In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie unterschiedliche Rentenarten richtig einordnen und Rentner:innen Schritt für Schritt korrekt in Lexware Office abrechnen.
Die Beschäftigung von Rentner:innen wird immer beliebter, bringt in der Lohnabrechnung jedoch einige Besonderheiten mit sich. Häufige Fragen sind zum Beispiel:
Welcher sozialversicherungsrechtliche Status ist korrekt?
Welche Rolle spielt die Regelaltersgrenze?
Wie werden Altersrente, Teilrente oder Aktivrente richtig abgebildet?
Die Grundlagen: Wann gilt jemand als Rentner:in?
Nicht jede Rentenart wirkt sich gleich auf die Abrechnung aus. Die folgenden Abschnitte geben Ihnen einen Überblick für den Arbeitsalltag.
1. Hinterbliebenen- und Erziehungsrenten
Gute Nachricht für die Abrechnung: Bezieht eine Person eine Witwen-, Witwer- oder Waisenrente, hat dies keine Auswirkungen auf die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung.
Status: wie bei allen anderen Arbeitnehmer:innen
Personengruppe: 101
Beitragsgruppe: 1-1-1-1
→ sozialversicherungspflichtige Beschäftigung
2. Rente wegen teilweiser Erwerbsminderung
Bezieher:innen einer teilweisen Erwerbsminderungsrente sind grundsätzlich voll sozialversicherungspflichtig:
Krankenversicherung (KV): versicherungspflichtig
Rentenversicherung (RV): versicherungspflichtig
Arbeitslosenversicherung (AV): ebenfalls versicherungspflichtig
Ausnahme:
Stellt die Agentur für Arbeit fest, dass die Person aufgrund gesundheitlicher Einschränkungen nicht vermittelbar ist, entfällt die AV-Pflicht.
3. Altersvollrentner:innen und die Regelaltersgrenze
Bei einer Altersvollrente ist entscheidend, ob die Regelaltersgrenze erreicht wurde.
Für Jahrgänge ab 1964: Regelaltersgrenze = 67 Jahre
Für frühere Jahrgänge gilt eine gestaffelte frühere Altersgrenze
Vor Erreichen der Regelaltersgrenze
volle Sozialversicherungspflicht wie bei anderen Arbeitnehmer:innen
Nach Erreichen der Regelaltersgrenze
Rentenversicherung (RV):
grundsätzlich nur Arbeitgeberanteil
Ausnahme: Verzichtet der/die Mitarbeiter:in aktiv auf die Rentenversicherungsfreiheit RV-Freiheit, zahlen beide Seiten Beiträge
Arbeitslosenversicherung (AV):
Beiträge fallen bis zum Ablauf des Monats an, in dem die Altersgrenze erreicht wird.
Ab dem Folgemonat zahlen Sie nur noch den Arbeitgeberanteil.
Hinweis:
Bei geringfügiger oder kurzfristiger Beschäftigung (max. 70 Arbeitstage / max. 3 Monate / Jahr) gelten die jeweiligen Sonderregelungen für diese Beschäftigungsarten.
4. Altersteilrentner:innen (Teilrente)
Eine Altersrente kann auch als Teilrente bezogen werden. Da Teilrentner:innen bei Arbeitsunfähigkeit (AU) Anspruch auf Krankengeld haben, gelten folgende Besonderheiten:
Krankenversicherung (KV):
paritätische Beiträge mit allgemeinem Beitragssatz
Personengruppe: 101
Rentenversicherung (RV):
nach Erreichen der Regelaltersgrenze grundsätzlich nur Arbeitgeberanteil
Ausnahme bei aktivem Verzicht auf RV-Freiheit
Arbeitslosenversicherung (AV):
bis zum Monat der Regelaltersgrenze beitragspflichtig
danach nur Arbeitgeberanteil
5. Rentner:innen in berufsständischen Versorgungswerken
Hier ist der Zeitpunkt der Regelaltersgrenze entscheidend: Sobald die Regelaltersrente in der gesetzlichen Rentenversicherung erreicht ist, gilt die Person nicht mehr als „von der RV-Pflicht befreit“, sondern als „rentenversicherungsfrei“.
Vor Erreichen der Altersgrenze des Versorgungswerks:
Arbeitgeber zahlt weiterhin den Zuschuss an das Versorgungswerk
Nach Erreichen der Altersgrenze:
keine Befreiung mehr von der RV-Pflicht
Arbeitgeberanteil ist an die gesetzliche Rentenversicherung abzuführen
Schritt-für-Schritt: So legen Sie Rentner:innen in Lexware Office an
Um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten, folgen Sie bitte diesem Prozess in der Software:
Mitarbeiter anlegen: Klicken Sie in der Mitarbeiterübersicht auf die Schaltfläche „Mitarbeiter anlegen“.
Status wählen: Wählen Sie im ersten Schritt aus, dass Sie eine:n „Rentner:in“ anlegen möchten.
Rententyp spezifizieren: Entscheiden Sie, ob Sie einen „beschäftigten Rentner“ (Vollrente) oder einen „Rentner in Teilrente“ anlegen.
Daten vervollständigen: Füllen Sie die Stammdaten im Mitarbeiterstamm wie gewohnt aus.
Wichtige Prüfung: Achten Sie bei den Vertragsdaten unbedingt darauf, die exakte Rentenart auszuwählen, da dies die automatischen Berechnungen steuert.
Automatische Ermittlung der Schlüsselung
Beim Thema Meldeschlüssel nimmt Ihnen Lexware Office die komplizierte Arbeit ab: Sie müssen sich nicht selbst um die korrekte Schlüsselung der Rentenart kümmern. Das System ermittelt die korrekten Meldeschlüssel vollautomatisch im Hintergrund.
Lexware Office leitet den korrekten Meldeschlüssel direkt aus den Angaben ab, die Sie bei der Auswahl des Rententyps (Vollrente oder Teilrente) und in den Vertragsdaten gemacht haben.
Solange Ihre Eingaben die tatsächliche Situation widerspiegeln, sorgt Lexware Office automatisch für die korrekte Meldung an die Behörden.
Die Aktivrente
Der Gesetzgeber hat neue Anreize geschaffen, um Arbeit im Alter attraktiver zu machen. Das Gesetz zur sogenannten Aktivrente ist zum 1. Januar 2026 in Kraft getreten.
Was ist die Aktivrente?
Die Aktivrente ermöglicht es Personen, die die gesetzliche Regelaltersgrenze bereits erreicht haben, steuerbegünstigt weiterzuarbeiten.
Wer kann die Aktivrente nutzen?
Angestellte
Rentner:innen
angestellte Geschäftsführer:innen
Steuerliche Regelungen
Freibetrag:
bis zu 2.000 € monatlich aus nichtselbständiger Arbeit steuerfrei
Übersteigender Betrag:
voll steuerpflichtig
Keine Übertragbarkeit:
ungenutzte Freibeträge verfallen monatlich
Sozialversicherung:
Beiträge werden weiterhin auf das volle Entgelt berechnet
Nicht begünstigt sind:
Einmalzahlungen (z. B. Abfindungen, Jubiläumszuwendungen), Überstunden-Auszahlungen und Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge.
Aktivrente in Lexware Office umsetzen
Sobald die Regelung greift, finden Sie im Mitarbeiterformular eine neue Option:
Die Checkbox „Aktivrente“ erscheint automatisch, wenn das Geburtsdatum bestätigt, dass die Regelaltersgrenze überschritten ist.
Holen Sie eine schriftliche Erklärung der Mitarbeiter:innen ein und legen Sie diese zur Personalakte.
Hinweise zur Auswahl:
Steuerklasse I–V: Haken wird häufig automatisch vorgeschlagen
Steuerklasse VI: Aktivrente muss manuell aktiviert werden
Die Aktivrente kann nur bei einem Arbeitgeber genutzt werden
Darstellung der Aktivrente in der Lohnabrechnung
Steuerbrutto: um 2.000 € reduziert
SV-Brutto: unverändert
