie durch den Prozess.
So stellen Sie die korrekte Verrechnung sicher:
1. Einstellungen prüfen: Kontrollieren Sie, ob die Funktion „Dauerfristverlängerung“ in den Einstellungen (oben rechts über dem Überblick Ihrer steuerlichen Meldungen) im Steuerliche Meldungen-Hub aktiviert ist. Ist dies der Fall, fragt das System Sie bei der Dezember-Meldung automatisch, ob Sie verrechnen möchten.
2. Kategorisierung sicherstellen: Vergewissern Sie sich nochmals, dass die ursprüngliche Zahlung unter „Sondervorauszahlung 1/11“ verbucht wurde.
3. Option aktivieren: Während Sie die Dezember-Meldung vorbereiten, erscheint die Option „Sondervorauszahlung verrechnen“. Aktivieren Sie diese Option.
4. Ergebnis prüfen: In der Vorschau der Meldung sehen Sie die Verrechnung in Zeile 48.
Nach dem Absenden finden Sie den Hinweis im Protokoll der Meldehistorie unter der Steuerposition 39.
Wie gelingt die automatische Erfassung meines Beleges?
Nachdem Sie die Verrechnung erfolgreich durchgeführt haben, nimmt Ihnen Lexware Office die restliche Arbeit ab und automatisiert den Buchungsprozess.
Das System führt folgende Schritte selbstständig durch:
Der passende Beleg für Ihre Unterlagen wird erstellt.
Ihr Finanzamt (ermittelt über Ihre Steuernummer) wird als Kontakt angelegt.
Das korrekte Buchhaltungskonto wird bebucht.
Der Gesamtbetrag, der sich aus der Differenz zwischen Ihrer Sondervorauszahlung und der aktuellen Umsatzsteuer-Zahllast ergibt, wird automatisch in den Beleg eingetragen.
Wie erfasse ich die Zahlung für den Beleg?
Je nachdem, wie Sie die Zahlung oder Erstattung handhaben, gehen Sie beim Abgleich wie folgt vor:
Lastschriftverfahren: Wenn das Finanzamt abbucht, warten Sie auf den Bankumsatz und ordnen diesen dann einfach dem automatisch erstellten Beleg zu.
Überweisung: Wenn Sie selbst überweisen, können Sie die Zahlung direkt aus dem erstellten Beleg heraus anweisen.
Erstattung: Sollten Sie Geld zurückbekommen, ordnen Sie den Beleg der Bankzahlung zu, sobald die Erstattung auf Ihrem Bankkonto eingeht.
Falls Sie weitere Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Voranmeldung benötigen, finden Sie detaillierte Anleitungen in unseren Wissensartikeln zur Umsatzsteuer-Voranmeldung.
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