1. Einleitung
Ab Januar 2023 wurde die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung Pflicht. Das Gute daran ist, dass die Papiermeldungen dadurch entfallen.
Dies bedeutet, dass du als Arbeitgeber:in die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen deiner Mitarbeiter:innen elektronisch bei den Krankenkassen abfragen musst.
Diesen Part übernimmt Lexware Office für dich.
2. Was ändert sich?
Dein:e Mitarbeiter:in geht zum Arzt und meldet sich bei dir unverzüglich krank (§5Abs.1 EntgFG)
Die Arztpraxis übermittelt die eAU an die Krankenkasse
Du als Arbeitgeber:in fragst den Zeitraum der Krankheit bei der Krankenkasse ab
Die Krankenkasse antwortet dir innerhalb weniger Tage mit den Daten der eAU
Deine Arbeitnehmer:innen müssen dir keine ärztlichen Krankmeldungen (gelber/lila Zettel) übermitteln - dafür wurde die eAU eingeführt
3. Einstieg in die eAU
3.1 Wer nimmt am eAU Verfahren teil und wer nicht?
✅ Nehmen teil:
Alle Mitarbeiter:innen, die (freiwillig) in der gesetzlichen Krankenversicherung versichert sind.
Geringfügig beschäftigte Mitarbeiter:innen (Minijobber:innen, Kurzfristige), Werkstudent:innen
Folgende Einrichtungen:
Vertragsärzte
Vertragszahnärzte
Vertragskrankenhäuser
❌ Nehmen nicht teil - hier gibt es weiterhin eine Papier AU:
Privat krankenversicherte Mitarbeiter:innen
Fälle mit Freistellung wegen Pflege eines kranken Kindes
Folgende Einrichtungen:
Privatärzte (unabhängig vom Versicherungsstatus des MA)
Ärzt:innen im Ausland
Psychotherapeuten
Physiotherapeuten
3.2. Ermittle die Abgabefrist für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Im Folgenden findest du eine Liste mit wichtigen Aufgaben und Hinweisen, die dir den Start mit eAU erleichtern sollen.
Was ist für Arbeitgeber:innen zu tun?
Verschaffe dir einen Überblick, welche Abgabefrist für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in deinem Betrieb gilt. Falls es je Mitarbeiter:in unterschiedliche Fristen gibt, solltest du die einzelnen Fristen in einer Liste notieren.
Du kannst die AU-Abgabefrist für deine:n Mitarbeiter:in bei der Anlage der ersten Krankheit mit der neuen eAU Funktion in Lexware Office, die kürzer als 4 Tage ist, ändern.
In der Abwesenheit wird folgender blauer Kasten angezeigt:
Wenn du auf "AU-Abgabefrist ändern" klickst, siehst du folgende Einstellungsmöglichkeiten:
❗️Hinweis: Mit dieser Einstellung gibst du Lexware Office lediglich eine Information darüber, wie schnell wir die eAU abfragen. Diese Einstellung hat keine Auswirkungen auf die Abrechnung.
Erledige diese Aufgabe immer sofort
Hintergrund:
Ohne eine abweichende Regelung im Arbeitsvertrag müssen Mitarbeiter:innen spätestens am 4. Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen.
Der frühestmögliche Termin für den Abruf einer eAU bestimmt sich anhand der individuellen Abgabefrist. Ohne gesonderte Regelung dürfen eAU erst am 5. Tag nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch den Arzt angefragt werden. Krankmeldungen von Mitarbeiter:innen, welche die AU bisher sofort abgeben mussten, dürfen schon am 2. Tag nach Feststellung der AU durch den Arzt angefragt werden.
3.3 Kläre deine Mitarbeiter:innen über den eAU-konformen Ablauf von Krankmeldungen auf
Was ist für dich zu tun?
Falls du Krankmeldungen bisher informell gehandhabt hast, solltest du unbedingt sicherstellen, dass
Krankmeldungen sofort und wahrnehmbar bei der zuständigen Person eingereicht werden. Hier sollte immer die Schriftform gewählt werden, wegen der Nachweisbarkeit der Krankmeldung.
neben dem Beginn der Arbeitsunfähigkeit auch das voraussichtliche Ende bekannt gegeben wird oder zumindest das Ende der aktuellen Krankschreibung
dein:e Mitarbeiter:in mitteilt, ob ein Arztbesuch / Krankenhausaufenthalt geplant ist.
Erledige diese Aufgabe immer sofort
Hintergrund:
eAU dürfen nur angefragt werden, wenn die folgenden Informationen vorliegen: Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit (AU)
Wird / wurde die AU durch einen Vertragsarzt / eine Vertragsärztin oder einen stationären Krankenhausaufenthalt festgestellt?
Bei der Erfassung von Krankheiten dokumentiere, dass die Krankmeldung ordnungsgemäß erfolgt ist.
3.4 Erfrage die Krankenversicherung der Minijobber
Was ist für dich zu tun?
Lass dir die Krankenkasse der gesetzlich versicherten Minijobber:innen geben. Es geht um die Krankenkasse, die auf der Plastikkarte steht, die beim Arztbesuch vorgezeigt wird.
Du benötigst diese Angabe bei der Anlage der ersten Krankheit mit einer eAU Anfrage in Lexware Office.
Gehe dann wie folgt vor:
Öffne im Bereich Lohn in der schwarzen Menüleiste den Bereich "Abrechnung"
Wähle "Abwesenheit hinzufügen" - es öffnet sich ein Popupfenster, in dem du weitere Angaben zum Mitarbeiter und seiner Krankenkasse vornehmen kannst.
Zusätzlich zu den Daten der Krankheit, trage die erfragte Krankenkasse ein und speichere.
Wann solltest du die Aufgabe erledigen?
Vor der ersten Anlage einer Krankheit.
Du solltest vor der ersten Anlage einer Krankheit die Rückmeldung des:der Mitarbeiter:in vorliegen haben
Hintertergrund:
eAU müssen bei der gesetzlichen Krankenkasse angefragt werden, bei der die erkrankten Mitarbeiter:innen versichert sind. Die Minijob-Zentrale ist nur für den Einzug der pauschalen SV-Beiträge zuständig und kennt die Krankmeldungen nicht.
4. Erstmalig eine Krankheit mit eAU erfassen
Lexware Office erstellt eAU-Anfragen auf Basis der Krankheiten, die du im Abrechnungsassistent einträgst. Die folgenden Beschreibungen gehen davon aus, dass du dich in der Abwesenheitsübersicht befindest und die erste Krankheit anlegst.
Dazu wählst du in der schwarzen Menüleiste den Unterpunkt "Abrechnung" aus und bleibst im Bereich 1 Abwesenheit:
4.1 Allgemeiner Ablauf
Suche den oder die Mitarbeiter:in aus, für die eine Krankmeldung vorliegt und füge die Abwesenheit „Krankheit“ hinzu.
Sobald du unter "Abwesenheit hinzufügen" auf "Krankheit hinzufügen" klickst, erscheint dieser Dialog:
Trage nun den Beginn und das voraussichtliche Ende der Krankheit / Arbeitsunfähigkeit ein.
Vermerke in der Checkbox
a) ob sich der oder die Mitarbeiter:in am ersten Krankheitstag noch gearbeitet hat
b) ob sich der oder die Mitarbeiter:in ordnungsgemäß krankgemeldet hat
c) ob der oder die Mitarbeiter:in beim Arzt oder im Krankenhaus war.
4.2 Erst- und Folgebescheinigungen mit eAU richtig erfassen
Grundsätzlich gilt, dass jede Krankmeldung, die einer AU entspricht, separat erfasst werden muss.
Beispiel: Mitarbeiter:in meldet sich 2x in einem Monat krank
1. Krankmeldung: 13.06.2022 – 16.06.2022 (kein Feiertag, weil in Sachsen ;-))
2. Krankmeldung: 17.06.2022 – 22.06.2022
❌So darf die Krankheit nicht hinterlegt werden:
Im Negativ-Beispiel erfässt du die Krankheit von 13.06.2022 – 22.06.2022. Die Krankenkasse liefert die Erstbescheinigung mit dem Zeitraum 13.06.2022 – 16.06.2022. Die Folgebescheinigung wird nicht übermittelt.
✅So wäre es richtig
Du erfässt zunächst die 1. Krankmeldung mit dem Zeitraum 13.06.2022 – 16.06.2022. Danach erfässt du die 2. Krankmeldung mit Zeitraum 17.06.2022 – 22.06.2022.
Die Krankenkasse liefert dann eine Erstbescheinigung und eine Folgebescheinigung.
4.3 Minijobber:innen und Kurzfristige - Krankheit dauert länger als 3 Tage
Dir wird sicher der Hinweis im blauen Kasten aufgefallen sein, wonach Lexware Office trotz deiner Angaben keine eAU anfragen wird.
Das liegt an der fehlenden Krankenkasse. Trage die "echte" Krankenkasse bitte für deinen Mitarbeiter ein.
Nun sollte klar ersichtlich sein, dass Lexware Office eine eAU anfragen wird. da der Hinweistext nicht mehr angezeigt wird.
Klicke auf „Hinzufügen“, um die Abwesenheit anzulegen und eine eAU-Anfrage abzusenden.
Du erkennst, dass die Abfrage erfolgreich eingegeben wurde, wenn in der Abwesenheitsübersicht neben der Krankheit „eAU in Prüfung“ angezeigt wird.
4.4 Angestellte - Krankheit dauert länger als 3 Tage
Dir wird sicher der Hinweis im blauen Kasten aufgefallen sein, wonach Lexware Office eine eAU anfragen wird.
Klicke auf „Hinzufügen“, um die Abwesenheit anzulegen und eine eAU-Anfrage abzusenden.
Du erkennst, dass es geklappt hat, wenn in der Abwesenheitsübersicht neben der Krankheit „eAU in Prüfung“ angezeigt wird.
4.5 Alle Beschäftigungsarten - Krankheit dauert 3 Tage oder weniger
Falls du die Krankmeldungen deiner Mitarbeiter:innen direkt beim Bekanntwerden erfässt, siehst du nach der Eingabe den Abrufzeitpunkt der eAU im blauen Kasten. Ohne Änderung liegt dieser Tag 5 Tage nach dem Beginn der erfassten Krankheit. Falls für den oder die betroffene Mitarbeiter:innen eine abweichende Abgabefrist für AU's gilt, kannst du diese mit einem Klick auf AU-Abgabefrist ändern hinterlegen.
Nach Änderung der Abgabefrist wird der Abrufzeitpunkt neu bestimmt und es sollte klar ersichtlich sein, dass Lexware Office die eAU eher anfragen wird.
Klicke auf „Hinzufügen“, um die Abwesenheit anzulegen und eine eAU-Anfrage abzusenden.
Du erkennst, dass es geklappt hat, wenn in der Abwesenheitsübersicht neben der Krankheit „eAU in Prüfung“ angezeigt wird.