Mit Lexware Office kannst du GoBD-konform papierhafte Belege einscannen und damit die Vorteile einer digitalen Buchführung nutzen. Durch das Hochladen und das anschließende Erfassen in der Belegerfassung von Lexware Office wird der Beleg digital rechtssicher und GoBD-konform gespeichert.
Wir empfehlen grundsätzlich, den Originalbeleg auf Papier für deine händische Ablage zu behalten. Hefte diese einfach in zeitliche Reihenfolge in einem Ordner ab und bewahre diesen auf.
Ersetzendes Scannen
An das sogenannte Ersetzende Scannen, bei dem der Papierbeleg anschließend vernichtet werden darf, sind aufwendige und komplizierte Anforderungen gebunden. Das bedeutet, nur wenn du sehr viele papierhafte Belege haben, solltest du es in Betracht ziehen diesen Weg zu gehen und das trifft für sehr viele Unternehmen nicht zu.
Wenn du die originalen papierhaften Belege aufbewahrst, bist du immer auf der sicheren Seite und musst nicht mit negativen Konsequenzen einer Betriebsprüfung rechnen.
Wenn du dich dennoch für das Ersetzende Scannen interessierst, dann musst du dabei allerdings einige Dinge beachten.
1. Schriftliche Verfahrensdokumentation für deine eigene Belegablage erstellen
Du musst für deine Firma eine schriftliche Verfahrensdokumentation zur Belegablage erstellen.
Aus dieser muss hervorgehen, wer in deinem Unternehmen wann welche für Belege wie verarbeitet. Zudem musst du beschreiben, über welche Kontrollmechanismen (z.B. 4-Augen Prinzip) du sicherstellst, dass die gescannten Belege dem Original entsprechen.
Tipp: Die Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e.V. stellt eine Musterverfahrensdokumentation zur Verfügung, die du leicht für deine eigene Firma anpassen kannst.
2. Nach dem Scan eines Belegs das elektronischen Bild sofort prüfen
Vollständigkeit: Stimmen die Seitenzahlen in Scan und Original überein? Sind alle Inhalte einer Seite erfasst?
Korrektheit: Sind alle Zahlen und der Text korrekt?
Lesbarkeit: Ist der Scan scharf? Ist der Kontrast ausreichend? Sind wichtige Farbinformationen (z.B. roter Text für Minusbeträge) lesbar?
3. Belege zeitnah in Lexware Office erfassen und festschreiben
Nachdem du den Scan in Lexware Office hochgeladen hast, solltest du diesen möglichst zeitnah erfassen und deine Belege möglichst umgehend - spätestens mit der Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung - festschreiben.
4. Einige Belege musst du immer auch im Original aufbewahren
Spendenbelege, (beurkundete) Verträge, Steuerbescheinigungen und Dokumente mit Beweiskraft in gerichtlichen Verfahren musst du immer auch im Original aufbewahren. Diese Belege kannst du natürlich zusätzlich scannen und in Lexware Office ablegen, um sie so jederzeit schnell im Blick zu haben.
5. Du als Anwender trägst die Verantwortung für deine Buchführung und Belegablage
Du als Nutzer von Lexware Office bzw. als gesetzlicher Vertreter deines Unternehmens bist und bleibst der Verantwortliche für deine Buchhaltung sowie die damit verbundene Erfassung und Archivierung deiner Belege. Diese Verantwortung kann dir weder Lexware Office noch dein Steuerberater abnehmen.
D.h. unabhängig davon ob du Lexware Office oder eine andere Technologie einsetzt und unabhängig davon, nach welchem Verfahren wie du deine Buchführung und Belegablage organiserst, bist du als gesetzlicher Vertreter verantwortlich für die Einhaltung der gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
Im Einzelnen sind diese Anforderungen von dir zu erfüllen:
Die Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (§ 239 Abs. 4 HGB)
Die Berücksichtigung der damit verbundenen Anforderungen an die Sicherheit IT-gestützter Rechnungslegung
Die Nachvollziehbarkeit der Buchführungs- bzw. Rechnungslegungsverfahren (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB)
Die Nachvollziehbarkeit der Abbildung der einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung (§ 238 Abs. 1 Satz 3 HGB)
Die Einhaltung der Aufbewahrungsvorschriften (§ 239 Abs. 4, § 257 HGB)